Fehlende Buchhaltungsunterlagen anfordern: Vorlage mit KI

Das Problem

Der Jahresabschluss rückt näher, und bei drei Mandanten fehlen noch Kontoauszüge, Belege für Anschaffungen und die Lohnabrechnungen. Sie haben schon zweimal angerufen, einmal eine kurze E-Mail geschickt. Die Antwort: «Ich schaue nach.» Dann passiert wochenlang nichts. Am Ende wird es eng, und Sie müssen unter Zeitdruck arbeiten.

In vielen Treuhandbüros ist das Nachfragen eine tägliche Routine. Jede E-Mail wird neu geschrieben, mal zu knapp, mal zu lang, mal vergessen. Mandanten verstehen nicht immer, welche Unterlagen genau gemeint sind: «Alle Belege» ist keine hilfreiche Anweisung für jemanden, der keine Buchhaltung gelernt hat.

Eine klare Anforderung hilft beiden Seiten. Sie nennt die fehlenden Unterlagen in einfachen Worten, gibt eine Frist und sagt, was bei Verspätung passiert. Eine KI kann Ihnen dabei einen guten ersten Entwurf liefern, den Sie mit Ihren Daten ergänzen. So sparen Sie Schreibzeit und bleiben verbindlich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fehlendes genau feststellen. Prüfen Sie pro Mandant, was fehlt: welcher Zeitraum, welches Konto, welche Art von Belegen. Schreiben Sie es in Stichworten auf, nicht «Belege», sondern «Rechnungen Lieferanten April bis Juni».

1. Frist festlegen. Wählen Sie ein konkretes Datum, nicht «bald». Berücksichtigen Sie Ihre eigene Planung und allfällige externe Termine.

1. Folgen benennen. Überlegen Sie ehrlich, was bei Verspätung passiert: Verzögerung, Mehraufwand, Verrechnung nach Aufwand. Nennen Sie nur, was Sie wirklich so handhaben.

1. Einen Standardtext anlegen lassen. Kopieren Sie die Vorlage unten und tragen Sie die Platzhalter ein. Verwenden Sie dabei noch keine echten Namen oder Zahlen.

1. Entwurf lesen und anpassen. Passt der Ton zu Ihrem Büro? Ist es freundlich, aber bestimmt? Ändern Sie, was nicht zu Ihnen passt.

1. Pro Mandant ergänzen. Setzen Sie im Mailprogramm die echten Angaben ein: Name, Zeitraum, Liste, Frist. Prüfen Sie jede Angabe doppelt, ein falsches Datum schafft mehr Probleme als die Erinnerung löst.

1. Weg zur Abgabe erleichtern. Nennen Sie, wie der Mandant die Unterlagen liefern kann: Foto per sicherem Upload, Briefpost oder Abgabe im Büro. Je einfacher, desto eher passiert es.

1. Nachfassen planen. Tragen Sie ein Erinnerungsdatum in den Kalender ein. Schreiben Sie mit der KI zwei Stufen vor: eine freundliche Erinnerung und eine bestimmtere zweite Nachricht.

1. Erledigtes festhalten. Notieren Sie, wann welche Unterlagen eingegangen sind. So sehen Sie sofort, was noch offen ist.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Schweizer Treuhandbüro beim Formulieren einer E-Mail an eine Mandantin oder einen Mandanten. Der Ton ist freundlich, klar und professionell.

Anlass: Es fehlen noch Unterlagen für [z. B. die Jahresrechnung 2025 / die Mehrwertsteuerabrechnung 3. Quartal].
Fehlende Unterlagen (als Liste): [z. B. Kontoauszüge Juli bis September; Rechnungen für die neue Maschine; Lohnausweise]
Frist: [Datum]
So können Unterlagen übermittelt werden: [z. B. sicherer Upload, Briefpost, persönliche Abgabe]
Folgen bei Verspätung (nur wenn wahr): [z. B. spätere Fertigstellung, Aufwand wird verrechnet]

Schreibe eine E-Mail mit höchstens 150 Wörtern: Betreff, Anrede mit Platzhalter [Anrede Name], kurze Einleitung, die Liste, Frist, Übermittlungsweg, Angebot zur Hilfe bei Fragen, Grussformel.
Verwende keine juristischen Drohungen, keine erfundenen Fristen und keine Zahlen, die ich nicht genannt habe. Sprache: Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.

Passen Sie die Platzhalter für jeden Anlass an und speichern Sie den Prompt, damit Sie ihn für die zweite Erinnerung wiederverwenden können.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Mandantendaten in öffentliche KI-Chats: Geben Sie weder Namen noch Zahlen noch Firmennamen ein. Arbeiten Sie mit Platzhaltern. Mehr dazu in KI-Datenschutz für Mandantendaten.
• Richtigkeit prüfen: Die KI kennt Ihre Mandanten nicht. Jede Frist, jeder Zeitraum und jede Liste muss von Ihnen stammen und kontrolliert werden.
• Ton wahren: KI-Texte wirken manchmal zu förmlich oder zu locker. Passen Sie sie an Ihr Büro an. Hinweise zum Ton: Tonfall der KI vorgeben.
• Keine Rechtsfolgen erfinden: Schreiben Sie keine rechtlichen Folgen in den Text, die Sie nicht selbst belegen können.
• Verbindlichkeit dokumentieren: Speichern Sie gesendete Nachrichten im Mandantendossier, damit nachvollziehbar bleibt, wann Sie was angefordert haben.
• Individualität: Ein Standardtext darf nie wie ein Massenversand wirken. Eine persönliche Zeile erhöht die Rücklaufquote.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein kleines Treuhandbüro in Sursee betreut rund achtzig Kleinbetriebe. Vor dem Jahresabschluss fehlen bei etwa dreissig Mandanten noch Unterlagen. Die Inhaberin lässt von der KI eine Vorlage mit Platzhaltern erstellen und passt den Ton an. Dann exportiert die Assistentin aus der Buchhaltung die Liste der fehlenden Belege pro Mandant.

Jede E-Mail erhält die echte Liste, das Datum und eine persönliche Zeile. Eine Woche später sind bei den meisten Mandanten die Unterlagen da. Bei fünf bleibt es still, und die zweite Stufe geht raus. Die Inhaberin merkt: Die klare Liste und die konkrete Frist haben den Unterschied gemacht, nicht die Technik.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Vorlagen entstehen durch präzise Aufträge. Im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele einzusetzen und Ergebnisse zu überarbeiten. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa Ihre Unterlagenanforderungen.

Der Kurs braucht keine Programmierkenntnisse und endet mit einem Zertifikat. Fachwissen zur Buchhaltung gehört nicht zum Inhalt, das bringen Sie mit.

Häufige Fragen

Soll ich Erinnerungen per E-Mail oder Brief senden?

Das hängt vom Mandanten. E-Mail ist schneller und nachvollziehbar, ein Brief wirkt verbindlicher. Bei wichtigen Fristen können Sie beides kombinieren.

Darf die KI eine Mahnung mit Folgen formulieren?

Sie kann einen Entwurf liefern. Prüfen Sie aber genau, ob die genannten Folgen mit Ihren Vereinbarungen übereinstimmen. Rechtliche Schritte bespricht man mit Fachleuten.

Wie vermeide ich, dass Mandanten Unterlagen unsicher senden?

Bieten Sie einen klaren, sicheren Übermittlungsweg an und nennen Sie ihn in jeder Anforderung. Was bei der Datenübermittlung zu beachten ist, finden Sie bei Belege mit KI erfassen.