Wie kann KI Belege für die Treuhand erfassen?

Kurz gesagt: KI kann Angaben aus Belegen in eine Tabelle übertragen. Prüfen Sie jeden Datensatz am Original und lassen Sie Kontierung sowie steuerliche Behandlung durch die zuständige Fachperson festlegen.

Das Problem

Rechnungen und Quittungen kommen als Papier, Bild oder PDF an. Sie müssen Datum, Lieferant und Betrag übertragen, während manche Belege unscharf sind oder mehrere Seiten haben. Das kostet Aufmerksamkeit und führt leicht zu Zahlendrehern.

KI kann beim Auslesen helfen. Häufig wird dabei auch OCR eingesetzt, also die automatische Erkennung von Schrift in Bildern. Das Ergebnis ist jedoch zunächst ein Erfassungsvorschlag und noch keine fachlich geprüfte Buchung.

Wichtig ist, dass jede Tabellenzeile wieder zum Originalbeleg führt. Nur so können Sie erkennen, ob ein Betrag falsch gelesen, eine Gutschrift übersehen oder derselbe Beleg doppelt verarbeitet wurde.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das gewünschte Übergabeformat. Fragen Sie die Treuhand, welche Angaben und Dateiformate benötigt werden. Öffnen Sie eine leere Tabelle mit den bestätigten Spalten. Beginnen Sie beispielsweise mit Belegkennung, Datum, Lieferant, Währung, Gesamtbetrag und Prüfstatus.
2. Prüfen Sie den erlaubten Datenfluss. Verwenden Sie nur ein für diese Belegdaten freigegebenes Werkzeug. Rechnungen können Namen, Adressen, Kontoverbindungen und weitere vertrauliche Informationen enthalten. Klären Sie die Datenschutzfragen für Mandantendaten, bevor Sie Dateien übertragen.
3. Bereiten Sie lesbare Arbeitskopien vor. Scannen oder fotografieren Sie vollständige Belege und kontrollieren Sie die Lesbarkeit. Bewahren Sie das Original unverändert auf. Geben Sie jeder Arbeitskopie eine eindeutige Kennung und halten Sie zusammengehörige Seiten zusammen.
4. Lassen Sie die vereinbarten Felder auslesen. Öffnen Sie das freigegebene Erfassungswerkzeug und starten Sie mit einem überschaubaren Bestand. Fordern Sie eine Tabelle und sichtbare Hinweise bei unleserlichen Angaben. Fehlende Werte müssen offenbleiben; die KI soll nichts passend ergänzen.
5. Kontrollieren Sie jeden Eintrag am Beleg. Vergleichen Sie Lieferant, Datum, Währung und Gesamtbetrag. Unterscheiden Sie Belegdatum und Zahlungsdatum sowie Rechnung und Gutschrift. Prüfen Sie Steuerangaben nur als abgelesene Informationen; ihre fachliche Behandlung ist eine separate Aufgabe.
6. Suchen Sie nach Doppelungen und Abweichungen. Vergleichen Sie Belegnummer, Lieferant und Betrag mit bereits erfassten Unterlagen. Markieren Sie mögliche Doppelungen zur Prüfung. Löschen Sie einen verdächtigen Eintrag nicht automatisch, denn ähnliche Beträge können zu verschiedenen Vorgängen gehören.
7. Übergeben Sie nur nachvollziehbare Daten. Speichern Sie die geprüfte Tabelle zusammen mit den Belegverweisen im vereinbarten Bereich. Führen Sie unklare Fälle in einer eigenen Liste. Lassen Sie Import, Kontierung und Buchung durch die dafür zuständige Person prüfen und freigeben.

Vorlage zum Kopieren

Übertrage Angaben aus [freigegebene Belegdateien] in eine Tabelle.
Gewünschte Spalten: [mit der Treuhand vereinbarte Felder].
Gib zu jeder Zeile die Belegkennung und gegebenenfalls die Seite an.
Lies Angaben ab; ergänze keine fehlenden Werte durch Vermutungen.
Markiere unleserliche Felder mit [PRÜFEN].
Unterscheide Rechnung, Quittung und Gutschrift, soweit erkennbar.
Kennzeichne mögliche Doppelungen, ohne Einträge zu löschen.
Nimm keine steuerliche Bewertung und keine endgültige Kontierung vor.
Erstelle zusätzlich eine Liste aller offenen Fragen.

Ersetzen Sie die Feldliste durch das tatsächlich vereinbarte Übergabeformat und testen Sie die Vorlage zunächst an freigegebenen Beispielen.

Welche Felder sind besonders fehleranfällig?

Die Tabelle hilft bei der Kontrolle, ersetzt aber keine vollständige Belegprüfung. Besprechen Sie mit der Treuhand auch, wie korrigierte Daten kenntlich gemacht werden sollen. Eine nachträglich geänderte Zeile muss weiterhin eindeutig zum ursprünglichen Dokument passen.

Worauf Sie achten müssen

• Originale erhalten: Die ausgelesene Tabelle ist kein Ersatz für den Originalbeleg. Lassen Sie Aufbewahrung und Ablage nach den für Ihren Betrieb geltenden Vorgaben fachlich festlegen.
• Keine automatische Zahlung: Ein erkannter Betrag oder eine gelesene Kontoverbindung darf keinen ungeprüften Zahlungsauftrag auslösen.
• Datensparsam arbeiten: Geben Sie nur die erforderlichen Unterlagen in den freigegebenen Prozess. Der EDÖB zur Bearbeitung durch Dienstleister erläutert wichtige Verantwortlichkeiten bei ausgelagerter Verarbeitung.
• Fachliche Grenzen beachten: Ein erkennbarer Steuerbetrag beantwortet nicht, ob und wie er verbucht werden darf. Solche Fragen gehören zur zuständigen Fachperson.
• Fehler sichtbar halten: Ein leeres Feld mit Prüfhinweis ist besser als eine glaubwürdig wirkende erfundene Angabe.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller bereitet Belege eines Schweizer Handwerksbetriebs für die Treuhand vor. Die KI liest einen gefalteten Kassenbeleg aus und übernimmt eine Zwischensumme als Gesamtbetrag. In der Kontrollansicht entdeckt sie die Abweichung am Original.

Sie korrigiert die Zeile, notiert den Prüfvermerk und lässt einen weiteren unleserlichen Beleg offen. Die Treuhand erhält die Tabelle mit eindeutigen Belegkennungen und einer Fragenliste. Für den nächsten Abschluss ergänzt Frau Müller die Unterlagencheckliste um die vereinbarten Übergaberegeln.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Belegdaten für die Buchhaltung vorbereitet werden, kann Weiterbildung helfen, KI-Aufgaben und Prüfschritte im Büroalltag zu strukturieren. KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben umfasst unter anderem Datenverständnis und die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen; Buchungsentscheide bleiben fachlich zu prüfen.

Wählen Sie den Kurs nach Ihrer Aufgabe und üben Sie mit geeigneten Beispieldaten. Praxisaufgaben und KI-Lernbegleitung unterstützen das Lernen. Die Weiterbildung ersetzt weder die fachliche Prüfung Ihrer Unterlagen noch eine individuelle Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich jeden Beleg kontrollieren?

Für diesen vorbereitenden Ablauf ist die Kontrolle jedes übernommenen Datensatzes vorgesehen. Eine gut lesbare Ausgabe sagt nichts über ihre Richtigkeit aus. Ein anderer betrieblicher Prüfprozess müsste gesondert fachlich festgelegt werden.

Kann die KI gleich das richtige Konto wählen?

Sie kann allenfalls einen Vorschlag anhand eines vorgegebenen Kontenplans machen. Das ist keine verbindliche Buchungsentscheidung. Lassen Sie die Zuordnung und die steuerliche Behandlung von der zuständigen Person bestätigen.

Was mache ich mit einem unleserlichen Beleg?

Versuchen Sie zunächst, eine bessere Aufnahme oder eine vollständige Kopie zu beschaffen. Bleiben Angaben unklar, markieren Sie den Fall und fragen Sie die Treuhand nach dem weiteren Vorgehen. Lassen Sie Beträge oder Beleginhalte nicht von der KI rekonstruieren.