Darf ich Mandantendaten der Treuhand in KI eingeben?

Kurz gesagt: Mandantendaten sind meist Personendaten und vertraulich, deshalb gehören sie nicht in frei zugängliche KI-Chats. Zulässig wird der Einsatz erst mit klaren Regeln: Daten sparsam und anonymisiert, ein geprüfter Anbieter mit Vertrag, informierte Mandanten und eine fachliche Prüfung im Einzelfall.

Das Problem

In einer Treuhand liegen Kontoauszüge, Lohnausweise, Verträge und Steuerunterlagen. Das sind sensible Angaben über Menschen und Firmen. Gleichzeitig verspricht KI, Belege schneller zu lesen oder Briefe zu entwerfen. Die Versuchung ist gross, ein Dokument einfach in ein Chatfenster zu kopieren.

Das Risiko: Was Sie in einen Chat eingeben, verlässt Ihren Betrieb. Je nach Anbieter und Einstellung kann es auf fremden Servern verarbeitet, gespeichert oder im Ausland ausgewertet werden. Ihre Mandantinnen haben Ihnen die Daten für einen bestimmten Zweck anvertraut, nicht für KI-Experimente.

Dazu kommt die Unsicherheit: Welche Regeln gelten überhaupt? Diese Seite gibt Ihnen eine Orientierung. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, denn die Antwort hängt vom Einzelfall ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, welche Daten Sie überhaupt haben. Machen Sie eine kurze Liste: Namen, Adressen, AHV-Nummern, Kontonummern, Löhne, Gesundheitsangaben auf Belegen. Alles, was sich auf eine bestimmte Person bezieht, sind Personendaten (siehe Personendaten erkennen).
2. Prüfen Sie Ihre Pflichten. Schauen Sie in Ihren Mandatsvertrag, in die Vorgaben Ihres Branchenverbands und in die Datenschutzerklärung Ihres Betriebs. Dort steht oft, wer Daten bearbeiten darf und wohin sie gehen dürfen.
3. Legen Sie Datenklassen fest. Zum Beispiel: «rot» (nie in KI), «gelb» (nur anonymisiert), «grün» (unkritisch, etwa allgemeine Fachfragen ohne Bezug zu Personen).
4. Anonymisieren Sie, wo es geht. Ersetzen Sie Namen durch «Mandant A» und lassen Sie Nummern, Adressen und genaue Beträge weg, wenn sie für die Aufgabe nicht nötig sind. Das Vorgehen erklärt Anonymisieren und Pseudonymisieren.
5. Wählen Sie einen geprüften Anbieter. Fragen Sie nach Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Standort der Verarbeitung, Löschfristen und ob Eingaben zum Training verwendet werden. Mehr dazu unter KI-Software für die Treuhand auswählen.
6. Informieren Sie Ihre Mandanten. Wenn Sie KI mit deren Daten einsetzen, gehört das in die Datenschutzerklärung oder ins Mandatsgespräch. Offenheit schafft Vertrauen.
7. Schreiben Sie eine kurze Einsatzregel für Ihr Team. Eine Seite genügt: erlaubte Werkzeuge, Datenklassen, Prüfpflicht, Ansprechperson.
8. Schulen Sie alle Mitarbeitenden, auch Praktikantinnen und Aushilfen. Eine Regel, die niemand kennt, schützt nicht.
9. Prüfen Sie jedes KI-Ergebnis. Ein Entwurf bleibt ein Entwurf. Verantwortlich bleiben Sie.

So ordnen Sie Ihre Daten ein (Beispiel, passen Sie es an Ihren Betrieb an):

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage hilft Ihnen, eine kurze Einsatzregel für Ihr Team zu entwerfen. Sie enthält keine Mandantendaten.

Entwirf eine einseitige interne Regel für den Umgang mit KI in einer Schweizer Treuhand.
Betrieb: [Grösse, Dienstleistungen, z. B. Buchhaltung, Lohn, Steuern]
Erlaubte KI-Werkzeuge: [Liste oder «noch offen»]
Datenklassen: [rot / gelb / grün mit je einem Beispiel]
Verantwortliche Person: [Funktion]

Schreibe:
- Ziel in zwei Sätzen
- Was erlaubt ist, was nicht
- Pflicht zur Prüfung jedes Ergebnisses
- Was bei einem Fehler oder Datenabfluss zu tun ist
Sprache: einfach, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung mit «ss».
Weise am Ende darauf hin, dass der Entwurf fachlich geprüft werden muss.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben und lassen Sie den Entwurf von der Geschäftsleitung oder Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutzgesetz (DSG). Das revidierte DSG gilt seit 1. September 2023. Es verlangt unter anderem, Personendaten rechtmässig, verhältnismässig und zweckgebunden zu bearbeiten und sie angemessen zu schützen. Wer Dritte einschaltet, bleibt verantwortlich und braucht klare Abmachungen (siehe Quellen).
• Verschwiegenheit. Je nach Tätigkeit gelten besondere Schweigepflichten. Das Strafgesetzbuch kennt ein Berufsgeheimnis für bestimmte Berufe, darunter Revisorinnen und Revisoren; für andere Treuhandtätigkeiten können vertragliche und datenschutzrechtliche Pflichten gelten. Welche Regeln für Sie gelten, klären Sie im Einzelfall. Einen Einstieg bietet Berufsgeheimnis einfach erklärt.
• Ausland. Viele KI-Dienste verarbeiten Daten ausserhalb der Schweiz. Das ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Lassen Sie sich den Standort schriftlich bestätigen.
• EU-Mandanten. Haben Sie Kundschaft in der EU, kann zusätzlich die DSGVO relevant sein. Das prüfen Sie fachlich.
• Kein Ersatz für Fachprüfung. KI-Ergebnisse können falsch sein. Buchungsvorschläge, Fristen und steuerliche Aussagen müssen Sie selbst kontrollieren.
• Kostenlose Versionen. Bei Gratisdiensten ist oft unklar, was mit Eingaben geschieht. Für Mandantendaten sind sie in der Regel ungeeignet.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Treuhand in Baden mit vier Mitarbeitenden möchte Kontoauszüge schneller vorsortieren. Eine Mitarbeiterin hat bereits ausprobiert, einen Auszug in ein kostenloses Chatprogramm zu kopieren.

Vorher: Es gibt keine Regel. Niemand weiss, ob das erlaubt ist, und die Geschäftsleiterin erfährt erst zufällig davon.

Nachher: Die Geschäftsleiterin legt gemeinsam mit dem Team drei Datenklassen fest. Mandantennamen und Kontonummern bleiben aus freien Chats draussen. Für Buchungstexte nutzt das Team nur noch anonymisierte Beispiele. Vor dem Einsatz eines Werkzeugs für echte Daten klärt sie Vertrag und Standort mit dem Anbieter und informiert ihre Mandanten in der Datenschutzerklärung. Die Regel hängt auf einer Seite im Teamordner.

So hilft Ihnen Alpasana

Absofort bietet KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Die Online-Kurse behandeln KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte mit Schweizer Praxisbezug; Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte, bei EU-Bezug auch der EU AI Act.

Ihre Mitarbeitenden lernen im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Die Kurse ersetzen keine Rechtsberatung zu Ihrem konkreten Fall.

Häufige Fragen

Darf ich anonymisierte Daten bedenkenlos eingeben?

Wirklich anonyme Daten, bei denen niemand mehr auf eine Person schliessen kann, fallen grundsätzlich nicht unter das Datenschutzrecht. In der Praxis ist echte Anonymisierung schwer: Seltene Beträge oder Ortsangaben können Personen verraten. Prüfen Sie, ob jemand den Fall wiedererkennen könnte.

Reicht es, wenn der KI-Anbieter «sicher» sagt?

Nein. Verlangen Sie konkrete Angaben: Vertrag zur Auftragsbearbeitung, Standort, Löschung, Verwendung der Eingaben. Die EDÖB-Hinweise zur Auftragsbearbeitung zeigen, worauf es ankommt (siehe Quellen).

Muss ich meine Mandanten über den KI-Einsatz informieren?

Wenn Personendaten der Mandanten mit KI bearbeitet werden, sollten Sie das transparent machen, etwa in Ihrer Datenschutzerklärung. Wie weit die Informationspflicht im Einzelfall geht, klären Sie mit einer Fachperson.