Materialbelege mit KI erfassen und Aufträgen zuordnen

Das Problem

In den Fahrzeugen Ihres Betriebs liegen Lieferscheine, Kassenzettel und Quittungen: vom Baumarkt, vom Grosshändler, von der Tankstelle. Manche sind zerknittert, andere verblasst, wieder andere kommen erst Wochen später im Büro an. Niemand weiss mehr genau, für welchen Auftrag das Material war. Wenn die Rechnung geschrieben wird, fehlen Posten, oder man schätzt.

Das Problem kostet Geld: Material, das nicht verrechnet wird, ist verlorener Gewinn. Gleichzeitig fehlen bei der Nachkalkulation die Zahlen, um zu verstehen, ob ein Auftrag sich gelohnt hat. Und bei der Buchhaltung gibt es Rückfragen, weil Belege fehlen.

Das Fotografieren und digitale Erfassen von Belegen löst viel davon. Moderne Werkzeuge lesen Text und Zahlen aus Fotos aus, und eine KI hilft beim Ordnen. Wichtig ist ein einfacher Ablauf, den das Team tatsächlich nutzt, und eine Kontrolle, denn das automatische Lesen macht Fehler.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf festlegen: Wer fotografiert, wann, wohin gelangen die Bilder, wer prüft? Am einfachsten: Foto direkt nach dem Einkauf, an einen gemeinsamen Ordner oder eine App, mit der Auftragsnummer im Dateinamen oder in der Beschreibung.
2. Auftragsnummer festhalten: Bitten Sie die Mitarbeitenden, beim Einkauf die Kommission anzugeben und sie auf dem Beleg zu notieren. Viele Lieferanten drucken die Kommission auf den Lieferschein.
3. Belege richtig fotografieren: Flach hinlegen, gutes Licht, keine Schatten, ganzer Beleg im Bild, Foto scharf. Kontrollieren Sie auf dem Handy, ob alles lesbar ist.
4. Daten auslesen: Nutzen Sie die Beleg-Erkennung Ihrer Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware, oder ein freigegebenes Werkzeug, das Text aus Bildern liest. Gewünscht: Lieferant, Datum, Belegnummer, Artikel, Menge, Einzelpreis, Total, MWST.
5. Mit KI ordnen: Ein KI-Werkzeug kann den gelesenen Text in eine Tabelle bringen, Artikel Kategorien zuordnen und fehlende Angaben markieren. Verwenden Sie die Vorlage unten.
6. Kontrollieren: Vergleichen Sie Totalbetrag und Positionen mit dem Foto. Prüfen Sie Mengen und Einheiten (Stück, Meter, Kilogramm). Achten Sie auf ähnliche Zahlen wie 3 und 8 oder 1 und 7.
7. Dem Auftrag zuordnen: Belasten Sie das Material der Kommission. Material für den Lagerbestand buchen Sie separat. Siehe Nachkalkulation im Handwerk.
8. Mit der Lieferung abgleichen: Stimmen Lieferschein, Bestellung und spätere Rechnung überein? Siehe Lieferscheine abgleichen.
9. Ablegen und aufbewahren: Speichern Sie Fotos geordnet, nach Auftrag oder Datum. Belege sind Geschäftsunterlagen und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Klären Sie mit der Treuhänderin, ob digitale Kopien genügen.
10. Stichproben und Verbesserung: Prüfen Sie monatlich einige Belege gegen die Buchungen. Fehlen Aufträge oder Mengen, schulen Sie das Team oder passen Sie den Ablauf an.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bringen Sie den ausgelesenen Text eines Belegs in Tabellenform. Verwenden Sie keine Kundennamen:

Du hilfst einem Schweizer Handwerksbetrieb, Materialbelege zu erfassen. Der folgende Text wurde automatisch aus einem Foto gelesen und kann Erkennungsfehler enthalten (z. B. Zahlen).
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Lieferant | Datum | Belegnummer | Kommission/Auftrag (falls vermerkt) | Artikel | Menge | Einheit | Einzelpreis CHF | Positionsbetrag CHF | MWST-Satz.
Gib darunter an: Totalbetrag laut Beleg, Summe der Positionen laut deiner Tabelle und ob sie übereinstimmen. Markiere mit [?] Angaben, die unleserlich oder unsicher sind, und erfinde keine Werte. Rechne nichts neu, ausser dem Vergleich der Summen.

[Gelesenen Text einfügen]

Prüfen Sie die Summenkontrolle am Foto. Bei Abweichungen gilt der Originalbeleg.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Belege sind meist unkritisch, können aber Kundennamen, Lieferadressen oder Kartendaten enthalten. Schwärzen Sie Sensibles und verwenden Sie freigegebene Werkzeuge. Siehe Kundendaten im Handwerk und KI.
• Buchhalterische Anforderungen: Digitale Belege müssen vollständig, nachvollziehbar und unverändert aufbewahrt werden. Fragen Sie Ihre Treuhänderin, welche Anforderungen gelten.
• Fehler der Erkennung: Auch gute Programme verlesen sich. Verlassen Sie sich nie allein auf das Ergebnis, besonders bei hohen Beträgen.
• Mehrwertsteuer: Prüfen Sie, ob MWST-Angaben korrekt erfasst sind, sonst entstehen Probleme beim Vorsteuerabzug.
• Persönliche Belege: Mitarbeitende dürfen private Einkäufe nicht mit Firmenbelegen vermischen. Klare Regeln helfen.
• Aufwand und Nutzen: Nicht jedes Kleinstteil lohnt die Erfassung. Legen Sie eine Grenze oder Pauschale für Kleinmaterial fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektrobetrieb in Wil mit sieben Monteuren kauft Material bei zwei Grosshändlern.

Vorher: Die Belege landen im Handschuhfach, und die Büroleiterin sammelt sie am Monatsende. Bei einer Nachkalkulation stellt der Chef fest, dass auf einem Auftrag Material im Wert von über 800 Franken nicht verrechnet wurde.

Nachher: Jeder Monteur fotografiert Belege nach dem Einkauf und vermerkt die Kommission. Die Bilder landen in einem Ordner pro Monat, die Büroleiterin lässt sie auslesen, prüft die Summen und belastet die Aufträge. Fehlende Auftragsnummern fragt sie am selben Tag nach. Bei der nächsten Nachkalkulation stimmen die Zahlen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Belegerfassung, Auftragszuordnung und Abrechnung im Handwerksbetrieb digital ordnen möchten, unterstützt Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu die Aufnahme von Prozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und Systemanbindungen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht ein Foto als Beleg?

Ob ein digitales Foto den Originalbeleg ersetzen darf, hängt von den Anforderungen an die Aufbewahrung ab. Fragen Sie Ihre Treuhänderin, und bewahren Sie Originale auf, solange Sie unsicher sind.

Welche Software eignet sich?

Das hängt von Ihrer Buchhaltungs- und Handwerkersoftware ab. Viele bieten eine Belegerkennung. Prüfen Sie zuerst, was Sie schon haben, bevor Sie etwas Neues einführen.

Was ist mit alten, verblassten Belegen?

Fotografieren Sie sie so früh wie möglich. Thermopapier verblasst oft innert Monaten. Verblasste Belege lassen sich kaum mehr lesen.

Wie hoch ist die Fehlerquote?

Das hängt von Beleg und Werkzeug ab. Messen Sie sie mit einer Stichprobe von 20 bis 30 Belegen und legen Sie danach den Umfang der Kontrolle fest.