Nachkalkulation im Handwerk: Vorlage mit KI vorbereiten

Das Problem

Der Auftrag ist abgeschlossen, die Rechnung geschrieben und bezahlt. Aber haben Sie damit Geld verdient? Viele Handwerksbetriebe wissen es nicht genau. Sie spüren, dass bestimmte Aufträge sich lohnen und andere nicht, können es aber nicht belegen. Bei der nächsten Offerte rechnen sie wieder aus dem Bauch heraus.

Eine Nachkalkulation beantwortet diese Frage: Wie viele Stunden haben wir wirklich gebraucht? Was hat das Material gekostet? Wie viel blieb übrig? Der Vergleich mit der ursprünglichen Kalkulation zeigt, wo Ihre Annahmen stimmen und wo nicht. Wer das regelmässig tut, kalkuliert mit der Zeit genauer und erkennt unrentable Auftragsarten.

Der Aufwand wird oft gescheut: Es fehlen Zahlen, die Unterlagen liegen verstreut, und im Alltag drängt der nächste Auftrag. Mit einer einfachen Vorlage und etwas Hilfe von KI beim Auswerten schaffen Sie das in kurzer Zeit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Kalkulation sichern: Halten Sie zu jedem Auftrag die ursprüngliche Kalkulation fest: Stunden je Tätigkeit, Stundensatz, Material, Fremdleistungen, Zuschläge, Preis. Siehe Stundensatz kalkulieren.
2. Tatsächliche Stunden sammeln: Aus Rapporten und Zeiterfassung. Siehe Arbeitsrapport aus Sprachnotizen. Trennen Sie, wenn möglich, Arbeitszeit, Fahrzeit und Büroaufwand.
3. Tatsächliches Material erfassen: Aus Belegen und Lieferscheinen, zugeordnet nach Kommission. Siehe Materialbelege erfassen.
4. Fremdleistungen und Nebenkosten ergänzen: Subunternehmer, Miete von Geräten, Entsorgung, Spesen.
5. Vorlage ausfüllen: Eine Tabelle mit Zeilen für Tätigkeiten und Material und Spalten für Soll (Offerte), Ist, Abweichung in Stunden bzw. Franken und in Prozent. Rechnen Sie in Excel. Lassen Sie sich von der KI helfen, die Formeln zu verstehen oder aufzubauen.
6. Ergebnis berechnen: Erlös abzüglich Lohnkosten, Material und Fremdleistungen ergibt den Deckungsbeitrag, also den Betrag, der zur Deckung der Gemeinkosten und des Gewinns bleibt. Die Berechnung legen Sie mit Ihrer Treuhänderin fest.
7. Abweichungen beschreiben lassen: Geben Sie der KI die bereinigten Zahlen und lassen Sie die grössten Abweichungen beschreiben und Fragen nach möglichen Ursachen stellen. Nutzen Sie die Vorlage unten.
8. Ursachen klären: Mehrstunden durch Unvorhergesehenes, schlechte Planung, Nacharbeit, fehlende Zeit für Anfahrt? Besprechen Sie das mit den Monteuren. Fragen statt Schuld.
9. Lehren ziehen: Passen Sie Erfahrungswerte für künftige Offerten an, bessern Sie Abläufe nach oder halten Sie fest, bei welchen Aufträgen Sie vorsichtiger kalkulieren. Siehe Handwerkerangebot mit KI schreiben.
10. Regelmässig wiederholen: Machen Sie die Nachkalkulation bei grösseren Aufträgen immer und bei kleineren stichprobenartig. Sammeln Sie die Ergebnisse in einer Übersicht.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich Abweichungen beschreiben und Rückfragen formulieren. Verwenden Sie keine Kundennamen:

Du hilfst einem Schweizer Handwerksbetrieb bei der Nachkalkulation eines abgeschlossenen Auftrags (Art: [z. B. Badsanierung/Küchenmontage/Elektroinstallation Einfamilienhaus]).
Hier der Vergleich (Position | Soll Stunden | Ist Stunden | Soll Material CHF | Ist Material CHF | Abweichung):
[Tabelle einfügen]
Aufgabe: 1. Beschreibe in einfacher Sprache die drei grössten Abweichungen und ihre Auswirkung auf das Ergebnis. 2. Nenne zu jeder Abweichung drei Fragen, die uns helfen, die Ursache zu verstehen (z. B. Planung, Unvorhergesehenes, Nacharbeit, Material, Zeiterfassung). 3. Schlage vor, welche Annahmen wir in der nächsten Kalkulation prüfen sollten.
Verwende nur die Zahlen der Tabelle, rechne nichts neu, behaupte keine Ursachen und erfinde keine Branchenkennzahlen.

Prüfen Sie die Prozentzahlen vorher in Excel. Besprechen Sie die Fragen mit den Beteiligten.

Worauf Sie achten müssen

• Datenqualität: Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie die Zeit- und Belegerfassung. Beginnen Sie mit einer einfachen, aber lückenlosen Erfassung.
• Nicht verrechnete Zusatzarbeiten: Hier steckt oft der grösste Verlust. Lassen Sie Zusatzarbeiten vorab bestätigen und rapportieren.
• Zahlen von Excel, nicht von KI: Die KI beschreibt und fragt, die Berechnung machen Sie in der Tabelle.
• Datenschutz: Auftragszahlen sind interne Geschäftsdaten. Verwenden Sie Auftragsnummern statt Kundennamen. Siehe Kundendaten im Handwerk und KI.
• Einzelfall oder Muster: Ein einzelner Auftrag kann Ausreisser sein. Aussagekräftig sind Muster über mehrere Aufträge.
• Gemeinkosten und Gewinn: Welche Kosten Sie wie verteilen, ist eine Frage der Betriebsrechnung. Klären Sie sie mit Ihrer Treuhänderin.
• Fairness im Team: Besprechen Sie Ergebnisse sachlich, ohne Einzelne blosszustellen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Schreinereibetrieb in Reinach erstellt Einbauschränke.

Vorher: Die Offerten werden aus Erfahrung geschrieben. Nach einem Jahr fragt sich der Inhaber, warum trotz voller Auftragsbücher wenig übrig bleibt.

Nachher: Für zehn abgeschlossene Aufträge erstellt er mit einer Vorlage Nachkalkulationen. Es zeigt sich: Bei Einbauschränken in Altbauten überschreitet der Montageaufwand regelmässig die Kalkulation um rund ein Drittel, weil Wände nicht gerade sind. Er passt die Kalkulation für Altbauten an und nimmt Aufmass und Montagevorbereitung stärker in die Offerte auf. Bei neuen Aufträgen stimmt der Aufwand deutlich besser.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Zahlen im Betrieb besser verstehen und mit Excel und KI auswerten möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Laut Beschreibung gehören dazu Excel, Datenverständnis und Dashboards, Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Projektmanagement, mit Praxisaufgaben und KI-Lerncoach. Eine Betriebsberatung oder Kalkulationsprüfung bietet das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Wann lohnt sich eine Nachkalkulation?

Bei grösseren oder wiederkehrenden Auftragsarten sicher. Bei kleinen Einmalaufträgen genügt oft eine Stichprobe oder ein kurzer Vergleich von Stunden und Material.

Wie viel Zeit braucht das?

Mit lückenlosen Rapporten und Belegen etwa eine halbe Stunde pro Auftrag. Ohne diese Daten wird es mühsam, deshalb ist die Erfassung wichtiger als die Vorlage.

Kann die KI meine Kalkulation prüfen?

Sie kann Fragen stellen und Plausibilität erfragen, aber sie kennt Ihre Preise, Material und Abläufe nicht. Die Beurteilung machen Sie oder Ihre Treuhänderin.

Was, wenn ich nur wenige Daten habe?

Beginnen Sie mit den Daten, die Sie haben, und verbessern Sie die Erfassung Schritt für Schritt. Auch eine unvollständige Nachkalkulation zeigt oft die grössten Abweichungen.