Welche Kundendaten dürfen Handwerksbetriebe in KI eingeben?

Das Problem

Ein Handwerksbetrieb weiss viel über seine Kundschaft: Namen, Adressen, Telefonnummern, wann jemand im Urlaub ist, wo der Schlüssel liegt, wie das Haus aufgebaut ist, welche Alarmanlage installiert ist, manchmal auch, wer krank oder pflegebedürftig ist. Dieses Wissen ist nötig für die Arbeit, aber es ist sensibel. Gelangt es in falsche Hände, kann es für Einbrüche oder Betrug missbraucht werden.

Gleichzeitig sind KI-Werkzeuge im Büro praktisch: Offerten formulieren, Mails beantworten, Rapporte ordnen. Dabei werden schnell Kundendaten in einen Chat kopiert, ohne dass jemand darüber nachdenkt, wohin sie gehen.

Das Datenschutzgesetz der Schweiz gilt auch für Handwerksbetriebe, sobald sie Personendaten bearbeiten, und das tun sie täglich. Es verlangt, dass Daten nur für klare Zwecke verwendet, auf das Nötige beschränkt und sicher aufbewahrt werden. Diese Seite hilft Ihnen, im Alltag richtig einzuschätzen, was in die KI darf.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Daten Ihres Betriebs auflisten: Welche Kundendaten haben Sie? Kontaktdaten, Objektadressen, Auftragsdaten, Pläne, Fotos, Zutritt, Zahlungsdaten, Notizen zu Personen. Schreiben Sie sie auf.
2. In Ampelfarben einteilen: Grün: allgemeine Fragen ohne Kundenbezug, Werbetexte, Produktbeschreibungen. Gelb: Aufträge ohne Namen mit Auftragsnummer, Materiallisten, anonymisierte Rapporte. Rot: Namen mit Adressen, Zutrittscodes, Alarmanlagen, Gesundheit, Bankdaten, Fotos mit Personen. Siehe Daten-Ampel-Vorlage.
3. Nötige Angaben bestimmen: Für einen Offerttext brauchen Sie meist keine Adresse, nur Art und Umfang der Arbeit. Für einen Terminvorschlag reichen Tag und Uhrzeit. Siehe Datenminimierung.
4. Kürzel verwenden: Ersetzen Sie Namen und Adressen durch Kürzel oder Auftragsnummern, und setzen Sie die echten Angaben im Dokument selbst wieder ein.
5. Nur freigegebene Werkzeuge nutzen: Klären Sie, welche KI-Dienste für Geschäftsdaten geeignet sind, mit Geschäftsvertrag und geklärter Datennutzung. Private Gratis-Konten sind für rote Daten nicht geeignet. Siehe KI-Tool prüfen.
6. Besondere Vorsicht bei Fotos: Baustellenfotos zeigen oft Innenräume, Gegenstände, Familienfotos oder Personen. Nehmen Sie nur das nötige auf und schneiden Sie Unbeteiligtes weg. Siehe Fotos von Personen und Einwilligung.
7. Zutrittsdaten nie in KI: Schlüsselcodes, Alarmcodes und WLAN-Passwörter gehören in einen Passwortmanager oder eine geschützte Ablage, nie in einen KI-Chat.
8. Kundschaft informieren: In Ihrer Datenschutzerklärung und Auftragsbestätigung sollte stehen, welche Daten Sie wofür bearbeiten und ob Dienstleister einbezogen sind. Siehe Datenschutzerklärung-Vorlage.
9. Regeln im Team vermitteln: Erklären Sie die Ampel mit Beispielen aus dem Alltag und legen Sie fest, wen man bei Unsicherheit fragt. Siehe KI-Schulung fürs Handwerk.
10. Vorfälle melden: Ist etwas Falsches in einen Dienst gelangt, melden Sie es sofort der Verantwortlichen, und ändern Sie betroffene Codes.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag erstellen Sie eine betriebsinterne Ampel. Verwenden Sie nur Beispiele, keine echten Daten:

Erstelle für einen Schweizer Handwerksbetrieb ([Gewerk], [Anzahl] Mitarbeitende) eine einseitige Daten-Ampel für den Umgang mit KI, in einfacher Sprache, Anrede «Sie».
Datenarten bei uns: [z. B. Kundenname und -adresse, Telefonnummer, Offertdaten, Aufträge, Baustellenfotos, Pläne, Zutrittscodes und Schlüsselstandorte, Rechnungen, Zahlungsmoral, Angaben zu Abwesenheiten].
Teile in GRÜN, GELB, ROT ein. Pro Datenart: Beispiel aus dem Handwerksalltag, erlaubt/nicht erlaubt in KI-Werkzeugen, und wie man bei Gelb vorgeht (z. B. Name durch Auftragsnummer ersetzen). Füge fünf einfache Regeln für den Büroalltag und fünf für die Baustelle hinzu.
Weise darauf hin, dass die Einstufung von der Geschäftsleitung und, wo nötig, einer Datenschutzfachperson geprüft werden muss. Erfinde keine Gesetzesartikel.

Passen Sie die Datenarten an Ihren Betrieb an. Besprechen Sie die Ampel im Team.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtsgrundlage: Das Datenschutzgesetz verlangt Transparenz, Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit. Wer Dienstleister einsetzt, bleibt verantwortlich. Siehe Auftragsverarbeitung erkennen.
• EU-Kundschaft: Haben Sie Kundschaft in der EU, etwa im grenznahen Gebiet, kann die DSGVO zusätzlich gelten. Das klären Sie im Einzelfall.
• Offerten und Rechnungen: Sie dürfen Kundendaten für die Vertragsabwicklung bearbeiten. Für andere Zwecke, etwa Werbung oder Auswertungen, gelten eigene Regeln.
• Datenpanne: Gelangen Daten unbefugt weiter, kann eine Meldung nötig sein. Siehe Datenpanne melden.
• Mitarbeitende: Auch deren Daten (Zeit, Standort) sind Personendaten. Informieren Sie sie über die Verwendung.
• Keine Rechtsberatung: Diese Seite gibt Orientierung. Bei Zweifeln fragen Sie die Datenschutzstelle Ihres Verbands oder eine Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektrobetrieb in Laufenburg nutzt KI für Offerten und Rapporte.

Vorher: Ein Mitarbeiter kopiert eine ganze Anfrage mit Name, Adresse und der Bemerkung «Schlüssel liegt unter dem Blumentopf, Familie bis 20. Oktober im Urlaub» in einen frei verfügbaren Chat, um eine Antwort zu entwerfen.

Nachher: Der Chef führt eine Ampel ein: Offerttexte werden aus Art und Umfang der Arbeit formuliert, ohne Namen und Adressen; Zutrittsangaben und Abwesenheiten bleiben ausserhalb jeder KI. Ein Team-Gespräch klärt die Regeln mit Beispielen, und für die Büroarbeit steht ein freigegebenes Werkzeug zur Verfügung.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team weiss, welche Daten in welche KI gehören, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung sind Datenschutz und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten Lerninhalte; Lernen ist im eigenen Tempo möglich, Abschlüsse sind verifizierbar, und für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Eine Datenschutzprüfung Ihres Betriebs leistet das Angebot nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Kundennamen in eine KI eingeben?

Wenn das Werkzeug für Geschäftsdaten freigegeben ist und die Eingabe nötig ist, kann es zulässig sein. Oft genügt es aber, Namen durch Kürzel zu ersetzen. Im Zweifel verzichten Sie darauf.

Muss ich Kundschaft sagen, dass ich KI nutze?

Eine allgemeine Pflicht dazu besteht nicht, aber wenn Sie Personendaten durch einen KI-Anbieter bearbeiten lassen, gehört das in Ihre Datenschutzinformation. Transparenz schafft Vertrauen.

Und wenn ein Kunde einwilligt?

Einwilligung kann helfen, ersetzt aber nicht die Sorgfalt bei der Datensicherheit. Für Zutrittsdaten gilt trotzdem: nicht in KI.

Was ist mit Plänen und Fotos der Baustelle?

Pläne können sensible Angaben zu Gebäuden enthalten, besonders bei Sicherheitsanlagen. Fotos enthalten oft Personen und private Gegenstände. Geben Sie nur ein, was nötig ist, und anonymisieren Sie.