Stundensatz im Handwerk kalkulieren: Wie hilft KI?

Das Problem

Viele Handwerksbetriebe übernehmen den Stundensatz vom Vorgänger, vom Branchenkollegen oder aus dem Bauch heraus. Das Jahr ist voll ausgelastet, und trotzdem bleibt am Ende kaum etwas übrig. Der Grund liegt oft im Stundensatz: Er deckt nicht alle Kosten.

Die Rechnung «Lohn pro Stunde plus ein bisschen» geht nicht auf. Eine Mitarbeiterin kostet weit mehr als ihren Bruttolohn, und nicht jede bezahlte Stunde lässt sich der Kundschaft verrechnen. Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, Werkstattaufräumen und Fahrten zählen mit.

Wer das nicht sauber erfasst, arbeitet unter Umständen für jeden Auftrag mit Verlust, ohne es zu merken. Die Kalkulation wirkt kompliziert, doch mit einer klaren Struktur lässt sie sich gut aufbauen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lassen Sie sich eine vollständige Kostenliste erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI listet typische Kostenarten eines Handwerksbetriebs auf, gegliedert in Lohnkosten, Betriebskosten und Zuschläge. Vergleichen Sie die Liste mit Ihrer Buchhaltung und ergänzen Sie, was fehlt.

1. Ermitteln Sie die verrechenbaren Stunden. Rechnen Sie pro Person: Jahresarbeitszeit laut Vertrag minus Ferien, Feiertage, durchschnittliche Krankheitstage, Weiterbildung und Zeiten, die Sie nicht verrechnen können, etwa Werkstatt, Offertbesichtigungen oder Fahrten. Diese Zahl ist oft deutlich tiefer als gedacht.

1. Erfassen Sie die vollen Lohnkosten. Zum Bruttolohn kommen die Arbeitgeberbeiträge für AHV/IV/EO, Arbeitslosenversicherung, Familienausgleichskasse, berufliche Vorsorge, Unfallversicherung und gegebenenfalls Krankentaggeld. Dazu kommen allenfalls Spesen, Zulagen und Leistungen gemäss Gesamtarbeitsvertrag (GAV), dem Branchenvertrag für Löhne und Arbeitsbedingungen. Die Zahlen finden Sie in der Lohnbuchhaltung.

1. Erfassen Sie die Betriebskosten. Dazu gehören Miete für Werkstatt und Lager, Fahrzeuge, Werkzeuge und Maschinen, Versicherungen, Büro, Software, Telefon, Werbung, Treuhand und Ihr eigener Lohn als Inhaberin oder Inhaber. Nehmen Sie die Zahlen aus der letzten Jahresrechnung.

1. Bauen Sie eine Excel-Vorlage. Bitten Sie die KI, Ihnen den Aufbau einer Tabelle mit den nötigen Formeln zu beschreiben. Die Formel für den Stundensatz lautet im Kern: alle Jahreskosten plus Zuschlag, geteilt durch alle verrechenbaren Stunden. Hilfe zu Formeln bietet Excel-Formeln mit Copilot erstellen.

1. Tragen Sie Ihre Zahlen selbst ein. Geben Sie Ihre echten Betriebszahlen nur in Ihre eigene Tabelle ein, nicht in einen kostenlosen KI-Dienst. Die KI braucht für den Aufbau keine echten Werte.

1. Prüfen Sie das Ergebnis mehrfach. Rechnen Sie eine Stichprobe von Hand nach. KI-Assistenten machen Rechenfehler, auch wenn die Antwort sicher klingt. Hintergründe dazu bei Rechenfehler der KI.

1. Lassen Sie die Kalkulation besprechen. Zeigen Sie die Vorlage Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Branchenverband. Viele Verbände bieten eigene Kalkulationshilfen, mit denen Sie Ihr Ergebnis vergleichen können.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Betriebsberaterin für Schweizer Handwerksbetriebe.
Unser Betrieb: [Gewerk, z. B. Schreinerei], [Anzahl] Mitarbeitende, [mit / ohne] eigene Werkstatt, [Anzahl] Fahrzeuge.
Bitte erstelle:
1. Eine vollständige Liste aller Kostenarten, die in einen Stundenverrechnungssatz gehören, gegliedert in: Lohnkosten, Lohnnebenkosten, Betriebskosten, nicht verrechenbare Zeiten, Zuschlag für Risiko und Gewinn.
2. Den Aufbau einer Excel-Tabelle mit Spaltennamen und Formeln (in Worten und als Excel-Formel), um den Stundensatz zu berechnen.
3. Eine Liste von Kosten, die Betriebe häufig vergessen.
Verwende keine Beispielzahlen und keine Prozentsätze, die ich übernehmen könnte. Schreibe stattdessen, wo ich die echten Zahlen finde.
Deutsch (Schweiz), einfache Sprache.

Passen Sie Gewerk und Betriebsgrösse an und tragen Sie danach nur in Ihre eigene Tabelle echte Zahlen ein.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Zahlen aus der KI übernehmen: Eine KI kennt weder Ihre Kosten noch aktuelle Beitragssätze sicher. Verwenden Sie nur Zahlen aus Ihren Unterlagen oder offiziellen Quellen.
• Vertrauliche Daten: Löhne und Betriebsergebnisse sind sensibel. Geben Sie sie nicht in kostenlose KI-Dienste ein.
• Rechenfehler: Prüfen Sie Formeln und Summen nach. Ein falsch gesetzter Bezug in Excel kann den Stundensatz stark verfälschen.
• Markt beachten: Ein korrekt berechneter Stundensatz ist Ihre Untergrenze, nicht automatisch Ihr Marktpreis. Ob er durchsetzbar ist, hängt von Region und Konkurrenz ab.
• Regelmässig aktualisieren: Löhne, Mieten und Beiträge ändern sich. Überprüfen Sie die Kalkulation mindestens einmal im Jahr.
• Fachliche Begleitung: Für die Bewertung des Ergebnisses ist Ihre Treuhand die richtige Ansprechperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Schreiner im Toggenburg mit drei Angestellten verrechnete seit Jahren denselben Stundensatz. Die Auftragsbücher waren voll, die Liquidität aber knapp. Er vermutete, dass etwas nicht stimmte.

Mit der Vorlage liess er sich eine Kostenliste und eine Tabellenstruktur erstellen. Beim Ausfüllen fiel ihm auf, dass er die Zeit für Werkstattunterhalt, Offertbesichtigungen und Fahrten nie abgezogen hatte. Auch die Leasingrate des neuen Lieferwagens fehlte. Mit seiner Treuhänderin ging er die Tabelle durch. Der neue Stundensatz lag spürbar höher. Er erklärte die Anpassung seinen Stammkunden offen, und die meisten akzeptierten sie.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kursbereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort gibt es Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards sowie zur Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen. Dort lernen Sie, Tabellen mit KI-Unterstützung aufzubauen, Formeln zu verstehen und Ergebnisse zu kontrollieren.

Die Kurse sind online und im eigenen Tempo aufgebaut, mit Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss. Eine betriebswirtschaftliche Beratung oder die Prüfung Ihrer Zahlen durch die Treuhand ersetzen sie nicht.

Häufige Fragen

Brauche ich für jede Mitarbeiterin einen eigenen Stundensatz?

Viele Betriebe arbeiten mit einem Mischsatz oder mit Sätzen nach Qualifikation, etwa für Lernende, Fachkräfte und Vorarbeiter. Was sinnvoll ist, hängt von Ihrer Auftragsstruktur ab.

Wie oft sollte ich den Stundensatz überprüfen?

Mindestens einmal pro Jahr, nach dem Jahresabschluss. Zusätzlich bei grösseren Veränderungen wie neuen Mitarbeitenden, einem Umzug oder neuen Fahrzeugen.

Wie merke ich, ob ein Auftrag tatsächlich rentiert hat?

Dafür vergleichen Sie nach Abschluss die geplanten mit den tatsächlichen Stunden und Kosten. Wie das geht, zeigt die Nachkalkulation im Handwerk.