Baulieferscheine mit Bestellungen und Rechnungen abgleichen

Das Problem

Auf der Baustelle kommt der Lastwagen mit Material: Kies, Zement, Ziegel, Dämmplatten. Der Fahrer drückt dem Polier einen Lieferschein in die Hand, der Polier unterschreibt schnell, weil gerade alles pressiert, und steckt den Zettel ein. Wochen später trifft die Rechnung im Büro ein, und niemand weiss, ob tatsächlich so viel geliefert wurde, wie berechnet wird.

Beim Bau sind Lieferungen häufig, die Mengen gross und die Preise hoch. Kleine Abweichungen summieren sich schnell: Eine halbe Palette zu viel verrechnet, eine zurückgegebene Lieferung nicht gutgeschrieben, ein Stahlbündel doppelt geliefert. Wer das nicht prüft, zahlt zu viel. Dazu kommt, dass Lieferscheine auf der Baustelle schmutzig werden, verloren gehen oder keine klare Zuordnung zum Objekt haben.

Ein einfacher Ablauf hilft: Ware vor Ort prüfen, Lieferschein fotografieren, Daten erfassen, mit Bestellung und Rechnung vergleichen. Moderne Werkzeuge und KI können das Auslesen und Vergleichen erleichtern. Das Wichtigste bleibt die Kontrolle am Ort der Lieferung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestellungen sauber auslösen: Jede Bestellung mit Bestellnummer, Objekt oder Kommission, Artikel, Menge und gewünschtem Liefertermin. Teilen Sie dem Lieferanten mit, dass Bestellnummer und Objekt auf Lieferschein und Rechnung stehen müssen.
2. Lieferung vor Ort prüfen: Der Empfänger zählt oder wiegt stichprobenweise, kontrolliert Beschädigungen und vergleicht Artikel und Menge mit dem Lieferschein und der Bestellung. Abweichungen vermerkt er sofort auf dem Lieferschein, bevor er unterschreibt.
3. Lieferschein fotografieren: Direkt vor Ort, lesbar, vollständig, mit Vermerken und Unterschrift. Foto mit Bestell- oder Kommissionsnummer ablegen. Siehe Materialbelege erfassen.
4. Daten erfassen: Lieferant, Datum, Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Artikel, gelieferte Menge, Einheit, Vermerke. Aus dem Foto können Werkzeuge die Angaben auslesen. Siehe Lieferscheine erfassen mit KI.
5. Mit der Bestellung vergleichen: Wurde geliefert, was bestellt wurde? Teillieferungen und offene Mengen sind zu verfolgen.
6. Mit der Rechnung vergleichen: Stimmen Artikel, Menge und Preis zwischen Lieferschein, Bestellung und Rechnung? Siehe Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen. Lassen Sie sich von der KI Formeln erklären, die pro Bestellnummer die drei Dokumente vergleichen.
7. Abweichungen klassifizieren: Mehrmenge, Mindermenge, falscher Artikel, Preisabweichung, Beschädigung, doppelt gelieferte Ware. Legen Sie fest, wer was klärt.
8. Mit dem Lieferanten klären: Schriftlich, mit Foto und Lieferschein als Beleg. Rechnungen mit Abweichungen werden nicht bezahlt, bis eine Gutschrift oder Korrektur vorliegt.
9. Material der Baustelle zuordnen: Buchen Sie die Kosten dem Objekt. Überschüssiges Material, das auf die nächste Baustelle geht, vermerken Sie.
10. Auswerten: Zählen Sie, bei welchen Lieferanten oder Baustellen Abweichungen häufig sind. Siehe Materialmengen auf Plausibilität prüfen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bringen Sie ausgelesenen Lieferscheintext in Tabellenform. Verwenden Sie keine Kundennamen:

Du hilfst einem Schweizer Baubetrieb bei der Erfassung von Lieferscheinen. Der folgende Text wurde automatisch aus einem Foto gelesen und kann Fehler enthalten.
Erstelle eine Tabelle: Lieferant | Lieferscheinnummer | Datum | Bestellnummer/Kommission | Artikel | gelieferte Menge | Einheit | Vermerke (z. B. Schäden, Mengenabweichung) | Unterschrift vorhanden (ja/nein/unklar).
Markiere mit [?] unleserliche oder unsichere Angaben, erfinde nichts und schreibe «nicht angegeben», wenn etwas fehlt. Vergleiche danach mit folgender Bestellung (Artikel | bestellte Menge): [Bestellung einfügen] und liste Abweichungen auf (Mehrmenge, Mindermenge, Artikel nicht bestellt, Artikel nicht geliefert).
Rechne die Mengen nicht um und gib keine Empfehlung zu Zahlungen.

[Gelesenen Text einfügen]

Ergänzen Sie die Bestellung. Prüfen Sie Abweichungen am Foto des Lieferscheins.

Worauf Sie achten müssen

• Beweiswert: Eine Unterschrift auf dem Lieferschein bestätigt in der Regel den Empfang. Vermerken Sie Mängel und Mengenabweichungen vor der Unterschrift.
• Mängelrüge: Offensichtliche Mängel müssen oft unverzüglich gerügt werden. Halten Sie Fristen im Auge und beachten Sie Ihre Vertragsbedingungen. Fragen Sie im Zweifel eine Fachperson.
• Schmutzige und nasse Zettel: Fotografieren Sie sofort, solange sie lesbar sind.
• Fehlerquellen der Erkennung: Gelesene Zahlen müssen kontrolliert werden. Rechnen Sie mit Stichproben.
• Datenschutz: Lieferscheine enthalten Objekt- und Firmennamen, teils Namen von Bauherren. Verwenden Sie freigegebene Werkzeuge.
• Wiegen und Zählen: Bei Schüttgütern genügt der Lieferschein nicht als Beleg für die tatsächliche Menge, wenn Zweifel bestehen. Nutzen Sie Wägescheine.
• Zuständigkeit: Legen Sie fest, wer Ware annehmen darf.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Bauunternehmen in Dietikon mit drei Baustellen bezieht Material bei vier Lieferanten.

Vorher: Lieferscheine landen im Fahrzeug, und die Rechnung wird nach einem Blick auf den Betrag bezahlt. Bei einer Stichprobe stellt die Büroleiterin fest, dass ein Lieferant mehrere Paletten Zementsäcke verrechnet hat, die nie geliefert wurden.

Nachher: Der Polier prüft jede Lieferung, vermerkt Abweichungen und fotografiert den Lieferschein. Die Büroleiterin erfasst die Daten in einer Tabelle und vergleicht mit Bestellung und Rechnung. Abweichende Rechnungen werden gestoppt und mit Foto beim Lieferanten reklamiert. Im ersten Quartal spart der Betrieb vierstellige Beträge.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Material- und Belegflüsse im Baubetrieb digital ordnen möchten, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu die Aufnahme und Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, Schnittstellen und Systemanbindungen sowie die Dokumentation der Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, die Rechnung gegen die Bestellung zu prüfen?

Besser ist der Dreifach-Abgleich mit dem Lieferschein, weil er zeigt, was tatsächlich geliefert wurde. Rechnung und Bestellung können übereinstimmen und doch falsch sein.

Kann die KI Lieferscheine direkt vergleichen?

Sie kann Daten aus Fotos auslesen und Vergleichsregeln erklären, macht dabei aber Fehler. Kontrollieren Sie die Ergebnisse und rechnen Sie in Excel.

Was tun bei falsch gelieferter Ware?

Auf dem Lieferschein vermerken, fotografieren, den Lieferanten sofort informieren und die Rücknahme schriftlich vereinbaren.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Als Geschäftsunterlagen unterliegen sie den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Fragen Sie Ihre Treuhänderin, wie digitale Kopien behandelt werden.