KI-Regeln für die Kanzlei: Vorlage für das Team

Das Problem

In vielen Kanzleien nutzen einzelne Personen längst KI-Programme, ohne dass jemand es regelt. Die Praktikantin lässt sich einen Text umformulieren, der Substitut fasst ein Urteil zusammen, das Sekretariat übersetzt eine E-Mail. Jede Person entscheidet für sich, was sie eingibt. Fehlt eine gemeinsame Regel, merkt die Kanzleileitung es erst, wenn etwas schiefgeht.

Für Anwaltskanzleien ist das besonders heikel, weil das Berufsgeheimnis gilt. Auch Quellen sind sensibel: Ein erfundenes Urteil in einer Eingabe schadet dem Ruf. Gleichzeitig will niemand KI verbieten, denn sie spart Zeit bei vielen Routinearbeiten.

Eine kurze, klare Regelung schafft Sicherheit für alle: Das Team weiss, was erlaubt ist. Die Leitung weiss, was passiert. Und im Streitfall gibt es einen dokumentierten Rahmen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen. Fragen Sie im Team anonym: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge wofür? Nur wer die Praxis kennt, kann sie sinnvoll regeln.

1. Entscheidungsträger bestimmen. Legen Sie fest, wer Werkzeuge freigibt und wer Fragen beantwortet. Das sollte eine Person der Leitung sein, nicht «alle».

1. Entwurf mit KI vorbereiten. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten einen ersten Entwurf erzeugen. Geben Sie dabei keine Mandatsdaten ein.

1. Entwurf anpassen. Streichen Sie Allgemeines, ergänzen Sie, was Ihre Kanzlei prägt: Rechtsgebiete, Software, Art der Mandate.

1. Fachlich prüfen lassen. Lassen Sie den Text von der Berufsrechtsverantwortlichen oder externen Fachleuten ansehen, besonders Berufsgeheimnis und Datenschutz. Hinweise: Anwaltsgeheimnis und KI.

1. Team informieren und üben. Besprechen Sie die Regeln in einer Teamsitzung anhand von drei Beispielfällen: «Darf ich das eingeben?» Fragen und Unsicherheiten notieren Sie.

1. Schulung nachweisen. Halten Sie fest, wer wann geschult wurde. Ein einfacher Nachweis pro Person genügt. Anregungen: Vorlage für Schulungsnachweise.

1. Regelmässig überprüfen. Setzen Sie einen Termin, etwa alle sechs Monate, um die Regeln mit den Erfahrungen und neuen Werkzeugen abzugleichen.

Vorlage zum Kopieren

Die erste Vorlage erzeugt den Rohentwurf. Die zweite ist das Gerüst der Regeln selbst.

Du berätst eine kleine Schweizer Anwaltskanzlei mit [Anzahl] Mitarbeitenden. Entwirf eine KI-Richtlinie von höchstens zwei Seiten in einfacher Sprache (Anrede «Sie»).

Gliederung:
1. Zweck und Geltungsbereich
2. Erlaubte und nicht erlaubte Werkzeuge
3. Welche Informationen nie eingegeben werden dürfen
4. Prüfpflicht für Ergebnisse, besonders Quellen, Zahlen und Fristen
5. Freigabe: wer entscheidet, was verwendet werden darf
6. Meldung von Fehlern und Zwischenfällen
7. Schulung und Überprüfung der Regeln
Verwende Platzhalter wie [Name der Verantwortlichen]. Gib keine Rechtsberatung und
nenne keine Gesetzesartikel. Schreibe am Ende: «Fachlich zu prüfen durch [Name].»

Gerüst der Regeln für den Aushang:

KI-Regeln unserer Kanzlei (Stand: [Datum], verantwortlich: [Name])
1. Wir nutzen nur Werkzeuge der Freigabeliste: [Liste].
2. Wir geben keine Mandatsdaten ein, ausser das Werkzeug ist dafür freigegeben.
3. Jedes Ergebnis wird geprüft. Quellen, Zahlen und Fristen immer im Original.
4. Wir nennen keine KI-Quellen in Eingaben, die wir nicht selbst gefunden haben.
5. Bei Unsicherheit fragen wir [Name], bevor wir etwas eingeben.
6. Fehler melden wir sofort. Niemand wird dafür bestraft.

Passen Sie die Platzhalter an und kürzen Sie, was nicht zu Ihrem Alltag gehört. Der Aushang soll auf eine Seite passen.

Worauf Sie achten müssen

• Fachliche Prüfung: Die Vorlage ist ein Gerüst. Das Berufsgeheimnis ist im Strafgesetzbuch geregelt (Art. 321 StGB), und das Datenschutzgesetz (DSG) gilt zusätzlich. Lassen Sie den Text für Ihre Kanzlei prüfen.
• Nicht zu streng, nicht zu lasch: Totalverbote werden umgangen, ohne Regeln entstehen Risiken. Bessere Regeln sind einfach und anwendbar.
• Verantwortung bleibt beim Menschen: Auch wenn eine KI geholfen hat, haftet die Person, die das Ergebnis verwendet.
• Freigabeliste pflegen: Werkzeuge ändern ihre Bedingungen. Prüfen Sie die Liste regelmässig.
• Kein Ersatz für Verträge: Die Richtlinie ersetzt weder Arbeitsverträge noch Vereinbarungen mit Anbietern.
• Mitarbeitende einbeziehen: Wer mitgestalten darf, hält sich eher daran.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Kanzlei in Bern mit sechs Mitarbeitenden stellt bei einer anonymen Umfrage fest, dass drei Personen privat angemeldete KI-Programme für Textarbeiten nutzen. Niemand wusste vom anderen. Die Kanzleileitung entwirft mit der Vorlage eine einseitige Regelung.

In der Teamsitzung spielen sie drei Fälle durch. Beim ersten, einer Zusammenfassung eines Vertrags mit Namen, sind sich alle einig: nicht ohne Freigabe. Beim zweiten, einem Entwurf für eine Neujahrskarte, ist es unkritisch. Beim dritten, einer Übersetzung aus dem Mandat, entsteht Streit. Die Leitung erweitert die Regel und lässt die Passage zum Berufsgeheimnis von einer externen Fachperson prüfen. Ein halbes Jahr später passen sie die Freigabeliste an.

So hilft Ihnen Alpasana

Regeln wirken, wenn das Team sie versteht. Linup bietet dafür den Online-Kurs KI sicher am Arbeitsplatz an. Er umfasst acht Module mit Quiz, behandelt den Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen und dauert laut Beschreibung zwei bis drei Stunden ohne Technikkenntnisse.

Pro Person erhalten Sie ein Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation, dazu eine Nachweismappe mit Abschlussdatum und Zertifikats-ID. Für Teams gibt es Einladungen, Erinnerungen und einen Firmen-Rapport als PDF. Der Kurs ersetzt keine Kanzlei-spezifische Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine KI-Richtlinie sein?

Ein bis zwei Seiten sind genug. Eine ausführlichere Fassung liest niemand, eine Seite zum Aushängen wird beachtet.

Müssen wir die Mandantschaft über unsere KI-Nutzung informieren?

Das hängt von Ihrem Mandatsverhältnis und der Art der Nutzung ab. Klären Sie die Frage mit einer fachkundigen Person und halten Sie das Ergebnis in Ihren Regeln fest.

Reicht die Richtlinie als Absicherung?

Sie ist eine wichtige Grundlage, aber nur mit Schulung und Kontrolle wirksam. Allgemeine Hinweise finden Sie unter KI-Richtlinie für KMU.