Fristen in der Kanzlei: KI-Ausgaben sicher kontrollieren

Das Problem

Im Sekretariat einer Kanzlei treffen jeden Tag Schreiben von Gerichten, Behörden und Gegenparteien ein. In vielen steht irgendwo ein Datum, bis zu dem etwas geschehen muss. Wer eine solche Frist übersieht oder falsch einträgt, riskiert im schlimmsten Fall, dass ein Recht verloren geht. Das ist für die Mandantschaft schmerzhaft und für die Kanzlei teuer.

Da liegt der Gedanke nahe, eine KI die Schreiben lesen und die Fristen herausziehen zu lassen. Das spart Zeit, und oft klappt es auch. Doch eine KI kann sich verlesen, ein Datum falsch zuordnen oder eine Angabe schlicht erfinden. Man nennt das «Halluzination»: Das Programm liefert einen glaubwürdig klingenden Satz, der nicht stimmt.

Entscheidend ist deshalb nicht, ob Sie die KI einsetzen, sondern wie Sie ihre Ausgabe kontrollieren. Diese Seite zeigt einen einfachen Ablauf, bei dem die KI nur vorschlägt und Menschen bestätigen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rollen festlegen. Bestimmen Sie, wer erfasst und wer prüft. Die Person, die den Vorschlag der KI übernimmt, darf ihn nicht allein bestätigen. Die zweite Person ist jemand anderes (Vier-Augen-Prinzip, also zwei Personen schauen unabhängig hin).

1. Nur zulässige Dokumente verwenden. Klären Sie vorher, welches KI-Werkzeug Ihre Kanzlei für Mandatsunterlagen nutzen darf. Im Zweifel arbeiten Sie mit einem Auszug ohne Namen. Mehr dazu lesen Sie unter Anwaltsgeheimnis und KI.

1. Schreiben bereitstellen. Kopieren Sie nur den Textteil mit Datumsangaben, oder laden Sie das Schreiben in das freigegebene Werkzeug. Entfernen Sie unnötige persönliche Angaben.

1. Fristen als Vorschlag erfassen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Die KI soll jede Fundstelle wörtlich zitieren, damit Sie sie im Original nachschlagen können.

1. Jede Fundstelle im Original suchen. Öffnen Sie das Schreiben und suchen Sie den zitierten Satz. Stimmt er wörtlich? Wenn nicht, streichen Sie den Vorschlag.

1. Beginn und Zustellung klären. Wann die Frist zu laufen beginnt, hängt oft vom Tag der Zustellung ab. Dieses Datum entnehmen Sie dem Original, dem Couvert oder der Sendungsverfolgung, nicht der KI.

1. Frist durch die zuständige Person berechnen lassen. Die rechtliche Berechnung, also Fristende, Feiertage und Besonderheiten des Verfahrens, nimmt die Anwältin oder der Anwalt vor. Die KI liefert höchstens eine Gedankenstütze.

1. Im Fristenkalender eintragen und gegenzeichnen. Tragen Sie die Frist ein, vermerken Sie die Fundstelle und lassen Sie die zweite Person mit Kürzel bestätigen. Richten Sie eine Vorwarnung ein, etwa eine Woche vorher.

1. Stichproben dokumentieren. Vermerken Sie in einer kleinen Liste, wo die KI falsch lag. Nach einigen Wochen sehen Sie, welche Schreiben heikel sind.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt das Sekretariat einer Schweizer Anwaltskanzlei. Lies den folgenden Auszug aus einem Schreiben.

Aufgabe: Nenne alle Datumsangaben, die eine Frist, einen Termin oder eine Handlung betreffen.
Gib sie als Tabelle aus mit den Spalten:
1. Wörtliches Zitat (genau der Satz aus dem Text)
2. Genannte Frist oder Datum
3. Was ist zu tun?
4. Unsicherheit (Ja/Nein, mit Begründung)

Regeln: Erfinde nichts. Berechne keine Fristen selbst. Wenn eine Angabe unklar ist
oder das Datum der Zustellung fehlt, schreibe «unklar».
Schreibe am Ende: «Von einer Person im Original zu prüfen.»

Auszug: [Text des Schreibens ohne Namen und Aktenzeichen einfügen]

Passen Sie die Vorlage an Ihre Verfahrensarten an, etwa indem Sie weitere Begriffe wie «innert», «bis spätestens» oder «Gelegenheit zur Stellungnahme» als Suchhilfe angeben.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis: Anwältinnen und Anwälte unterliegen einer Schweigepflicht, die im Strafgesetzbuch geregelt ist (Art. 321 StGB). Nutzen Sie nur Werkzeuge, die Ihre Kanzlei dafür geprüft hat. Im Zweifel klären Sie den Einzelfall fachlich ab.
• Halluzinationen: KI kann Daten erfinden oder Zahlen vertauschen. Deshalb gehört das wörtliche Zitat in jede Ausgabe.
• Fristenberechnung ist Fachsache: Welche Tage mitzählen, hängt vom Verfahren ab. Verlassen Sie sich nicht auf eine KI-Berechnung.
• Bild- und Scanqualität: Bei schlecht gescannten Schreiben liest die KI Ziffern falsch (aus einer 3 wird eine 8). Prüfen Sie Zahlen besonders sorgfältig.
• Kein Ersatz für den Kalender: Die Fristenkontrolle der Kanzlei bleibt bestehen. Die KI ist eine zusätzliche Hilfe, keine neue Instanz.
• Fehlerkultur: Wer einen KI-Fehler meldet, soll dafür gelobt werden. Nur so lernt das Team.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer kleinen Kanzlei in Olten erfasst die Sekretärin Frau Keller täglich bis zu zehn eingehende Schreiben. Früher übertrug sie Fristen von Hand in den Kalender. An einem hektischen Montag hat sie sich bei einem Datum verlesen, was zum Glück am Abend von der Anwältin entdeckt wurde.

Seither geht sie so vor: Die KI listet die Fristfundstellen mit Zitat auf, Frau Keller prüft jede im Original, und die Anwältin berechnet das Fristende. Die zweite Kontrolle erfolgt mit Kürzel im Kalender. Nach einem Monat zeigt ihre Fehlerliste: Die KI hat zweimal ein Datum aus einem Briefkopf als Frist gelesen. Das Team ergänzt die Vorlage um den Satz «Ignoriere Briefdatum und Druckdatum». Seither tritt der Fehler nicht mehr auf.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit nicht nur eine Person im Team weiss, wie man KI-Ausgaben kontrolliert, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Sie lernen dort, KI für Verwaltung, Kommunikation und Analyse einzusetzen und Ergebnisse sowie Unternehmensdaten sorgfältig zu behandeln. Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug ist Teil der Lerninhalte.

Der Kurs läuft online im eigenen Tempo und endet mit einem überprüfbaren Abschluss. Für Teams gibt es eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen. Eine rechtliche Beratung zu Ihrem Berufsgeheimnis ersetzt er nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Schreiben mit Namen in ein KI-Werkzeug laden?

Das hängt vom Werkzeug und von den Vereinbarungen Ihrer Kanzlei ab. Klären Sie das zuerst mit der Kanzleileitung. Wenn nichts Geprüftes vorliegt, arbeiten Sie mit Auszügen ohne Namen und Aktenzeichen.

Reicht es, wenn die KI «Ja, alles erfasst» schreibt?

Nein. Eine solche Aussage ist keine Kontrolle. Verlangen Sie immer die wörtliche Fundstelle, und prüfen Sie sie im Original.

Wie oft sollte die Kanzlei die Methode überprüfen?

Schauen Sie nach den ersten Wochen auf Ihre Fehlerliste und danach mindestens einmal pro Quartal. Ändert sich das Werkzeug oder die Vorlage, prüfen Sie wieder von vorne. Eine Hilfe dazu ist die Vorlage für KI-Regeln in der Kanzlei.