Anwaltsakten mit KI zusammenfassen und Fundstellen sichern

Das Problem

Ein Mandat übernehmen, einen Ordner mit dreihundert Seiten erhalten und bis Donnerstag wissen, worum es geht. Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Protokolle, Fotos. Alles liegt durcheinander, vieles ist doppelt vorhanden, manches ist gescannt.

Wer eine Akte nur linear durchliest, braucht viel Zeit. Wer sie überfliegt, übersieht Details, die später entscheidend sein können. Und wenn ein Dokument im Schriftsatz zitiert wird, muss man es auch wiederfinden.

Eine KI kann beim Strukturieren helfen: Sie liest abschnittsweise, fasst zusammen und listet Aussagen auf. Das spart Zeit, hat aber Grenzen. Sie kann Dinge falsch wiedergeben oder weglassen. Und bei Akten gilt die Schweigepflicht, die den Einsatz von KI-Diensten einschränkt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zuerst klären, ob KI erlaubt ist. Prüfen Sie, ob Mandantschaft, Kanzleiregeln und Berufsgeheimnis den Einsatz zulassen. Näheres steht unter Anwaltsgeheimnis und KI. Im Zweifel arbeiten Sie nur mit anonymisierten Auszügen.

1. Akte vorbereiten. Sortieren Sie nach Art: Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Gutachten. Benennen Sie Dateien eindeutig, zum Beispiel «Dok 012, Brief vom 03.03.2025». Gescannte Dokumente brauchen eine Texterkennung (OCR, die Umwandlung von Bild in Text).

1. Schutzbedürftige Angaben entfernen. Ersetzen Sie Namen, Adressen und Firmennamen durch Kürzel wie «Partei A». Eine Liste mit der Zuordnung bleibt bei Ihnen.

1. Dokument für Dokument zusammenfassen. Geben Sie jeweils ein Dokument mit der Vorlage unten ein. Verlangen Sie, dass jede Aussage mit Seitenzahl oder Absatz belegt wird.

1. Fundstellen im Original prüfen. Schlagen Sie jede wichtige Fundstelle nach. Wenn eine Aussage nicht auffindbar ist, streichen Sie sie.

1. Zwischenergebnisse zusammenführen. Bauen Sie eine Übersicht mit den wichtigsten Punkten: Sachverhalt, Fristen, Beteiligte, Widersprüche, offene Fragen. Für den zeitlichen Ablauf hilft Chronologie erstellen.

1. Namen wieder einsetzen. Erst in Ihrem eigenen System ersetzen Sie die Kürzel durch die echten Angaben.

1. Ablage dokumentieren. Halten Sie fest, welches Werkzeug, welche Dokumente und welche Prüfung stattgefunden haben.

Vorlage zum Kopieren

Du bist juristische Mitarbeiterin in einer Schweizer Kanzlei. Fasse das folgende Dokument für die interne Aktenübersicht zusammen.

Dokument: [Bezeichnung, z. B. «Dok 012, Brief Partei A an Partei B, 03.03.2025»]
Text: [anonymisierten Text einfügen]

Liefere:
1. Zusammenfassung in höchstens 8 Sätzen
2. Wichtige Aussagen als Liste, jede mit Fundstelle (Seite oder Absatz)
3. Genannte Daten, Fristen und Beträge (CHF)
4. Unklarheiten oder Widersprüche im Dokument
5. Fragen, die geprüft werden sollten
Verwende nur Informationen aus dem Text. Wenn etwas nicht steht, schreibe «nicht im Dokument». Keine rechtliche Würdigung.

Nach der Eingabe jedes Dokuments sichern Sie die Antwort in Ihrer Akte, bevor Sie das nächste einfügen.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis: Anwältinnen und Anwälte unterliegen der Schweigepflicht (Art. 321 StGB und Anwaltsgesetz). Ob und wie ein KI-Dienst eingesetzt werden darf, hängt von Vertrag, Standort und Einwilligung ab.
• Auslassungen: KI-Zusammenfassungen können wichtige Details weglassen. Lesen Sie kritische Passagen immer selbst.
• Zahlen und Daten: Beträge, Daten und Fristen müssen im Original geprüft werden. Fehler schleichen sich leicht ein.
• Lange Dokumente: Bei sehr langen Texten verlieren Modelle gelegentlich den Überblick. Arbeiten Sie in Abschnitten.
• Scan-Qualität: Schlechte OCR führt zu falschen Zeichen und Zahlen. Kontrollieren Sie gescannte Dokumente stichprobenartig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Rechtsanwältin in Luzern übernimmt einen Baustreit mit rund fünfzehn Ordnern. Sie anonymisiert die zentralen Schreiben, lässt jedes mit der Vorlage zusammenfassen und führt die Ergebnisse in einer Tabelle zusammen.

Bei der Kontrolle fällt ihr auf, dass eine Zusammenfassung einen Termin um eine Woche verschoben hat. Die Prüfung am Original deckt den Fehler auf. Dank der Fundstellen findet sie Belege für ihre Argumentation rasch wieder. Der Gewinn: Statt zwei Tagen Vorarbeit sind es einer, und die Unterlagen für den Schriftsatz sind übersichtlich.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kursbereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort gibt es Kurse zur nicht-juristischen Strukturierung von Vertragsdokumenten, zu Qualitätsprüfung und betrieblichen KI-Richtlinien. Sie üben dort an Praxisaufgaben, Texte zu ordnen und Ergebnisse systematisch zu prüfen.

Die Kurse laufen online im eigenen Tempo mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss. Eine Rechtsberatung zu Berufsgeheimnis und Haftung ersetzen sie nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Mandatsakten in ein öffentliches KI-Werkzeug laden?

Das ist heikel. Ohne Anonymisierung und ohne geeignete Vereinbarungen ist es in der Regel nicht empfehlenswert. Klären Sie das im Einzelfall mit Ihrem Anwaltsverband oder Ihrer Aufsichtsbehörde.

Wie lange soll ich Zwischenergebnisse aufbewahren?

Bewahren Sie sie so lange auf wie die zugehörige Akte, und behandeln Sie sie auch so vertraulich wie das Original. Löschen Sie Entwürfe im KI-Dienst, sobald sie in Ihrer Akte gesichert sind.

Kann die KI auch Urteile aus der Akte zitieren?

Sie kann auflisten, welche Urteile in den Dokumenten genannt werden. Dass diese tatsächlich existieren und das sagen, was behauptet wird, müssen Sie selbst prüfen. Mehr dazu unter Erfundene Urteile erkennen.