Kanzleidokumente vor der KI-Nutzung anonymisieren

Das Problem

Sie möchten eine KI nutzen, um einen Text aus einem Mandat zusammenzufassen oder umzuformulieren. Doch das Dokument enthält Namen, Adressen und Details, die niemand ausserhalb der Kanzlei lesen soll. Also entfernen Sie die Namen. Ist damit alles in Ordnung?

Oft nicht. Ein Satz wie «Der 58-jährige Geschäftsführer der einzigen Garage im Dorf wurde am 12. März entlassen» enthält keinen Namen, und doch weiss im Dorf jeder, wer gemeint ist. Fachleute sprechen von indirekter Identifikation: Eine Person wird nicht durch den Namen, sondern durch die Kombination von Angaben erkennbar.

Wer Dokumente vor der KI-Nutzung anonymisieren will, braucht deshalb eine feste Routine. Sie schützt die Mandantschaft und die Kanzlei, denn für Anwältinnen und Anwälte gilt das Berufsgeheimnis.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck klären. Fragen Sie sich zuerst: Brauche ich für diese Aufgabe überhaupt die Einzelheiten? Oft genügt der Ablauf ohne Personenbezug. Je weniger Sie eingeben, desto sicherer.

1. Kopie anlegen. Arbeiten Sie nie im Original. Speichern Sie eine Arbeitskopie und beschriften Sie sie klar als «anonymisiert».

1. Direkte Angaben ersetzen. Ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, AHV-Nummern, Kontonummern und Aktenzeichen durch Platzhalter wie «Person A», «Firma B», «Ort C». Verwenden Sie für dieselbe Person immer denselben Platzhalter, damit der Text verständlich bleibt.

1. Indirekte Angaben suchen. Prüfen Sie Beruf, Funktion, Alter, Wohnort, Daten, Beträge, besondere Ereignisse und Branchenbesonderheiten. Machen Sie sie unschärfer: «58 Jahre» wird zu «ältere Person», «12. März» zu «im Frühjahr», «Garage im Dorf» zu «Gewerbebetrieb».

1. Dateiinformationen entfernen. Bei Word- und PDF-Dateien können Autorname, Kommentare und frühere Fassungen versteckt mitgespeichert sein. Kopieren Sie lieber den reinen Text in ein neues Dokument.

1. Eine KI als Suchhilfe nur lokal oder freigegeben nutzen. Wer Namen mit einer KI aufspüren lässt, gibt dieser dafür das ungeschützte Dokument. Machen Sie das nur in einem Werkzeug, das Ihre Kanzlei dafür freigegeben hat, sonst suchen Sie von Hand.

1. Zweite Person liest gegen. Bitten Sie jemanden, der den Fall nicht kennt, den Text zu lesen. Kann diese Person erraten, wer gemeint ist, anonymisieren Sie weiter.

1. Entscheiden und festhalten. Notieren Sie, was Sie wohin gegeben haben und wer freigegeben hat. Im Zweifel bleibt das Dokument draussen.

1. Ergebnis zurückübersetzen. Setzen Sie Namen erst im Kanzleisystem wieder ein, nicht im KI-Werkzeug. Die Zuordnungsliste («Person A = …») bewahren Sie getrennt auf.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Auftrag dient der Kontrolle eines bereits bearbeiteten Textes, nicht dem Original. Verwenden Sie ihn nur in einem freigegebenen Werkzeug.

Du prüfst einen Text, den eine Anwaltskanzlei anonymisiert hat. Der Text enthält nur Platzhalter wie «Person A».

Aufgabe: Nenne alle Stellen, an denen eine reale Person, Firma oder ein Ort trotzdem
erkennbar sein könnte. Achte auf:
- Namen oder Namensteile, Adressen, Nummern
- seltene Berufe, Funktionen, Alter, Daten, Beträge
- Kombinationen von Angaben, die zusammen eindeutig sind

Gib eine Tabelle aus: Textstelle | Warum erkennbar? | Vorschlag zur Verallgemeinerung.
Erfinde keine Namen. Wenn du nichts findest, schreibe «keine Auffälligkeit erkannt» und
weise darauf hin, dass eine Person gegenlesen muss.

Text: [anonymisierten Text einfügen]

Passen Sie den Auftrag an Ihr Rechtsgebiet an. Bei Familien- oder Strafsachen sind kleine Details besonders verräterisch, bei Handelssachen eher Beträge und Produktnamen.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis: Die Schweigepflicht der Anwaltschaft ist im Strafgesetzbuch verankert (Art. 321 StGB). Auch bei vermeintlich anonymisierten Texten klären Sie den Einzelfall fachlich ab.
• Datenschutzgesetz: Das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) schützt Angaben, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen. Bestimmbar ist, wer sich mit vernünftigem Aufwand erkennen lässt. Lesen Sie dazu die Hinweise des Datenschutzbeauftragten (EDÖB).
• Pseudonymisiert ist nicht anonym: Wer mit einer Zuordnungsliste die Namen zurückholen kann, hat nur pseudonymisiert. Das ist besser als nichts, aber kein Freipass. Mehr dazu unter Anonymisieren und Pseudonymisieren einfach erklärt.
• Vollautomatisches Schwärzen: Programme übersehen Namen in Tabellen, Kopfzeilen oder Fussnoten. Verlassen Sie sich nie allein darauf.
• Bilder und Scans: Ein gescanntes PDF kann Namen als Bild enthalten, die kein Textfilter findet.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Kanzlei in Baden möchte der Substitut eine Sachverhaltsschilderung zu einem Arbeitsstreit mit einer KI straffen lassen. Er ersetzt zuerst alle Namen. Beim Gegenlesen sagt die Sekretärin: «Das ist doch eindeutig der Fall aus dem Kleinbetrieb im Nachbardorf.» Was verriet es? Die genaue Branche, das Alter der Angestellten, das Kündigungsdatum und die Zahl der Mitarbeitenden.

Der Substitut macht alle vier Angaben gröber und lässt die Fassung nochmals gegenlesen. Nun ist niemand mehr erkennbar. Die gestraffte Fassung kommt zurück und wird im Kanzleisystem mit den echten Angaben ergänzt. Der Aufwand betrug zehn Minuten mehr als ohne Prüfung, und die Mandantin ist geschützt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer das Anonymisieren im Team einüben will, findet bei absofort passende Praxiskurse. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind Kurse zu Bürokommunikation, Phishing, Deepfakes und betrieblichen KI-Richtlinien sowie Praxisaufgaben mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss beschrieben.

Wählen Sie den Kurs, der zu Ihrer Arbeitsaufgabe passt. Rechtsberatung zum Berufsgeheimnis ersetzt das nicht. Die verbindliche Einordnung bleibt Sache der Kanzleileitung.

Häufige Fragen

Reicht es, den Namen durch «Mandant» zu ersetzen?

Meist nicht. Entscheidend sind auch Ort, Alter, Beruf, Daten und Beträge. Prüfen Sie, ob eine Bekannte der Person sie am Text erkennen würde.

Darf ich anonymisierte Texte in jedes KI-Werkzeug geben?

Auch anonymisierte Texte können vertraulich sein, etwa Geschäftsgeheimnisse. Halten Sie sich an die Vorgaben Ihrer Kanzlei und prüfen Sie, wie das Werkzeug mit Eingaben umgeht.

Gibt es ein Programm, das das automatisch macht?

Es gibt Hilfsmittel, die Namen markieren. Sie ersetzen die menschliche Kontrolle nicht. Wie Sie Werkzeuge vergleichen, lesen Sie bei KI-Werkzeuge für Kanzleien auswählen.