Beweismittelverzeichnis mit KI vorbereiten

Das Problem

Ein Schriftsatz verweist auf Dutzende Anlagen: Verträge, E-Mails, Rechnungen, Fotos, Protokolle. Jede muss im Text mit der richtigen Nummer genannt werden, und am Ende liegt ein Verzeichnis bei. Wer kurz vor der Eingabefrist noch eine Anlage einfügt, verschiebt die Nummern, und plötzlich zeigt «act. 12» auf das falsche Dokument.

Solche Fehler sind peinlich und können Zeit kosten, weil die Gegenseite oder das Gericht nachfragen muss. Dazu kommen Doppelablagen, uneinheitliche Bezeichnungen und fehlende Datumsangaben.

Ein sauberes Verzeichnis beginnt nicht beim Formatieren, sondern bei der Ordnung: eine eindeutige Nummer je Dokument, einheitliche Titel, Datum und Herkunft. KI kann beim Erfassen und Formatieren helfen und Auffälligkeiten melden, etwa doppelte Titel. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Verweise bleibt bei der Anwältin oder dem Anwalt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Vorgaben. Welche Form verlangt das Gericht oder die Gegenseite, und wie bezeichnen Sie Beilagen in diesem Verfahren? Massgebend sind die jeweiligen Verfahrensvorschriften. Bei Unsicherheit fragen Sie die Kanzleileitung.

1. Sammeln Sie alle Dokumente in einem Ordner. Doppelte Versionen räumen Sie zuerst auf. Legen Sie fest, welche Fassung gilt.

1. Vergeben Sie feste Nummern. Erst wenn die Reihenfolge feststeht, vergeben Sie sie, und vermerken Sie sie im Dateinamen. Spätere Dokumente erhalten Zusatznummern statt die Reihenfolge zu verschieben, wenn es das Verfahren zulässt.

1. Erfassen Sie die Angaben in einer Tabelle. Nummer, Titel, Datum, Art (Vertrag, E-Mail, Foto), Seitenzahl, Fundstelle in der Akte, Bemerkung. Tippen Sie die Daten selbst ein oder übernehmen Sie sie aus der Dateiliste.

1. Anonymisieren Sie für die KI. Namen und Details, die die KI für das Formatieren nicht braucht, ersetzen Sie durch Platzhalter. Beachten Sie das Berufsgeheimnis, siehe Anwaltsgeheimnis und KI.

1. Lassen Sie die KI das Verzeichnis formatieren. Sie vereinheitlicht Titel, sortiert und weist auf doppelte oder fehlende Angaben hin. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Prüfen Sie die Verweise im Schriftsatz. Gehen Sie jeden Verweis von Hand durch: Stimmt die Nummer, stimmt das Dokument, stimmt die Seitenangabe? Das ist der wichtigste Schritt.

1. Sperren Sie die Nummern. Nach der Kontrolle werden keine Nummern mehr verändert. Spätere Änderungen werden dokumentiert.

1. Legen Sie das Verzeichnis zur Akte. Mit Datum und dem Namen der prüfenden Person.

Spalten des Verzeichnisses

Vorlage zum Kopieren

Du bist Assistent für Aktenordnung in einer Schweizer Kanzlei.
Ich gebe dir eine Liste von Dokumenten (anonymisiert) mit Nummer,
Titel, Datum und Art.
Formatiere daraus ein Beweismittelverzeichnis als Tabelle mit den
Spalten: Nr. | Titel | Datum | Art | Seiten | Bemerkung.
Vereinheitliche die Schreibweise der Titel und das Datumsformat
(TT.MM.JJJJ), ohne Inhalte zu verändern oder zu ergänzen.
Liste danach separat: (1) doppelte oder sehr ähnliche Titel,
(2) fehlende Angaben, (3) Dokumente, deren Datum nicht zur
Reihenfolge passt.
Erfinde keine Daten und gib keine rechtliche Einschätzung ab.
Liste: [Dokumentliste einfügen]

Passen Sie Spalten und Datumsformat an die Praxis Ihrer Kanzlei an. Die Fehlerliste dient als Kontrollhilfe, nicht als Beweis für Vollständigkeit.

Worauf Sie achten müssen

• Berufsgeheimnis: Anwältinnen und Anwälte unterliegen dem Berufsgeheimnis (siehe Strafgesetzbuch und Anwaltsgesetz). Laden Sie Akten nur in Werkzeuge, die Ihre Kanzlei dafür freigegeben hat, und anonymisieren Sie, soweit möglich. Fachliche Beurteilung im Einzelfall bleibt Sache der Kanzlei.
• Verweise von Hand prüfen: KI kann Nummern verwechseln oder Zeilen verschieben. Jede Zuordnung kontrollieren Sie.
• Formvorschriften: Was das Gericht verlangt, entnehmen Sie dem Verfahrensrecht und den Vorgaben des Gerichts, nicht der KI.
• Versionen: Prüfen Sie, dass das richtige Dokument in der richtigen Fassung beiliegt.
• Nachvollziehbarkeit: Halten Sie fest, wer das Verzeichnis wann geprüft hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer kleinen Kanzlei in Olten bereitet eine Anwältin eine Klage mit 47 Anlagen vor. Beim letzten Entwurf wurde eine Anlage eingeschoben, und im Text stimmen drei Verweise nicht mehr.

Die Assistentin legt die Dokumente in einen Ordner, nummeriert sie neu und erfasst die Angaben in einer Tabelle. Die KI formatiert die Tabelle und meldet zwei doppelte Titel und ein fehlendes Datum. Danach geht die Anwältin jeden Verweis im Schriftsatz durch und korrigiert zwei Stellen.

Am Ende liegt ein einheitliches Verzeichnis bei, und die Kontrolle ist dokumentiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Absofort bietet Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben, darunter die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten. Sie üben dort den verantwortungsvollen Einsatz von KI mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Juristische Beratung oder Prozessführung gehören nicht zum Angebot. Der Kurs hilft beim Ordnen und Strukturieren, nicht beim Rechtlichen.

Häufige Fragen

Kann die KI die Verweise im Schriftsatz automatisch aktualisieren?

Technisch können Werkzeuge Verweise ändern, aber Fehler sind möglich. Prüfen Sie jeden Verweis von Hand, besonders kurz vor der Eingabe. Bessere Ordnung entsteht durch feste Nummern von Anfang an.

Darf ich Aktenkopien in ein KI-Werkzeug laden?

Das hängt vom Werkzeug und von den Regeln Ihrer Kanzlei ab. Verwenden Sie nur freigegebene Lösungen und anonymisieren Sie. Mehr dazu: Dokumente anonymisieren.

Wie gehe ich mit E-Mails oder Chats als Beweismittel um?

Erfassen Sie sie mit Datum und Absender als eigene Einträge und halten Sie die Fundstelle fest. Wie sie vorgelegt werden müssen, bestimmt das Verfahren.

Hilft das auch bei der Chronologie?

Ja, ein gutes Verzeichnis ist die Grundlage. Wie Sie Ereignisse ordnen, steht unter Chronologie erstellen.