Markenstimme mit KI treffen: Leitfaden für Kundentexte

Das Problem

Ein Kunde, zum Beispiel eine Bäckerei mit drei Filialen, hat einen unverwechselbaren Ton: herzlich, ein wenig humorvoll, mit Schweizer Wörtern. Für Newsletter, Social-Media-Beiträge und die Website schreiben bei Ihnen verschiedene Personen. Sobald eine KI dazukommt, wird es unruhig: Mal klingt der Text nach Werbeprospekt, mal nach Amtsbrief, mal nach deutscher Pressemitteilung.

Das ist nicht überraschend. Eine KI kennt Ihren Kunden nicht. Sie schreibt so, wie es in ihren Trainingsdaten häufig vorkommt: freundlich, glatt und ziemlich austauschbar. Wer nur «schreibe locker» eingibt, bekommt bei jedem Versuch etwas anderes.

Die Markenstimme (auf Englisch «Brand Voice») ist die erkennbare Art, wie eine Marke spricht: Wortwahl, Satzlänge, Anrede, Humor, was sie nie sagen würde. Gelingt es, diese Stimme in Worte zu fassen, wird die KI zum brauchbaren Entwurfshelfer.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Echte Texte sammeln. Legen Sie fünf bis acht Texte bereit, die der Kunde selbst gut findet: Website, Newsletter, Beiträge, Antworten an Kunden. Nur freigegebene, öffentliche Texte.

1. Stil beschreiben lassen. Geben Sie der KI diese Texte und lassen Sie die Merkmale beschreiben: Anrede (Sie oder du), Satzlänge, typische Wörter, Humor, Umgang mit Zahlen, Schweizer Eigenheiten.

1. Profil von Hand überarbeiten. Streichen Sie, was nicht stimmt, ergänzen Sie, was fehlt. Wichtig ist eine Liste mit «Wir sagen» und «Wir sagen nie».

1. Positive und negative Beispiele wählen. Nehmen Sie zwei Beispielsätze, die genau passen, und zwei, die nicht passen sollen. Das steuert die KI stärker als lange Beschreibungen. Mehr dazu: Schreibstil mit Beispiel vorgeben.

1. Profil bei jedem Auftrag mitgeben. Speichern Sie das Stilprofil als feste Textvorlage für diesen Kunden. Fügen Sie es in jede neue Anfrage ein, auch in einem neuen Chat, denn die KI erinnert sich nicht zuverlässig.

1. Entwurf prüfen. Vergleichen Sie jeden Text mit der Prüfliste unten. Lesen Sie ihn laut. Was holprig oder fremd klingt, schreiben Sie um.

1. Freigabe einholen. Der Kunde sieht Texte vor der Veröffentlichung. Ein Weg dafür steht in Kundenfreigabe bei KI-Inhalten.

1. Profil pflegen. Notieren Sie nach jeder Freigabe, was der Kunde geändert hat. Übernehmen Sie das ins Profil. Nach einigen Runden stimmt es sehr gut.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Vorlage erstellen Sie ein Stilprofil aus freigegebenen Texten.

Analysiere die folgenden Texte meines Kunden [Name/Branche, z. B. Bäckerei in Aarau] und beschreibe seine Markenstimme für Schweizer Hochdeutsch.

Texte (nur öffentliche, freigegebene Texte):
[Text 1]
[Text 2]
[Text 3]

Gib mir:
1. Anrede und Ton (Sie/du, Nähe, Humor) in 3 Sätzen
2. Satzlänge und Aufbau (kurz/lang, Aufzählungen, Fragen)
3. 10 typische Wörter oder Wendungen
4. «Wir sagen nie»: 10 Dinge, die nicht zum Stil passen
5. Schweizer Besonderheiten (z. B. «ss» statt «ß», Begriffe wie Znüni, Velo)
6. Zwei kurze Beispieltexte im selben Stil zu [Thema]

Stütze dich nur auf die Texte oben. Wenn Angaben fehlen, schreibe «aus den Texten nicht erkennbar».

Setzen Sie die Texte des Kunden ein. Das fertige, überarbeitete Profil kopieren Sie künftig an den Anfang jedes Auftrags.

Worauf Sie achten müssen

• Fremde Texte: Verwenden Sie als Stilvorlage nur Texte, die der Kunde selbst verfasst hat oder die Sie nutzen dürfen. Texte von Mitbewerbern gehören nicht hinein, das wäre auch fachlich ein falscher Stil.
• Durchschnittston: KI neigt zu glatten Phrasen. Streichen Sie Floskeln wie «in der heutigen schnelllebigen Welt».
• Erfundene Angaben: Die KI darf keine Preise, Öffnungszeiten oder Zitate ergänzen. Diese Angaben kommen aus Kundenunterlagen.
• Vertraulichkeit: Geben Sie keine internen Dokumente oder Kundendaten in KI-Dienste, sondern nur, was öffentlich ist oder was der Kunde dafür freigegeben hat.
• Stil ändert sich: Marken entwickeln sich weiter. Bitten Sie den Kunden einmal im Jahr, das Profil zu bestätigen.
• Kennzeichnung: Ob und wie KI-Unterstützung im Text erwähnt wird, vereinbaren Sie mit dem Kunden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Agentur in Lenzburg betreut eine Bäckerei mit drei Filialen. Bisher klingen die Newsletter je nach Autorin anders. Die Projektleiterin sammelt sechs frühere Newsletter, die die Inhaberin gut fand, und lässt mit der Vorlage ein Stilprofil erstellen.

Die KI erkennt zum Beispiel die Anrede «Sie», kurze Sätze und einen Hang zu Backwaren-Wortspielen. Die Inhaberin ergänzt bei «Wir sagen nie»: keine Ausrufezeichen am Satzende, kein «Schnäppchen». Mit dem Profil entstehen die nächsten Newsletter-Entwürfe. Die Inhaberin ändert in der ersten Runde noch vier Stellen, in der dritten Runde nur noch eine. Das Profil bleibt bei der Agentur als feste Vorlage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn KI-Texte die Stimme eines Kunden treffen sollen, zeigt der Kurs Prompt Engineering, wie Sie Kontext und Format vorgeben sowie Beispiele zur Steuerung einsetzen. Das Stilprofil entwickeln Sie selbst und wenden die Methode darauf an.

Häufige Fragen

Wie lang darf ein Stilprofil sein?

Eine bis zwei Seiten genügen. Längere Profile werden von der KI nicht besser befolgt und von Menschen nicht gelesen. Wichtiger als Länge sind gute Beispiele.

Klappt das auch, wenn der Kunde noch keinen Stil hat?

Ja, dann entwickeln Sie ihn gemeinsam. Lassen Sie den Kunden zwei oder drei vorhandene Texte bewerten («passt», «passt nicht») und leiten Sie daraus das erste Profil ab. Es entsteht ein Vorschlag, den der Kunde bestätigt.

Verrät die KI zu viel, wenn ich Kundentexte einfüge?

Bei öffentlichen Texten ist das Risiko gering. Bei unveröffentlichten Inhalten prüfen Sie die Datenschutzbedingungen des Dienstes und Ihre Vereinbarung mit dem Kunden, bevor Sie etwas einfügen.