Redaktionsplan für Agenturkunden mit KI erstellen

Das Problem

Eine Agentur betreut zwölf Kunden. Jeder hat andere Kanäle: Der eine postet auf LinkedIn, die andere auf Instagram, ein dritter verschickt Newsletter und bloggt. Die Themenideen stecken in E-Mails, Besprechungsnotizen und Köpfen. Jede Woche stellt sich dieselbe Frage: Was veröffentlichen wir wann, und wer hat es freigegeben?

Ein Redaktionsplan ist eine Übersicht, die festhält, welches Thema auf welchem Kanal an welchem Tag erscheint, wer es schreibt und wer es freigibt. Ohne Plan entstehen Lücken, Doppelungen und Hektik. Mit einem guten Plan sehen Sie Engpässe früh.

Eine KI kann aus Stichworten einen ersten Plan entwerfen und Themen auf Kanäle verteilen. Sie kennt aber weder Ihren Kunden noch dessen Saison. Der Plan wird erst gut, wenn Menschen ihn anpassen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Rahmen pro Kunde klären. Notieren Sie Ziele, Zielgruppen, Kanäle, gewünschten Rhythmus (zum Beispiel zwei Beiträge pro Woche) und Freigabeweg. Das Briefing hilft, siehe Kundenbriefing mit KI erstellen.

1. Feste Termine sammeln. Messen, Aktionen, Saisonereignisse, Feiertage, Betriebsferien, Produktstarts und Fristen kommen zuerst in den Plan, weil sie nicht verschiebbar sind.

1. Themen sammeln. Bitten Sie den Kunden um Ideen und ergänzen Sie eigene. Gruppieren Sie sie in Themenfelder wie Angebote, Einblicke, Tipps, Team, Kundenbeispiele.

1. Plan entwerfen lassen. Mit der Vorlage unten bringt die KI die Themen in einen Monatsplan: Datum, Kanal, Thema, Format, Verantwortliche, Freigabetermin.

1. Plan prüfen und anpassen. Passen die Themen zum Kunden? Stimmt der Rhythmus? Sind Feiertage und Termine richtig? Streichen Sie, was nicht passt.

1. Plan mit dem Kunden abstimmen. Senden Sie ihn mit einem Rückmeldetermin. Klären Sie, wer freigibt und wie viel Vorlauf nötig ist.

1. Plan in Ihr Werkzeug übertragen. Übernehmen Sie ihn in Ihr Projekt- oder Kalenderwerkzeug, damit Termine und Zuständigkeiten sichtbar sind.

1. Laufend nachführen. Prüfen Sie wöchentlich: Was ist erschienen, was liegt zurück, welche Rückmeldungen gab es? Passen Sie den nächsten Monat an. Hinweise zur Freigabe: Kundenfreigabe von KI-Inhalten.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Content-Planerin in einer Schweizer Agentur. Erstelle einen Redaktionsplan für einen Monat.

Kunde und Branche: [z. B. Schreinerei, 8 Mitarbeitende, Region Aargau]
Ziele: [z. B. Bekanntheit, Anfragen für Küchen]
Kanäle und Rhythmus: [z. B. LinkedIn 1x pro Woche, Instagram 2x pro Woche, Newsletter 1x pro Monat]
Zielgruppe: [Beschreibung]
Feste Termine im Monat: [Datum und Ereignis, Feiertage, Aktionen]
Themenideen: [Liste]
Freigabe: [wer, mit wie viel Vorlauf]

Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Datum | Kanal | Thema | Format | Kernaussage in einem Satz | Verantwortlich | Freigabe bis.
Verteile die Themen sinnvoll, vermeide Wiederholungen und markiere Lücken.
Erfinde keine Fakten über den Kunden und keine Zahlen. Wo Angaben fehlen, schreibe «[klären]».

Setzen Sie die Angaben Ihres Kunden ein und prüfen Sie Datum, Wochentage und Feiertage selbst, denn das gelingt der KI nicht zuverlässig.

Worauf Sie achten müssen

• Kalenderfehler: KI verwechselt gelegentlich Wochentage und Feiertage, vor allem kantonale. Kontrollieren Sie jedes Datum.
• Zu viel Standard: Allgemeine Themenlisten wirken austauschbar. Fragen Sie nach konkreten Erlebnissen, Fotos und Menschen beim Kunden.
• Kundendaten: Interne Informationen wie Umsatzziele oder Produkteinführungen gehören nur in Werkzeuge, die Ihre Vertraulichkeitszusagen erlauben.
• Werbung und Aussagen: Behauptungen in Beiträgen müssen stimmen. Hinweise zu Werbeaussagen finden Sie in Anzeigentexte mit KI variieren.
• Machbarkeit: Planen Sie nur, was das Team auch produzieren kann. Zu volle Pläne scheitern im Alltag.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Agentur in Zürich betreut eine Schreinerei, ein Café und einen Treuhänder. Jeder Kunde hatte einen eigenen Plan in einer anderen Tabelle. Beim Wechsel einer Mitarbeiterin ging Wissen verloren.

Die Projektleiterin führt eine einheitliche Vorlage ein. Für jeden Kunden fasst sie Rahmen, feste Termine und Themen zusammen und lässt einen Monatsplan entwerfen. Sie korrigiert Termine, streicht Doppelungen und schickt den Plan zur Freigabe. Die Schreinerei ergänzt zwei Projektfotos. Alle Pläne liegen nun im selben Format vor, Lücken fallen früher auf, und neue Teammitglieder finden sich schneller zurecht.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Inhalte planen, schreiben und mit Kunden abstimmen, helfen die Kurse im Bereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort. Sie üben Bürokommunikation mit KI, mehrsprachige Kommunikation, Projektmanagement und Qualitätsprüfung. Dazu gehören Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss.

Die Kurse laufen online im eigenen Tempo. Die Entscheidung, welche Themen zu Ihrem Kunden passen, treffen Sie mit Ihrer Erfahrung.

Häufige Fragen

Wie weit im Voraus soll ich planen?

Ein Monat im Voraus ist für viele Kunden ein guter Rhythmus, mit einem groben Ausblick auf das Quartal. Kurzfristige Themen bleiben flexibel.

Kann die KI auch die Beiträge schreiben?

Ja, als Entwurf. Jeder Beitrag braucht Prüfung und Freigabe. Für eine einheitliche Tonalität lohnt sich ein Stilprofil, siehe Markenstimme mit KI.

Was mache ich, wenn der Kunde nicht reagiert?

Setzen Sie Fristen für Freigaben und halten Sie fest, was passiert, wenn keine Rückmeldung kommt. Das vereinbaren Sie am besten schon im Briefing.