Kundenfreigabe für KI-Inhalte: Checkliste für Agenturen

Das Problem

Eine Agentur erstellt Beiträge, Anzeigen und Webtexte, zunehmend mit KI-Unterstützung. Das geht schneller, erzeugt aber eine neue Frage: Wer prüft, was die KI geschrieben hat, bevor es beim Kunden online geht? Wenn alle annehmen, die andere Person habe geschaut, schlüpft ein Fehler durch: ein falscher Preis, eine erfundene Zahl, ein Satz, der nicht zur Marke passt, ein Bild mit fragwürdigen Rechten.

Solche Fehler fallen auf die Agentur zurück, auch wenn die KI sie «gemacht» hat. Kunden erwarten Verlässlichkeit, nicht Ausreden. Gleichzeitig soll die Freigabe nicht jeden Beitrag um Tage verzögern.

Ein klarer, kurzer Freigabeprozess löst das: Rollen, Reihenfolge, Checkliste und schriftliche Bestätigung. Er gilt für alle Inhalte, nicht nur für KI-Inhalte, ist aber bei KI wichtiger, weil Fehler plausibel klingen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie die Rollen fest. Wer erstellt, wer prüft intern (Fakten, Sprache, Marke), wer gibt auf Kundenseite frei? Nennen Sie Namen und Stellvertretungen.

1. Klären Sie die Einstufung der Inhalte. Einfache Beiträge (z. B. Standard-Post) brauchen weniger Stufen als heikle (Preise, Versprechen, Gesundheit, Recht, Finanzen). Legen Sie fest, welche Inhalte immer der Kunde freigibt.

1. Vereinbaren Sie den Ablauf im Vertrag oder Briefing. Fristen für Rückmeldungen, Umgang mit Änderungen, was ohne Rückmeldung gilt. Ein Muster bietet Kundenbriefing-Vorlage.

1. Verwenden Sie eine feste Checkliste. Siehe Tabelle unten. Jede Person hakt ab, nicht nur «sieht gut aus».

1. Prüfen Sie Fakten an Quellen. Zahlen, Namen, Preise, Öffnungszeiten und Zitate werden mit Kundenunterlagen verglichen, nicht mit der KI.

1. Prüfen Sie Marke und Ton. Passt der Text zur Markenstimme, zu den ausgeschlossenen Begriffen, zur Zielgruppe? Hilfreich: Markenstimme mit KI festhalten.

1. Prüfen Sie Rechte und Kennzeichnung. Bilder, Musik, Texte Dritter und mögliche Kennzeichnung von KI-Anteilen, siehe Nutzungsrechte bei KI-Bildern.

1. Holen Sie die Freigabe schriftlich ein. E-Mail oder Freigabetool mit Datum und Version. «Mündlich okay» zählt nicht.

1. Dokumentieren Sie und lernen Sie. Fehler, die erst nach der Freigabe auffielen, fliessen in die Checkliste ein.

Checkliste vor der Freigabe

Vorlage zum Kopieren

Du bist Qualitätsassistent einer Schweizer Werbe- und
Kommunikationsagentur.
Prüfe den folgenden Entwurf [Textart, z. B. LinkedIn-Beitrag] für
den Kunden [Branche/Kunde anonymisiert] anhand dieser Punkte:
1. Aussagen, die nach Fakten klingen (Zahlen, Namen, Daten,
   Preise, Zitate), als Liste mit Hinweis «bitte an Quelle prüfen»,
2. Versprechen oder Superlative, die belegt werden müssten,
3. Abweichungen von der Markenstimme: [Beschreibung],
4. verbotene Begriffe: [Liste],
5. Stellen, die rechtlich heikel sein könnten (nur markieren, nicht
   bewerten).
Ändere den Text nicht. Erfinde keine Quellen und bestätige keine
Fakten.
Entwurf: [Text einfügen]

Die KI liefert eine Prüfhilfe, die eigentliche Prüfung machen Menschen mit Kundenunterlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Fakten nie von der KI bestätigen lassen: Prüfen Sie an Originalquellen. KI erfindet Zahlen und Quellen, siehe Halluzinationen einfach erklärt.
• Rechte: Wer Bilder, Texte oder Musik veröffentlicht, muss die Nutzungsrechte klären. KI-Ergebnisse können Rechte Dritter berühren. Im Zweifel fachlich prüfen lassen.
• Kennzeichnung: Ob und wie KI-Inhalte zu kennzeichnen sind, hängt von Kontext und Kundenvorgaben ab. Siehe KI-Kennzeichnung bei Medien.
• Datenschutz: Kundendaten und Personendaten nur in freigegebene Werkzeuge.
• Zeitdruck: Gerade bei Kurzfristigem schleichen sich Fehler ein. Legen Sie Mindestprüfungen fest, die immer gelten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Agentur in Winterthur erstellt Beiträge für ein Gartencenter. Ein KI-Entwurf nennt eine Aktion mit «20 % auf alle Setzlinge bis Ende Monat», die so nicht beschlossen war. Der Praktikant hielt den Text für plausibel, und der Beitrag ging beinahe online.

Die Agentur führt danach eine zweistufige Freigabe ein: Die Autorin prüft Fakten gegen das Briefing, die Kundenberaterin prüft Marke und Versprechen, der Kunde bestätigt Preise und Aktionen schriftlich.

Zwei Wochen später fängt die Checkliste einen weiteren Fehler ab. Die Freigaben dauern im Schnitt einen Tag länger, dafür gibt es keine Korrekturen nach der Veröffentlichung mehr.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei der KI-Beratung und digitalen Transformation von Alpasana nehmen Sie Prozesse wie Freigaben auf, klären, wo KI sinnvoll ist, und priorisieren Vorhaben. Dazu gehört auch die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung sowie Content- und Kampagnenstrategie.

Projekte werden individuell offeriert. Rechtliche Prüfung von Inhalten gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Muss der Kunde wirklich jeden Beitrag freigeben?

Nicht unbedingt. Vereinbaren Sie Kategorien: Standardbeiträge innerhalb des Briefings können intern freigegeben werden, heikle Inhalte gehen immer an den Kunden. Entscheidend ist, dass es schriftlich geregelt ist.

Was tun, wenn der Kunde nicht antwortet?

Legen Sie im Vertrag fest, was bei ausbleibender Rückmeldung gilt. Veröffentlichen Sie heikle Inhalte nie ohne Freigabe. Eine Erinnerung nach festgelegter Frist hilft.

Wie dokumentiere ich die Freigabe?

Mit Datum, Version und Name in einem Freigabetool oder per E-Mail. Notieren Sie, welche Fassung freigegeben wurde.

Hilft eine Checkliste wirklich oder bremst sie?

Sie bremst am Anfang etwas und spart später Korrekturen. Halten Sie sie kurz und passen Sie sie an Fehler an, die tatsächlich vorkamen. Ein weiteres Hilfsmittel ist Kundenfeedback bündeln.