Kundenbriefing für Agenturen mit KI erstellen

Das Problem

Der Kunde sagt: «Wir brauchen eine neue Website, etwas Modernes.» Zwei Wochen später zeigt die Agentur den ersten Entwurf, und der Kunde meint: «So haben wir uns das nicht vorgestellt.» Schuld ist niemand, aber es fehlte ein gemeinsames Bild.

Ein Briefing ist die schriftliche Zusammenfassung dessen, was ein Projekt erreichen soll: Ziel, Zielgruppe, Inhalte, Umfang, Termine, Budgetrahmen und wer was freigibt. Fehlt es, entstehen Missverständnisse, Mehraufwand und Streit um Preise.

Viele Kundinnen und Kunden wissen nicht, was für ein Projekt wichtig ist. Die Agentur muss gezielt fragen. Eine KI kann Ihnen helfen, eine passende Liste von Fragen vorzubereiten und Gesprächsnotizen zu einem übersichtlichen Briefing zu ordnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Projektart bestimmen. Website, Kampagne, Logo, Social Media oder Broschüre brauchen unterschiedliche Fragen. Notieren Sie, worum es geht.

1. Fragenkatalog erstellen lassen. Geben Sie der KI die Projektart und Ihre Branche und verlangen Sie Fragen zu Ziel, Zielgruppe, Inhalt, Wettbewerb, Stil, Budget, Zeitplan und Freigaben. Die Vorlage unten hilft.

1. Katalog anpassen. Streichen Sie, was nicht passt, und ergänzen Sie Fragen aus Ihrer Erfahrung. Sortieren Sie nach Wichtigkeit.

1. Briefinggespräch führen. Gehen Sie die Fragen mit dem Kunden durch. Ein persönliches Gespräch deckt mehr auf als ein Fragebogen allein. Notieren Sie Antworten wörtlich.

1. Notizen ordnen lassen. Geben Sie die Notizen ohne Kundendaten in die KI und lassen Sie ein Briefing mit festen Abschnitten erstellen. Markieren Sie offene Punkte.

1. Briefing prüfen und ergänzen. Lesen Sie es kritisch. Stimmt es mit dem Gespräch überein? Hat die KI etwas hinzugedichtet?

1. Kunde bestätigen lassen. Senden Sie das Briefing mit der Bitte um Rückmeldung bis zu einem Datum. Eine kurze Bestätigung per E-Mail genügt.

1. Briefing als Referenz nutzen. Gleichen Sie bei Entwürfen und Änderungswünschen mit dem Briefing ab. Wie Sie Rückmeldungen bündeln, zeigt Kundenfeedback bündeln.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Projektleiterin in einer Schweizer Kommunikationsagentur. Wir führen ein Briefinggespräch mit einem Kunden.

Projektart: [z. B. neue Website / Kampagne / Social-Media-Betreuung]
Branche des Kunden: [z. B. Treuhand, Gastronomie, Industrie]
Was wir schon wissen: [Stichworte]

Erstelle einen Fragenkatalog mit höchstens 25 Fragen, gegliedert in:
1. Ziel und Erfolgskriterien
2. Zielgruppe
3. Inhalte und Angebote
4. Wettbewerb und Vorbilder
5. Stil und Marke
6. Umfang, Budgetrahmen, Zeitplan
7. Freigaben und Ansprechpersonen
8. Rechtliches und Daten (z. B. Bildrechte, Datenschutz)
Formuliere die Fragen einfach und ohne Fachchinesisch. Markiere die fünf wichtigsten Fragen.

Passen Sie die Projektart an und streichen Sie Fragen, die Sie schon kennen. Nach dem Gespräch ordnen Sie die Notizen mit einer zweiten Anfrage.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Angaben: KI ergänzt gern Plausibles. Übernehmen Sie nur, was der Kunde gesagt hat, und markieren Sie Offenes als offen.
• Kundendaten schützen: Namen, Preise und Internes gehören nur in Werkzeuge, die Ihre Vertraulichkeitszusagen erlauben. Verwenden Sie sonst Platzhalter.
• Nicht zu viel fragen: 25 Fragen sind das Maximum. Zu lange Listen überfordern, und der Kunde antwortet oberflächlich.
• Zuhören: Ein Gespräch bringt oft Wichtigeres als jede Liste. Die KI ersetzt es nicht.
• Verbindlichkeit: Briefing und Offerte hängen zusammen. Änderungen am Umfang führen zu Änderungen beim Preis. Halten Sie das fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine kleine Agentur in Chur soll für ein Hotel eine neue Website erstellen. Früher begann sie mit einem losen Gespräch. Diesmal lässt die Projektleiterin vorher einen Fragenkatalog erstellen, streicht zehn Fragen und führt das Gespräch.

Aus den Notizen entsteht ein einseitiges Briefing. Es zeigt, dass der Hotelier Gäste aus der Schweiz ansprechen will, die Website aber zwei Sprachen braucht und ein Buchungssystem angebunden sein muss. Beides stand in keiner Anfrage. Der Kunde bestätigt das Briefing, korrigiert zwei Punkte und die Offerte wird entsprechend angepasst. Während des Projekts verweisen beide Seiten auf das Briefing, wenn Wünsche auftauchen.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Fragenkataloge entstehen durch klare Aufträge an die KI. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Prozess, etwa Ihr Briefing.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse und mit Zertifikat. Er ersetzt nicht Ihre Erfahrung im Gespräch mit Kunden.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Briefing sein?

Eine bis zwei Seiten genügen meist. Wichtig sind Klarheit und Bestätigung durch den Kunden, nicht Umfang.

Soll der Kunde den Fragebogen selbst ausfüllen?

Für einfache Projekte kann das gehen. Besser ist ein Gespräch, bei dem Sie nachfragen können. Danach fasst ein Dokument die Antworten zusammen.

Was, wenn der Kunde Fragen nicht beantworten kann?

Das ist normal. Notieren Sie es als offen und vereinbaren Sie, wer es bis wann klärt. Manchmal hilft ein Beispiel, etwa Markenstimme mit KI beschreiben.