Markensprache für KI festlegen: Vorlage mit Textbeispielen

Das Problem

Der Newsletter klingt förmlich, der Instagram-Beitrag locker mit drei Ausrufezeichen, die Website sachlich und die Offerte steif. Alle Texte stammen von verschiedenen Personen oder aus verschiedenen KI-Anfragen, und zusammen ergeben sie kein einheitliches Bild. Kundinnen merken das, auch wenn sie es nicht benennen können: Die Firma wirkt unsicher.

Mit KI verschärft sich das Problem. Jede Anfrage liefert einen anderen Ton, je nachdem, wie man sie formuliert. Wer heute «schreibe freundlich» sagt und morgen «schreibe professionell», erhält zwei verschiedene Firmen. Und die KI neigt zu Standardformulierungen, die klingen, als könnten sie von jedem Betrieb stammen.

Eine kurze Markensprache-Vorlage löst das. Sie beschreibt, wie Ihre Firma spricht, und dient als Anhang für jeden Auftrag an die KI. Sie sparen Korrekturen und erreichen mit weniger Mühe einen einheitlichen Auftritt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie gute Texte. Wählen Sie fünf bis zehn bestehende Texte, bei denen Sie sagen: «So klingen wir.» Das können Briefe, Websiteabschnitte oder Mails sein.
2. Beschreiben Sie den Ton in Worten. Drei bis fünf Eigenschaften, jeweils mit Gegenteil: «freundlich, nicht kumpelhaft», «klar, nicht kurz angebunden», «fachlich, nicht abgehoben».
3. Legen Sie die Anrede fest. «Sie» oder «du»? Mit oder ohne Vornamen? Grussformeln? Das gilt für alle Kanäle oder pro Kanal.
4. Bestimmen Sie die Wortwahl. Bevorzugte Begriffe («Kundinnen und Kunden» oder «Kunden»), Fachwörter, die Sie erklären, und Wörter, die Sie vermeiden («einzigartig», «revolutionär», «optimal»).
5. Ergänzen Sie Satz- und Formregeln. Satzlänge, Gebrauch von Ausrufezeichen, Emojis, Gendern, Schweizer Schreibweise. Siehe Schweizer Schreibweise.
6. Schreiben Sie Beispielsätze. Je zwei «So ja» und «So nein». Beispiele wirken stärker als Beschreibungen.
7. Lassen Sie die KI die Vorlage entwerfen. Aus Ihren Beispieltexten kann sie die Merkmale herauslesen und eine Seite formulieren, die Sie prüfen und anpassen.
8. Testen Sie die Vorlage. Lassen Sie damit drei verschiedene Texte schreiben und beurteilen Sie: «Klingt das nach uns?» Ändern Sie die Vorlage, bis es passt.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur Texte ein, die bereits öffentlich sind oder keine vertraulichen Angaben enthalten.

Analysiere die folgenden Beispieltexte eines Schweizer Unternehmens ([Branche], [Kurzbeschreibung des Betriebs]) und erstelle daraus eine einseitige Markensprache-Vorlage für KI-Aufträge.
Beispieltexte (öffentlich, ohne vertrauliche Angaben): [3 bis 5 Texte einfügen]. Unsere Zielgruppe: [z. B. Privatkunden im Raum Zürich, 40 bis 65 Jahre]. Anrede: [Sie/du].
Erstelle: 1. Tonalität in vier Eigenschaften mit je einem Gegenteil («X, nicht Y»), 2. Wortwahl: bevorzugte Begriffe und Wörter, die wir vermeiden, 3. Satz- und Formregeln (Satzlänge, Ausrufezeichen, Emojis, Anrede, Schweizer Schreibweise mit «ss»), 4. je zwei Beispielsätze «So ja» und «So nein», 5. einen Absatz, den ich jedem KI-Auftrag voranstellen kann (höchstens 120 Wörter).
Beschreibe nur Merkmale, die in den Beispieltexten erkennbar sind. Erfinde keine Werte oder Markenversprechen.

Prüfen Sie die Vorlage mit einer Kollegin, die die Firma gut kennt, bevor Sie sie einsetzen.

Beispiel für eine Markensprache-Seite

Worauf Sie achten müssen

• Die KI trifft den Ton nicht immer: Auch mit Vorlage rutscht sie in Standardfloskeln. Lesen Sie jeden Text und passen Sie ihn an.
• Keine Superlative ohne Beleg: Werbeaussagen müssen stimmen. «Beste», «einzige» oder «günstigste» sind rechtlich heikel, wenn sie nicht belegt sind.
• Vertrauliche Angaben: In die Vorlage gehören keine Kundendaten, Preise oder Geschäftsgeheimnisse. Siehe Geschäftsgeheimnisse schützen.
• Ehrlichkeit: Die Markensprache beschreibt, wie Sie klingen möchten und tatsächlich klingen. Wer sich verstellt, wirkt unglaubwürdig.
• Pflege: Passen Sie die Vorlage an, wenn sich die Firma verändert, etwa bei neuen Zielgruppen oder Leistungen.
• Mehrere Kanäle: Newsletter, Social Media und Offerten dürfen etwas unterschiedlich klingen, aber erkennbar zur selben Firma gehören.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Rapperswil mit acht Mitarbeitenden lässt Newsletter, Social-Media-Beiträge und Angebotsmails teilweise mit KI entwerfen.

Vorher: Der Newsletter beginnt mit «Liebe Reisefreunde, entdeckt …», die Offerten sind im Behördenstil, und auf Instagram stehen Emojis in jeder Zeile. Eine Stammkundin fragt, ob das Büro den Besitzer gewechselt habe.

Nachher: Die Inhaberin sucht fünf typische Texte aus, lässt die Merkmale beschreiben und kürzt sie auf eine Seite mit vier Eigenschaften, Wörtern zum Vermeiden und Beispielsätzen. Sie hängt diese Seite jedem Auftrag an die KI an. Die Texte klingen einheitlicher, und das Team spart Korrekturzeit.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI mit klaren Vorgaben beauftragen möchte, findet im Prompt-Engineering-Kurs von absofort die Grundlagen: Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format einsetzen, Prompts überarbeiten und Ergebnisse prüfen. Datenschutz wird berücksichtigt.

Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Häufige Fragen

Wie lang sollte die Markensprache-Vorlage sein?

Eine Seite genügt. Wenn sie länger wird, wird sie weder gelesen noch von der KI zuverlässig befolgt. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und ergänzen Sie Beispiele.

Muss ich die Vorlage bei jeder Anfrage neu einfügen?

Das ist die sicherste Methode. Manche Werkzeuge erlauben dauerhafte Anweisungen oder Projekte. Prüfen Sie, wie das Ihr Werkzeug handhabt und wo die Daten gespeichert werden.

Was, wenn mehrere Personen unterschiedliche Vorstellungen vom Ton haben?

Dann ist die Vorlage eine gute Gelegenheit, das zu klären. Besprechen Sie die Beispieltexte gemeinsam und entscheiden Sie, wie Sie klingen wollen. Das lohnt sich unabhängig von KI.