Einheitliche Markensprache: KI-Vorlage fürs Team

Das Problem

In Ihrer Firma schreiben mehrere Personen: Die Geschäftsführerin an Kunden, der Verkauf Offerten, die Assistentin Mails, ein Praktikant Beiträge für die Website. Jede und jeder schreibt anders. Einmal heisst es «Sehr geehrte Frau Meier», einmal «Hallo Anna», mal förmlich, mal salopp, mal mit Ausrufezeichen, mal trocken.

Für Kundinnen entsteht der Eindruck einer Firma ohne klare Linie. Wer KI zum Schreiben nutzt, verschärft das: Jede Person fragt anders, und die KI schreibt im «Durchschnittsstil», der nach keiner Firma klingt: freundlich, aber austauschbar.

Ein kurzer Tonalitätsleitfaden (auch Stilguide oder Markensprache genannt) löst beides. Er sagt, wie Ihre Firma klingt, und lässt sich als Anweisung an die KI weitergeben. Zehn Minuten Arbeit, die sich bei jedem Text auszahlen.

Einfach erklärt

Markensprache ist die Art, wie Ihre Firma schreibt und spricht: Wortwahl, Satzlänge, Anrede, Humor, Förmlichkeit. Sie soll zu Ihrer Firma und Ihrer Kundschaft passen. Ein Treuhandbüro klingt anders als ein Bikeshop, und das ist gut so.

Ein Leitfaden besteht aus wenigen Teilen:

Haltung: Drei Eigenschaften, die Ihre Firma ausmachen, zum Beispiel «verlässlich, freundlich, klar».

Anrede und Form: Sie oder du, Vorname oder Nachname, Grussformeln.

Stilregeln: Kurze Sätze, aktive Sprache, konkrete Beispiele, Schweizer Schreibweise (immer «ss», nie das Eszett).

Wörter, die wir mögen und meiden: Eigene Begriffe und Floskeln, die Sie nicht verwenden wollen.

Beispielsätze: Zwei bis drei Mustertexte, die den Ton zeigen.

Beispiel für einen Mini-Leitfaden:

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie gute Beispiele. Suchen Sie drei bis fünf Texte, die nach Ihnen klingen: eine Mail, die gut ankam, ein Webseiten-Abschnitt, ein Brief. Gewinnen Sie daraus ein Gefühl für Ihren Ton.

1. Lassen Sie die KI den Stil beschreiben. Geben Sie die Beispiele (ohne Kundendaten) ein und bitten Sie um eine Beschreibung der Stilmerkmale. Das ist ein guter Startpunkt, aber nicht das letzte Wort.

1. Entscheiden Sie im Team. Besprechen Sie die Merkmale: Stimmt das? Was fehlt? Was wollen wir künftig anders? Der Leitfaden gehört dem Team, nicht der KI.

1. Schreiben Sie den Leitfaden auf. Eine Seite: Haltung, Anrede, Stilregeln, bevorzugte und gemiedene Wörter, zwei Beispielsätze. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Bauen Sie daraus einen Stil-Prompt. Eine kurze Anweisung, die Sie vor jeden Schreibauftrag an die KI setzen. Speichern Sie sie in Ihrer Vorlagen-Sammlung.

1. Testen Sie. Lassen Sie dieselbe Aufgabe (zum Beispiel «Absage an einen Bewerber») mit und ohne Stil-Prompt schreiben. Treffen die Texte den Ton?

1. Verbessern Sie nach. Wo die KI daneben liegt, ergänzen Sie eine Regel oder ein Gegenbeispiel («Nicht so: …, sondern so: …»).

1. Teilen Sie die Regel. Geben Sie den Leitfaden und den Stil-Prompt dem ganzen Team. Zehn Minuten Einführung genügen.

1. Prüfen Sie jeden Text. Auch mit gutem Stil-Prompt braucht ein Mensch die Freigabe. Fakten prüfen Sie gesondert: Marketingtexte auf Fakten prüfen.

1. Pflegen Sie den Leitfaden. Überprüfen Sie ihn einmal im Jahr und bei grösseren Änderungen. Eine Ergänzung für Antwortvorlagen: Antwortvorlagen im Kundenservice.

Vorlage zum Kopieren

Dies ist der Stil-Prompt, den Sie mit Ihren Angaben füllen und jedem Schreibauftrag voranstellen.

Du schreibst im Auftrag von [Firmenname], [Branche, Ort]. Befolge diesen Leitfaden zur Markensprache:
Haltung: [drei Eigenschaften, z. B. verlässlich, persönlich, klar].
Sprache: Deutsch (Schweiz), Schweizer Rechtschreibung (immer «ss», nie das Eszett), Anrede «[Sie/du]».
Stil: Sätze höchstens [20] Wörter, aktive Sprache, konkrete Angaben statt Floskeln.
Bevorzuge: [Wörter und Formulierungen]. Vermeide: [Wörter, Ausdrücke, z. B. «umgehend», Ausrufezeichen, Anglizismen].
Beispiel für unseren Ton: «[Mustertext 1]»
Nicht so: «[Gegenbeispiel]»
Schreibe nur auf Basis der Angaben, die ich dir gebe. Erfinde keine Fakten, Preise oder Termine; markiere fehlende Angaben mit [ergänzen].
Aufgabe: [konkreter Schreibauftrag]

Ergänzen Sie den Prompt Schritt für Schritt um Gegenbeispiele, wenn die KI etwas immer wieder anders macht.

Worauf Sie achten müssen

• Die KI imitiert, aber sie hat keinen Charakter. Sie trifft Ton oft grob und rutscht in den Durchschnitt zurück. Planen Sie Nachbearbeitung ein.
• Fakten bleiben Ihre Sache. Der Stil-Prompt sagt nichts über Richtigkeit. Prüfen Sie Zahlen, Termine und Zusagen.
• Keine Kundendaten in Stilbeispiele. Nehmen Sie als Beispiele anonymisierte oder erfundene Texte; siehe Regeln für Kundendaten in KI-Werkzeugen.
• Urheberrecht und Fremdtexte. Kopieren Sie keine fremden Texte als «Stilvorlage» in Ihre Kommunikation. Nutzen Sie eigene Texte.
• Schweizer Eigenheiten. Viele KI-Texte rutschen in deutsches Hochdeutsch («Fahrrad» statt «Velo», «Brötchen» statt «Weggli», Eszett statt «ss»). Legen Sie fest, was für Ihre Kundschaft passt.
• Nicht zu starr. Ein Leitfaden soll Orientierung geben, nicht jede Formulierung vorschreiben. Gesunder Menschenverstand bleibt erlaubt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Zahnarztpraxis in Winterthur hat drei Mitarbeiterinnen, die Mails an Patientinnen schreiben, mit ganz verschiedenem Ton: von «Liebe Frau Keller» bis «Guten Tag». Die Praxisleiterin schreibt eine Seite Leitfaden: freundlich, ruhig, nie Fachchinesisch, «Sie» mit Nachname, kurze Sätze, Termine immer mit Datum und Uhrzeit.

Vorher: uneinheitliche Mails, KI-Entwürfe im Behördenton. Nachher: Sie speichert den Stil-Prompt für alle, testet ihn mit einer Terminerinnerung und ergänzt ein Gegenbeispiel («Nicht: Wir bitten um umgehende Rückmeldung»). Die Mails klingen einheitlich, und Patientinnen erkennen den Ton der Praxis.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI klar zu beauftragen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Laut Beschreibung geht es um Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, um Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format sowie um das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse. Ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess gehört zum Kurs; Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Das passt gut zu einem Stil-Prompt, der im Team wiederverwendet wird.

Häufige Fragen

Muss ich meine Markensprache für die KI separat festlegen?

Ja, sonst schreibt die KI im Durchschnittsstil. Je klarer die Vorgaben und Beispiele, desto besser trifft sie Ihren Ton.

Wie lang darf der Stil-Prompt sein?

Eine Seite reicht. Wichtige Regeln und zwei bis drei Beispiele wirken besser als lange Listen.

Gilt das auch für Mails an Kundschaft?

Ja. Gerade dort ist ein einheitlicher, freundlicher Ton wertvoll. Prüfen Sie dennoch jede Mail, bevor sie rausgeht.

Kann die KI meinen Stil «lernen»?

Sie kann ihn anhand von Beispielen nachahmen, solange Sie sie im Gespräch mitgeben. Eine dauerhafte Erinnerung hängt vom Werkzeug ab; verlassen Sie sich nicht darauf, sondern kopieren Sie den Stil-Prompt jeweils mit.