KI-Schulungsbedarf im Team ermitteln: Wer muss was lernen?

Das Problem

Die Geschäftsleitung hat beschlossen: Alle Mitarbeitenden sollen eine KI-Schulung absolvieren. Die Personalleiterin sucht einen Kurs und stellt fest: Die Buchhalterin nutzt KI täglich und fühlt sich unterfordert, der Monteur hat noch nie einen Chat benutzt und ist überfordert, und die Assistentin möchte wissen, wie sie mit Kundendaten umgehen soll. Derselbe Kurs für alle passt für niemanden richtig.

Einheitsschulungen verschwenden Zeit und Motivation. Wer schon viel weiss, langweilt sich, wer wenig weiss, kommt nicht mit. Zudem hängt der Bedarf von der Rolle ab: Wer mit Kundendaten arbeitet, braucht andere Inhalte als jemand, der nur Texte entwirft. Gute Weiterbildung setzt bei den Aufgaben und Vorkenntnissen an.

Dazu braucht es eine einfache Erhebung: Wer macht was, wo wird KI genutzt oder könnte genutzt werden, was wissen die Leute schon, wo bestehen Risiken? Eine KI kann Ihnen beim Aufbau von Fragebogen und Auswertungsraster helfen. Die Gespräche mit dem Team und die Entscheidung über Prioritäten bleiben bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel der Schulung klären. Soll KI sicher genutzt werden, sollen Risiken vermindert werden, soll Produktivität steigen? Das Ziel bestimmt die Inhalte.

1. Rollen und Aufgaben erfassen. Listen Sie Rollen im Betrieb auf und notieren Sie typische Aufgaben. Wo wird KI schon genutzt, wo wäre sie sinnvoll, wo ist sie riskant?

1. Risikobereiche markieren. Welche Rollen arbeiten mit Personendaten, Kundendaten, Verträgen oder Sicherheitsthemen? Dort ist Schulung dringlicher.

1. Kenntnisse erfragen. Kurze, freiwillige Selbsteinschätzung per Fragebogen oder Gespräch: Vorerfahrung, Unsicherheiten, Wünsche. Fragen Sie ohne Bewertung.

1. Fragebogen mit KI entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Verwenden Sie in der Auswertung keine Namen, sondern Rollen oder Gruppen, soweit möglich.

1. Auswerten und Gruppen bilden. Bilden Sie Lerngruppen: Einsteiger, Anwendende, Fortgeschrittene, Verantwortliche. Für jede Gruppe legen Sie Inhalte und Umfang fest.

1. Angebote auswählen. Wählen Sie Kurse, interne Workshops oder Kurzformate je Gruppe. Klären Sie Zeit, Kosten und Nachweise. Siehe KI-Schulungen dokumentieren.

1. Wirkung prüfen. Fragen Sie nach der Schulung, was angewendet wird und was fehlt. Passen Sie die Planung an.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin in einem Schweizer Betrieb mit etwa [Zahl] Mitarbeitenden für Weiterbildung zuständig und möchte den KI-Schulungsbedarf ermitteln.

Rollen im Betrieb: [z. B. Geschäftsleitung, Sachbearbeitung, Buchhaltung, Verkauf, Handwerk/Technik, Empfang]
Ziele der Schulung: [z. B. sicherer Umgang mit Daten, Texte effizienter schreiben, Ergebnisse prüfen]

Erstelle:
1. Einen kurzen Fragebogen (höchstens 12 Fragen) zur Selbsteinschätzung: bisherige Nutzung von KI, Aufgaben, bei denen KI helfen könnte, Unsicherheiten, Datenschutzwissen, Wünsche. Ohne Bewertung der Person, freiwillig, mit Skala (z. B. «noch nie» bis «regelmässig»).
2. Ein Raster «Rolle × Thema» (Grundlagen, Prompts, Datenschutz, Ergebnisse prüfen, rollenspezifische Anwendung) mit Platz für meine Einschätzung (hoch/mittel/niedrig).
3. Vorschläge, wie ich Lerngruppen bilden kann.
Gib keine Rechtsberatung und nenne keine Pflichten. Weise darauf hin, dass der Fragebogen freiwillig und datensparsam eingesetzt werden soll.

Setzen Sie Betriebsgrösse, Rollen und Ziele ein. Der Fragebogen wird erst nach Absprache mit Führung und Team eingesetzt.

Worauf Sie achten müssen

• Freiwilligkeit und Vertrauen. Fragen zu Kenntnissen können als Prüfung empfunden werden. Machen Sie deutlich, dass es um Unterstützung geht, nicht um Beurteilung.
• Datenschutz bei der Erhebung. Kenntnisse und Einschätzungen einzelner Personen sind Personendaten. Werten Sie möglichst nach Gruppen aus und bewahren Sie Antworten geschützt auf. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Rechtliche Anforderungen. Ob und welche Schulungspflichten bestehen, hängt von Branche, Tätigkeit und Auslandbezug ab. Das klären Sie mit Fachleuten. Siehe Wer muss in Sachen KI geschult werden?.
• Zeit und Arbeitszeit. Schulung kostet Zeit. Klären Sie, ob sie in der Arbeitszeit stattfindet. Siehe Schulung in der Arbeitszeit.
• Ängste. Manche Mitarbeitende haben Sorge um ihre Stelle. Sprechen Sie das an. Siehe Angst vor KI im Team ansprechen.
• Nicht nur Kurse. Austausch, Übungsaufgaben und kurze Teamrunden wirken oft besser als lange Kurse.
• Anpassen. Der Bedarf ändert sich mit Werkzeugen und Aufgaben. Planen Sie regelmässige Überprüfung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro mit 22 Mitarbeitenden in der Region Zofingen will alle schulen lassen. Die Personalverantwortliche bemerkt bei einer Umfrage: Die Revisorinnen nutzen KI schon für Texte, die Sekretärinnen kaum, und zwei Mitarbeitende haben Bedenken wegen des Datenschutzes.

Sie erstellt mit der KI einen kurzen Fragebogen und ein Rollenraster und wertet die Antworten nach Gruppen aus. Das Ergebnis: Alle brauchen Grundlagen zu Datenschutz und Prüfung von Ergebnissen, die Sekretariatsmitarbeitenden zusätzlich einen Einstieg, die Revision eine Vertiefung. Die Partner brauchen eine kurze Einführung zur Verantwortung.

Sie plant drei Formate statt eines Einheitskurses. Vorher hatte sie einen Kurs für alle im Auge, nachher gibt es eine Auswahl passend zu Rollen. Nach drei Monaten fragt sie nach, was angewendet wird, und passt die Planung an.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden KI für passende Arbeitsaufgaben einsetzen und dabei Ergebnisse und Daten sorgfältig behandeln sollen, bietet Alpasana über absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind eine Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt, EU AI Act bei EU-Bezug und Lernen im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Welche Inhalte für welche Gruppe passen, ermitteln Sie mit der Erhebung aus dieser Seite.

Häufige Fragen

Muss ich alle Mitarbeitenden befragen?

Nicht unbedingt. Bei kleinen Teams ist ein Gespräch möglich, bei grösseren genügt eine repräsentative Auswahl pro Rolle. Wichtig ist, dass alle Rollen vertreten sind.

Was, wenn jemand nicht teilnehmen möchte?

Fragen Sie nach den Gründen. Oft stecken Unsicherheit oder Zeitmangel dahinter. Bei Rollen mit Datenschutzrisiken ist Schulung sinnvoll, besprechen Sie das offen mit der Person und der Führung.

Reicht eine einmalige Schulung?

Meist nicht. KI und Werkzeuge ändern sich, und Wissen verblasst. Planen Sie Auffrischungen, kurze Updates im Team und Gelegenheit zum Austausch.

Wie finde ich passende Kurse?

Nutzen Sie die Ergebnisse der Erhebung als Anforderungsliste und vergleichen Sie Angebote nach Inhalt, Praxisbezug, Aufwand und Nachweis. Fragen Sie Anbieter nach Programm und Voraussetzungen.