Wie plane ich eine KI-Schulung für Mitarbeitende?

Das Problem

In Ihrem Betrieb nutzen einzelne Mitarbeitende bereits KI-Werkzeuge, andere meiden sie, wieder andere probieren heimlich privat aus. Niemand weiss genau, wer was darf und kann. Eine Schulung soll Ordnung schaffen. Aber wie plant man sie so, dass sie nicht nach zwei Wochen vergessen ist? Welcher Kurs passt, wer soll teilnehmen, wann und wie lange?

Viele Schulungen scheitern an drei Dingen: Sie sind zu allgemein, sie finden ausserhalb der Arbeitszeit statt, oder es fehlt der Praxistransfer. Wer dagegen vom Alltag ausgeht, mit klaren Lernzielen und fester Lernzeit, erreicht mehr.

Diese Checkliste hilft bei der Planung. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026. Welche rechtlichen Pflichten zur KI-Kompetenz in Ihrem Fall gelten, klären Sie im Einzelfall, besonders bei EU-Bezug.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel der Schulung festlegen. Was soll nach der Schulung anders sein: sichere Nutzung, bessere Texte, schnellere Abläufe, einheitliche Regeln? Formulieren Sie ein bis drei Ziele.

1. Ausgangslage erheben. Fragen Sie das Team anonym: Wer nutzt KI wofür, welche Sorgen und Kenntnisse bestehen? Siehe Schulungsbedarf erheben.

1. Zielgruppen bilden. Unterscheiden Sie Einsteigende, Fortgeschrittene und Personen mit besonderen Aufgaben, etwa Leitung, Verwaltung, Kundenservice oder IT. Siehe Schulung nach Berufsrolle.

1. Lernziele ableiten. Beschreiben Sie, was jede Gruppe können soll: Aufträge formulieren, Ergebnisse prüfen, Daten schützen, Regeln kennen. Machen Sie die Ziele überprüfbar.

1. Format wählen. Online im eigenen Tempo, Präsenzworkshop, Mischform? Online-Kurse sind flexibel, Workshops fördern Austausch. Siehe unten zum Angebot von absofort.

1. Lernzeit einplanen. Legen Sie feste, geschützte Zeiten im Arbeitsalltag fest, zum Beispiel eine Stunde pro Woche. Siehe Lernzeit im Arbeitsalltag.

1. Regeln und Datenschutz klären. Legen Sie vor der Schulung fest, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten nicht hineindürfen. Siehe Richtlinie als Vorlage.

1. Praxistransfer und Nachweise organisieren. Planen Sie Übungsaufgaben aus dem Alltag, einen Austausch nach vier Wochen und die Dokumentation der Teilnahme. Siehe Schulungsnachweise organisieren.

Vorlage zum Kopieren

SCHULUNGSPLAN KI: [Betrieb]
Verantwortlich: [Name]   Stand: [Datum]   Budgetrahmen: [CHF, optional]

1. ZIELE (überprüfbar)
- [z. B. Alle Mitarbeitenden kennen die KI-Regeln und können sie anwenden]
- [z. B. Das Büro nutzt KI für Entwürfe und prüft Ergebnisse nach Checkliste]

2. ZIELGRUPPEN
Gruppe | Personen (Anzahl) | Vorwissen | Wichtigste Aufgaben mit KI
[Einsteigende] | [ ] | [keine] | [ ]
[Fortgeschrittene] | [ ] | [ ] | [ ]
[Leitung] | [ ] | [ ] | [Entscheiden, Regeln, Verantwortung]

3. INHALTE PRO GRUPPE
[Grundlagen, Aufträge formulieren, Ergebnisse prüfen, Datenschutz und Betriebsregeln, rollenspezifische Aufgaben]

4. FORMAT UND ZEIT
Format: [Online im eigenen Tempo / Workshop / Mischform]
Lernzeit: [x Stunden pro Woche, fest im Kalender], Dauer: [Wochen]
Start: [Datum]   Ende: [Datum]

5. REGELN UND DATENSCHUTZ
[ ] Erlaubte Werkzeuge: [Liste]   [ ] Verbotene Daten: [Liste]   [ ] Ansprechperson: [Name]

6. PRAXISTRANSFER
Übungsaufgaben aus dem Alltag: [Liste]   Austausch nach 4 Wochen: [Datum]   Messung: [z. B. Zeit, Fehler, Zufriedenheit]

7. NACHWEISE
Dokumentation der Teilnahme: [wer, wo, wie lange aufbewahrt]

8. AUSWERTUNG
Datum: [ ]   Fragen: [Haben wir die Ziele erreicht? Was ändern wir?]

Füllen Sie den Plan gemeinsam mit der Geschäftsleitung und einer Vertretung des Teams aus. Hängen Sie die Termine sichtbar auf.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Pflichten: Bei EU-Bezug kann der EU AI Act Anforderungen an die KI-Kompetenz von Personal stellen. Prüfen Sie, ob und wie das Ihren Betrieb betrifft, anhand der Quelle oder mit einer Fachperson. Siehe Artikel 4 des EU AI Act.
• Datenschutz: Schulen Sie nicht nur Technik, sondern auch den Umgang mit Daten. Siehe Datenschutz im KI-Kurs.
• Unterschiedliches Vorwissen: Ein Kurs für alle überfordert oder langweilt. Bilden Sie Gruppen.
• Zeit: Wenn Lernen auf «nach Feierabend» verschoben wird, scheitert es. Planen Sie Arbeitszeit ein.
• Ängste: Sprechen Sie offen über Sorgen. Siehe Angst vor Arbeitsplatzverlust im Team.
• Nachweise: Halten Sie Teilnahme und Ergebnisse fest, ohne Daten unnötig lange aufzubewahren.
• Kosten: Rechnen Sie neben Kursgebühren auch die Arbeitszeit ein. Siehe Schulungskosten budgetieren.
• Wiederholung: KI entwickelt sich weiter. Planen Sie jährliche Auffrischungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Baden mit 25 Mitarbeitenden stellt fest, dass einige Personen KI-Werkzeuge nutzen, ohne dass es Regeln gibt. Die Geschäftsleitung möchte eine Schulung organisieren.

Vorher: Die Idee ist ein halbtägiger Vortrag für alle. Nachher: Eine kurze anonyme Umfrage zeigt sehr unterschiedliche Kenntnisse. Das Büro bildet drei Gruppen, definiert Lernziele und legt eine Stunde pro Woche als Lernzeit fest. Die Einsteigenden besuchen einen Online-Grundkurs im eigenen Tempo, die Fortgeschrittenen übernehmen Praxisaufgaben im Projektalltag. Vor dem Start wird eine einseitige Regel zu erlaubten Werkzeugen und Daten verabschiedet. Nach vier Wochen tauscht sich das Team aus, und die Teilnahme wird dokumentiert.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Umsetzung bietet absofort Online-Weiterbildung für Unternehmen. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen umfasst nach Angebotsbeschreibung Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen, Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte, EU AI Act bei EU-Bezug sowie den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo, die Abschlüsse sind verifizierbar. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Wie lange sollte eine Schulung dauern?

Das hängt von Zielen und Vorwissen ab. Kurze, regelmässige Lerneinheiten über mehrere Wochen wirken meist besser als ein einzelner langer Tag. Wichtig ist die Anwendung im Alltag.

Muss die ganze Belegschaft teilnehmen?

Nicht unbedingt gleich intensiv. Alle sollten die Grundregeln kennen. Vertiefungen gelten für Personen, die KI häufig nutzen oder Verantwortung tragen.

Wie messe ich den Erfolg?

Mit einfachen Kennzahlen: Teilnahme, bestandene Abschlüsse, Zeitersparnis bei Pilotaufgaben, Fehlerquote, Zufriedenheit und Einhaltung der Regeln. Vergleichen Sie vorher und nachher.