Wie lernt unser Team den sicheren Umgang mit KI und Daten?

Das Problem

Ihre Mitarbeitenden nutzen KI-Werkzeuge, und Ihnen ist unwohl dabei. Wird ein Kundenschreiben in einen Chatbot kopiert? Landet eine Offerte mit Preisen in einem kostenlosen Dienst? Ein Verbot hilft selten: Es wird umgangen, oder die Chancen der Werkzeuge bleiben ungenutzt. Besser ist, wenn das Team versteht, worum es geht, und im Alltag selbst entscheiden kann.

Das Wissen dafür fehlt oft: Was sind Personendaten? Warum ist ein Geschäftsgeheimnis heikel? Was passiert mit Eingaben? Und was verlangt das Datenschutzrecht eigentlich? Ohne einfache Antworten bleibt es bei Unsicherheit oder Gleichgültigkeit.

Dieses Dokument erklärt, wie ein Team den sicheren Umgang mit KI und Daten lernen kann, welche Inhalte dazugehören und worauf Sie bei einem Kurs achten sollten. Es ersetzt keine Rechtsberatung. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ausgangslage klären. Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, mit welchen Daten, offiziell und inoffiziell? Fragen Sie das Team ohne Schuldzuweisung. Siehe Schattennutzung erfassen.

1. Datenarten sichtbar machen. Erstellen Sie gemeinsam eine einfache Einteilung: harmlos, intern, vertraulich, streng vertraulich. Siehe Datenampel.

1. Grundlagen vermitteln. Erklären Sie in einfachen Worten, was Personendaten sind, was besonders schützenswert ist, warum Zweckbindung gilt und was ein Auftragsbearbeiter ist.

1. Betriebsregeln festlegen. Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten nicht, wer ist Ansprechperson? Siehe Richtlinie als Vorlage.

1. Mit realen Beispielen üben. Zeigen Sie fünf Alltagssituationen und lassen Sie das Team entscheiden: «Darf ich das eingeben, und wenn ja, wie?» Besprechen Sie die Lösungen.

1. Fehler besprechbar machen. Wenn etwas schiefgeht, soll es gemeldet werden können, ohne Angst. Legen Sie fest, wie man vorgeht, wenn Vertrauliches versehentlich eingegeben wurde.

1. Kurs und Selbststudium kombinieren. Ergänzen Sie Betriebsregeln durch einen Kurs mit Datenschutz als Lerninhalt, in dem sich Mitarbeitende im eigenen Tempo vertiefen.

1. Regelmässig wiederholen. Planen Sie jährlich eine kurze Auffrischung und prüfen Sie nach Vorfällen und neuen Werkzeugen die Regeln.

Einfach erklärt

Datenschutz bei KI heisst im Kern: Wer Daten an einen KI-Dienst gibt, gibt sie an einen Dritten. Das ist nicht immer verboten, aber es braucht eine Grundlage, einen Zweck und Sicherheit. In der Schweiz regelt das Datenschutzgesetz (DSG), wie Personendaten bearbeitet werden dürfen. Es verlangt unter anderem Transparenz, Verhältnismässigkeit und Datensicherheit. Daneben gibt es Geschäftsgeheimnisse und vertragliche Vertraulichkeit, die nicht unter das DSG fallen, aber ebenso schützenswert sind.

Ein einfaches Gedächtnisbild für das Team: Würde ich diese Information auch einer fremden Firma per Post schicken? Wenn nein, gehört sie nicht ohne Weiteres in ein KI-Werkzeug.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung im Kurs: Ein Kurs vermittelt Grundlagen und Regeln. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall braucht es eine Fachperson. Quellen siehe oben.
• Kein Ersatz für Verträge: Auch geschulte Mitarbeitende können nicht ersetzen, dass Verträge mit Anbietern geprüft werden. Siehe Auftragsbearbeitung prüfen.
• Praxisnähe: Ein Kurs ist nur nützlich, wenn er auf Ihren Alltag übersetzt wird. Ergänzen Sie ihn mit eigenen Beispielen.
• Schweizer Bezug: Achten Sie darauf, dass Inhalte das Schweizer Recht berücksichtigen, und bei EU-Kundschaft auch das EU-Recht. Der EU AI Act und die DSGVO können relevant sein.
• Fehlerkultur: Wer Angst vor Strafe hat, meldet Fehler nicht. Bauen Sie Vertrauen auf.
• Aktualität: Rechtslage und Werkzeuge ändern sich. Prüfen Sie Inhalte regelmässig.
• Nachweise: Halten Sie fest, wer geschult wurde, ohne unnötige Personendaten zu speichern.
• Alle einbeziehen: Auch Leitung, Praktikanten und Temporärkräfte brauchen die Grundregeln.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Pflegeorganisation im Kanton Bern bemerkt, dass Mitarbeitende Dokumentationsentwürfe mit Namen in einen frei zugänglichen KI-Dienst kopieren, um Zeit zu sparen. Die Leitung ist besorgt, will aber nicht pauschal verbieten.

Vorher: Verunsicherung, heimliche Nutzung. Nachher: Die Organisation führt eine Schulung ein, in der Fälle durchgesprochen werden: Dürfen Namen eingegeben werden? Wie lassen sich Entwürfe ohne Namen erstellen? Das Team erhält eine Datenampel und eine Ansprechperson. Zusätzlich bearbeiten die Mitarbeitenden einen Online-Kurs, in dem Datenschutz und der Umgang mit Unternehmensdaten Inhalt sind. Fehler werden anonym besprochen, und die Regeln werden nach einem halben Jahr überprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

Für den Lernteil bietet absofort Online-Weiterbildung. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen umfasst nach Angebotsbeschreibung Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalte, EU AI Act bei EU-Bezug sowie den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo, die Abschlüsse sind verifizierbar. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Ob der Kurs Ihre rechtlichen Anforderungen im Einzelfall erfüllt, klären Sie mit einer Fachperson.

Häufige Fragen

Genügt ein einmaliger Kurs?

Meist nicht. Wiederholung und Anwendung im Alltag sind wichtig, ebenso Auffrischungen bei neuen Werkzeugen und Regeln. Planen Sie jährlich eine kurze Überprüfung.

Müssen wir als kleiner Betrieb das Datenschutzgesetz beachten?

Ja, sobald Sie Personendaten bearbeiten, unabhängig von der Grösse. Wie weitgehend die Pflichten sind, hängt vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich beraten und beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme.

Was tun, wenn jemand versehentlich Vertrauliches eingegeben hat?

Melden Sie es der zuständigen Person, prüfen Sie, was eingegeben wurde und was der Anbieter speichert, und lassen Sie Daten wenn möglich löschen. Ob weitere Schritte nötig sind, klären Sie mit einer Fachperson. Besprechen Sie den Fall danach im Team.