KI-Schulungen dokumentieren: Welche Nachweise sammeln?

Das Problem

Ein Kunde fragt in einem Audit: «Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden KI verantwortungsvoll nutzen? Gibt es Schulungen, und können Sie das belegen?» Die Geschäftsleiterin antwortet: «Ja, wir haben im Frühling einen Workshop gemacht.» Auf die Frage, wer teilgenommen hat und was behandelt wurde, kommt eine Pause. Teilnahmelisten gibt es nicht, die Folien liegen irgendwo.

Solche Situationen häufen sich. Kunden, Versicherungen, Auftraggeber oder Behörden möchten zunehmend wissen, wie Betriebe mit KI umgehen und wie sie ihr Personal schulen. Auch intern ist ein Überblick nützlich: Wer hat welche Inhalte gelernt, wer muss auffrischen, wo gibt es Lücken?

Dabei geht es nicht um Bürokratie um ihrer selbst willen. Eine einfache, geordnete Dokumentation hilft, Wissen zu sichern und Verantwortung nachvollziehbar zu machen. Ob und welche Nachweise für Ihren Betrieb verlangt sind, hängt von Branche, Auftraggebern und Rechtslage ab. Bei Bezug zur EU kann etwa die EU-KI-Verordnung Anforderungen an die KI-Kompetenz von Personal stellen. Das klären Sie mit Fachleuten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck der Dokumentation klären. Wozu brauchen Sie sie: interner Überblick, Nachweis gegenüber Kunden, Vorgabe einer Branche? Das bestimmt Umfang und Form.

1. Rechtliche Anforderungen abklären. Fragen Sie Ihre Rechtsberatung, Datenschutzstelle oder Branchenverband, ob und welche Nachweise nötig sind. Siehe Wer muss in Sachen KI geschult werden?.

1. Pro Schulung festhalten. Titel, Inhalte, Datum, Dauer, Anbieter oder Referentin, Form (online, vor Ort), Teilnehmende, Ergebnis (Test, Zertifikat, Bestätigung).

1. Pro Person festhalten. Welche Schulungen hat sie absolviert, wann, mit welchem Nachweis? Eine einfache Tabelle genügt.

1. Nachweise sammeln. Zertifikate, Teilnahmebestätigungen und Kursunterlagen an einem zentralen Ort ablegen. Bevorzugen Sie Nachweise, die sich überprüfen lassen.

1. Zuständigkeit und Fristen festlegen. Wer pflegt die Dokumentation? Wann wird aufgefrischt? Ein Datum für die nächste Prüfung gehört in die Tabelle.

1. Datenschutz beachten. Schulungsdaten sind Personendaten. Legen Sie fest, wer Zugriff hat und wie lange die Daten aufbewahrt werden.

1. Mit KI Vorlagen entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage unten für Tabelle und Checkliste. Echte Namen tragen Sie selbst ein.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin in einem Schweizer Betrieb mit etwa [Zahl] Mitarbeitenden für Weiterbildung zuständig und möchte KI-Schulungen übersichtlich dokumentieren.

Erstelle:
1. Eine Tabellenvorlage für Excel mit Spalten für: Person (Platzhalter), Rolle, Schulung (Titel, Inhalte), Datum, Dauer, Anbieter, Form, Ergebnis/Nachweis (Zertifikat, Teilnahmebestätigung, Test), Ablageort des Nachweises, nächste Auffrischung, Bemerkungen.
2. Eine Checkliste mit höchstens zehn Punkten: Welche Nachweise sammle ich bei jeder Schulung, wo lege ich sie ab, wer hat Zugriff, wie lange bewahre ich sie auf (ohne konkrete Fristen zu nennen)?
3. Einen kurzen Entwurf für eine interne Regel «Dokumentation von KI-Schulungen» (höchstens eine Seite).
Nenne keine gesetzlichen Pflichten oder Fristen. Schreibe am Ende: «Rechtliche Anforderungen sind mit einer Fachperson zu klären.»

Passen Sie Betriebsgrösse und Spalten an. Die Vorlage enthält nur Platzhalter, die echten Daten tragen Sie in Ihrer eigenen, geschützten Datei ein.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlichen Rahmen klären. Welche Nachweise gefordert sind, ist unterschiedlich. Verlassen Sie sich nicht auf Prospektversprechen, ein Zertifikat mache Sie automatisch rechtskonform. Quellen für den rechtlichen Rahmen finden Sie bei den offiziellen Stellen, etwa der EU-KI-Verordnung bei EU-Bezug und dem Schweizer Datenschutzgesetz.
• Personendaten. Schulungsdokumentationen enthalten Namen und Leistungen. Schützen Sie sie, begrenzen Sie den Zugriff und löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
• Überprüfbarkeit. Zertifikate mit eindeutiger ID und öffentlicher Prüfmöglichkeit sind aussagekräftiger als blosse Bestätigungen.
• Inhalt statt Anzahl. Nicht die Zahl der Zertifikate zählt, sondern ob die Inhalte zu den Aufgaben passen. Siehe KI-Schulungsbedarf im Team ermitteln.
• Aktualität. KI ändert sich schnell. Ein Nachweis von vor drei Jahren sagt wenig über heutiges Wissen.
• Keine Kontrolle statt Unterstützung. Dokumentation soll Lernen fördern, nicht Mitarbeitende überwachen. Kommunizieren Sie den Zweck offen.
• Nachweis ersetzt keine Praxis. Auch wer eine Schulung besucht hat, kann Fehler machen. Ergänzen Sie Regeln, Prüfung und Austausch.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro mit 30 Mitarbeitenden in der Region Baden arbeitet für Auftraggeber mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Ein grosser Kunde fragt in einem Fragebogen nach der KI-Schulung des Personals.

Die Büroleiterin sammelt, wer im letzten Jahr welche Schulungen besucht hat, und stellt fest: Es gibt Teilnahmebestätigungen von drei verschiedenen Anbietern, einen Workshop ohne Teilnehmerliste und zwei Personen, die nichts besucht haben. Mit der Vorlage legt sie eine Tabelle an, trägt die Nachweise ein und plant Schulungen für die Lücken.

Für künftige Kurse wählt sie Angebote mit überprüfbarem Zertifikat und legt fest, dass jede Teilnahme innerhalb einer Woche in die Tabelle kommt. Vorher gab es Unklarheit, nachher kann sie dem Kunden eine geordnete Übersicht geben. Die Regel steht auf einer Seite im Qualitätsordner.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Schulungen für Ihr Team geordnet nachweisen möchten, bietet Linup mit KI sicher am Arbeitsplatz einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz. Beschrieben sind eine Lernzeit von zwei bis drei Stunden ohne Technikkenntnisse, Inhalte zu Datenumgang, Prüfung von KI-Ergebnissen und Erkennen von Betrugsversuchen sowie ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation.

Dazu gehören eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln, Teameinladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF. Es gibt einen kostenlosen KI-Risiko-Check und ein optionales Refresh-Abo. Der Kurs ist gemäss Angebotsseite derzeit auf Deutsch. Ob der Nachweis für Ihre Anforderungen genügt, klären Sie mit Ihren Auftraggebern und Fachleuten.

Häufige Fragen

Reicht eine Teilnahmeliste?

Für einen internen Überblick oft ja. Für externe Nachweise überzeugen Zertifikate oder Prüfungsergebnisse mit Überprüfungsmöglichkeit mehr. Fragen Sie Ihre Auftraggeber, was sie akzeptieren.

Wie lange sollte ich Nachweise aufbewahren?

Das hängt von Zweck und Rechtslage ab. Legen Sie eine Frist fest, die zu Ihren Anforderungen passt, und löschen Sie danach. Klären Sie sie mit einer Fachperson, statt eine Zahl zu übernehmen.

Muss ich jede Mitarbeiterin schulen?

Ob eine Pflicht besteht, hängt von Tätigkeit, Branche und Rechtslage ab. Aus Sicht des Datenschutzes und der Sicherheit ist es sinnvoll, alle, die KI nutzen oder mit sensiblen Daten arbeiten, zu schulen.

Kann ich die Dokumentation mit KI führen?

Für Vorlagen und Strukturen ja. Echte Personendaten und Leistungsnachweise gehören nicht in ein nicht freigegebenes Werkzeug. Führen Sie die Daten in Ihrem eigenen, geschützten System.