Coaching-Notizen und KI: Wie schütze ich Vertraulichkeit?

Das Problem

Nach dem Coachinggespräch schreiben Sie auf, was die Klientin erzählt hat: ihre Zweifel im Beruf, den Streit mit der Schwester, die Angst vor der Kündigung, vielleicht auch Gesundheitliches. Am Abend möchten Sie die Notizen ordnen und überlegen, wie es weitergeht. Eine KI könnte dabei helfen: ein Klick, und aus Ihren Stichworten wird eine saubere Zusammenfassung. Aber dürfen Sie das?

Coaching lebt von Vertrauen. Klientinnen erzählen Dinge, die sie sonst kaum jemandem sagen. Als selbstständige Coach oder in einer Praxis bearbeiten Sie dabei Personendaten, oft sehr sensible. Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt, dass solche Daten rechtmässig, verhältnismässig und sicher bearbeitet werden, mit Transparenz gegenüber den Betroffenen. Werden Notizen an einen KI-Dienst übermittelt, gelangen sie an einen Dritten, oft ins Ausland.

Hinzu kommt: Auch ohne gesetzliche Schweigepflicht wie bei Ärztinnen erwarten Klientinnen Vertraulichkeit, und viele Berufsverbände für Coaching verlangen sie in ihren Ethikrichtlinien. Dieser Text vermittelt Grundsätze und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen holen Sie Rat bei einer Datenschutzfachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Datenarten sortieren. Welche Angaben haben Sie: Namen, Kontakt, Lebensumstände, Gesundheit, Beziehungen, Finanzen, berufliche Situation? Je sensibler, desto strenger der Schutz.

1. Zweck klären. Wofür möchten Sie KI nutzen: Notizen ordnen, Sitzungen vorbereiten, Berichte schreiben? Prüfen Sie, ob das ohne Klientendaten geht. Oft ja: mit erfundenen Beispielen oder allgemeinen Vorlagen.

1. Einwilligung und Information regeln. Wenn Sie Klientendaten mit KI bearbeiten wollen, sollten Klientinnen vorher klar informiert sein und zustimmen. Halten Sie das in der Vereinbarung oder Datenschutzinformation fest. Hilfen: Einwilligung für KI-Nutzung.

1. Werkzeug prüfen. Wo werden Daten verarbeitet? Werden Eingaben gespeichert oder zum Training genutzt? Was steht in den Datenschutzbedingungen? Ohne klare Antworten nutzen Sie das Werkzeug nicht für Klientendaten.

1. Anonymisieren, wo möglich. Verwenden Sie Kürzel statt Namen und lassen Sie identifizierende Details weg. Beachten Sie: Auch ohne Namen kann eine Person erkennbar sein. Siehe Anonymisieren und Pseudonymisieren.

1. Datenschutzinformation erstellen. Eine kurze Erklärung, welche Daten Sie wofür bearbeiten, wie lange Sie sie aufbewahren und wer Zugriff hat. Eine Vorlage hilft: Datenschutzerklärung Vorlage.

1. Sicher speichern. Notizen auf einem geschützten Gerät, mit Passwort und Verschlüsselung, nicht in Chatverläufen von KI-Diensten. Legen Sie fest, wann Sie Notizen löschen.

1. Fehler melden und beheben. Wenn Sie versehentlich Daten eingegeben haben, löschen Sie den Verlauf, wo möglich, notieren den Vorfall und holen bei Bedarf Rat.

1. Regelmässig prüfen. Dienste ändern ihre Bedingungen. Prüfen Sie einmal im Jahr, ob Ihr Vorgehen noch passt.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer selbstständigen Coach in der Schweiz, eine kurze Datenschutzinformation für Klientinnen zu entwerfen. Du bist keine Juristin und gibst keine Rechtsberatung. Du erfindest keine Gesetzesartikel und weist am Ende darauf hin, dass der Entwurf von einer Datenschutzfachperson geprüft werden muss.

Mein Angebot: [z. B. Einzelcoaching, online und vor Ort]
Daten, die ich bearbeite: [z. B. Name, Kontakt, Gesprächsnotizen, Termine, Rechnungsangaben]
Wo Daten gespeichert werden: [z. B. verschlüsselter Laptop, Schweizer Hosting]
Ob KI-Werkzeuge eingesetzt werden: [nein / ja, wofür, mit welcher Sicherung]
Aufbewahrung: [z. B. bis Abschluss plus 2 Jahre]
Kontakt für Fragen: [Name, E-Mail]

Schreibe einen Entwurf von höchstens 250 Wörtern in einfacher Sprache mit den Abschnitten:
1. Welche Daten ich bearbeite und wozu
2. Vertraulichkeit und Weitergabe
3. Einsatz von KI-Werkzeugen (nur wenn zutreffend)
4. Aufbewahrung und Löschung
5. Rechte der Klientin (Auskunft, Berichtigung, Löschung) und Kontakt
Verwende keine Behauptungen zu Sicherheit, die ich nicht genannt habe. Sprache: Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.

Passen Sie die Angaben an Ihre tatsächliche Arbeitsweise an. Eine Datenschutzinformation darf nur beschreiben, was Sie wirklich tun.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutzgesetz gilt auch für Selbstständige: Wer Personendaten bearbeitet, muss die Grundsätze beachten, etwa Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit. Quellen in den Kopfdaten. Die Prüfung im Einzelfall übernimmt eine Fachperson.
• Besonders schützenswerte Daten: Gesundheitsangaben und ähnlich Sensibles brauchen strengeren Schutz. Siehe Sensible Daten und KI.
• Auslandverarbeitung: Viele KI-Dienste verarbeiten Daten ausserhalb der Schweiz. Das muss geprüft und den Klientinnen offen gesagt werden.
• EU-Bezug: Haben Sie Klientinnen im EU-Raum, kann zusätzlich die DSGVO gelten. Klären Sie das im Einzelfall.
• Ethikrichtlinien beachten: Berufsverbände im Coaching haben Richtlinien zu Vertraulichkeit. Prüfen Sie, was für Sie gilt.
• Klientinnen ernst nehmen: Wer Datenschutzfragen stellt, verdient eine ehrliche Antwort. Unklare Aussagen schaden dem Vertrauen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coach in Baden hat Gesprächsnotizen in einem Notizprogramm und überlegt, sie mit KI zusammenfassen zu lassen. Sie liest zuerst die Datenschutzbedingungen des Werkzeugs: Eingaben werden gespeichert und können zur Verbesserung des Dienstes genutzt werden. Das reicht ihr nicht.

Sie entscheidet sich, KI nur für allgemeine Vorlagen und erfundene Übungsfälle zu nutzen. Mit der Vorlage entwirft sie eine einseitige Datenschutzinformation, lässt sie von einer Datenschutzberaterin prüfen und legt sie jeder neuen Klientin vor. Die Notizen bleiben auf ihrem verschlüsselten Laptop. Eine Klientin sagt im Erstgespräch: «Gut, dass Sie das so klar sagen.» Die Coach merkt: Transparenz schafft Vertrauen und ist eine Stärke ihres Angebots.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer in der Beratung mit sensiblen Daten arbeitet, braucht Grundwissen im Umgang mit KI. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten, bei EU-Bezug auch den EU AI Act. Sie lernen online im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Das Angebot richtet sich an Unternehmen und ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer Praxis. Dafür wenden Sie sich an Datenschutzfachleute.

Häufige Fragen

Darf ich Notizen von Sitzungen in einem Cloud-Notizprogramm speichern?

Prüfen Sie Standort, Verschlüsselung und Vertragsbedingungen des Anbieters und informieren Sie Ihre Klientinnen. Im Zweifel nutzen Sie eine lokal gespeicherte, verschlüsselte Lösung.

Brauche ich eine schriftliche Einwilligung?

Das hängt vom Vorgehen und von der Rechtslage ab. Transparenz ist in jedem Fall wichtig. Eine schriftliche Vereinbarung schafft Klarheit für beide Seiten.

Was gilt, wenn die Klientin selbst KI nutzt?

Das ist ihre Sache, solange sie nicht Ihre Daten oder die Daten Dritter hochlädt. Sprechen Sie offen darüber. Weitere Hinweise zu Grenzen: KI im Coaching: Grenzen zu Therapie.