Notion AI oder OneNote: Was passt zu meinen Notizen?

Das Problem

Ihre Notizen sind verstreut: ein Heft auf dem Schreibtisch, Word-Dokumente, E-Mails an sich selbst, vielleicht ein halb vergessenes OneNote-Notizbuch. Jetzt hören Sie von Notion mit KI und fragen sich, ob Sie wechseln sollten. Oder ob das, was Sie haben, mit Copilot genügt.

Die Frage ist nicht, welches Programm «besser» ist, sondern welches zu Ihrer Arbeitsweise passt. Ein Wechsel kostet Zeit: Inhalte übertragen, Gewohnheiten ändern, Team überzeugen. Er lohnt sich nur, wenn das neue Werkzeug ein echtes Problem löst.

Beide Programme bieten KI-Funktionen an, die aber an Bedingungen geknüpft sind: bei OneNote an Microsoft-365-Konto und Copilot-Lizenz, bei Notion an Tarif und Arbeitsbereich. Diese Seite hilft Ihnen, nüchtern zu vergleichen. Stand: Oktober 2026; Funktionen, Tarife und Namen ändern sich. Prüfen Sie die aktuellen Angaben der Anbieter.

Einfach erklärt

OneNote ist ein digitales Notizbuch von Microsoft. Es ist in Notizbücher, Abschnitte und Seiten gegliedert. Auf einer Seite können Sie frei schreiben, Bilder einfügen, Dateien anhängen oder Skizzen machen, ähnlich einem Ringbuch. Es gehört zum Microsoft-365-Umfeld und lässt sich mit Outlook und Teams verbinden. KI-Unterstützung durch Copilot ist, je nach Lizenz und Version, möglich.

Notion ist eher eine Wissens- und Arbeitsplattform. Notizen sind Seiten, die Sie verschachteln können. Dazu kommen Datenbanken (Tabellen, Listen, Kalender), die man verknüpfen und filtern kann. Notion AI arbeitet mit diesen Inhalten, je nach Tarif.

Ein Beispiel: Eine Einzelperson, die Besprechungsnotizen sammelt, fühlt sich in OneNote meist zuhause. Ein Team, das ein gemeinsames Handbuch, eine Aufgabenübersicht und eine Kundenliste in einer Struktur pflegen will, findet in Notion mehr Möglichkeiten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Problem benennen. Was nervt: Suchen, Struktur, Teamarbeit, fehlende Übersicht? Notieren Sie drei Beispiele aus dem Alltag.

1. Bestehendes prüfen. Nutzen Sie bereits Microsoft 365? Haben Sie OneNote, ohne es richtig zu nutzen? Manchmal genügt etwas Ordnung. Siehe OneNote mit Copilot Notizen ordnen.

1. Einzel oder Team. Notieren Sie, wer mit den Notizen arbeitet. Einzelpersonen brauchen meist weniger Struktur als Teams.

1. Lizenzen und Kosten klären. Welche KI-Funktionen haben Sie heute, welche würden zusätzlich kosten? Siehe Copilot-Kosten und Lizenzen und Notion AI Kosten prüfen.

1. Datenschutz klären. Welche Inhalte kommen vor: Kundendaten, Personalthemen? Wo werden sie verarbeitet? Das entscheidet oft mit.

1. Kleinen Test machen. Probieren Sie beide mit demselben Beispiel: Eine Besprechungsnotiz, ein kleines Projekt. Vergleichen Sie Handhabung und KI-Hilfe, mit erfundenen Inhalten.

1. Mit Team besprechen. Fragen Sie, was die anderen brauchen. Ein Werkzeug, das niemand nutzt, bringt nichts.

1. Entscheiden und festhalten. Notieren Sie Entscheid, Gründe und Datum. Planen Sie eine Überprüfung nach einigen Monaten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt können Sie sich eine Entscheidungshilfe erstellen lassen. Geben Sie keine vertraulichen Angaben ein:

Du hilfst mir, zwischen zwei Notizwerkzeugen zu entscheiden. Du erfindest keine Preise und keine Funktionen. Wo du etwas nicht sicher weisst, sagst du es und verweist auf die Herstellerseiten.

Mein Arbeitsumfeld: [z. B. Büro mit 8 Personen, Microsoft 365 vorhanden]
Was ich heute nutze: [z. B. OneNote, Word, Papier]
Was nicht funktioniert: [z. B. Notizen schwer auffindbar, keine Übersicht über Aufgaben]
Wer nutzt es: [z. B. nur ich / das Team]
Welche Daten kommen vor: [z. B. interne Notizen, keine Kundendaten]
Kriterien: [z. B. einfache Bedienung, Datenschutz, Kosten, KI-Hilfe]

Erstelle eine Tabelle mit den Kriterien in den Zeilen und den Optionen OneNote und Notion in den Spalten. Nenne zu jeder Zelle eine kurze Einschätzung und markiere Unsicheres mit «prüfen». Schliesse mit drei Fragen, die ich vor einem Wechsel klären sollte.
Sprache: Deutsch (Schweiz), Sie-Form.

Passen Sie die Klammern an Ihre Situation an. Prüfen Sie die Aussagen auf den Herstellerseiten, bevor Sie entscheiden.

Worauf Sie achten müssen

• Wechsel kostet Zeit. Inhalte übertragen, Struktur neu denken, Team einarbeiten. Rechnen Sie das ein.
• KI ist nicht der Hauptgrund. Die KI hilft nur, wenn Ihre Notizen geordnet sind. Siehe Wiki mit Notion AI aufbauen.
• Datenschutz und Verträge. Prüfen Sie, wo Daten verarbeitet werden und ob Ihre Firma das Werkzeug zulässt. Eine Rechtsprüfung hängt vom Einzelfall ab.
• Lizenzfragen. Funktionen und Kosten ändern sich. Verlassen Sie sich auf aktuelle Herstellerangaben.
• Exportmöglichkeiten. Wie kommen Sie wieder heraus? Prüfen Sie, ob sich Inhalte exportieren lassen.
• Zwei Werkzeuge gleichzeitig. Wenn Notizen in beiden liegen, entsteht Chaos. Legen Sie fest, was wohin gehört.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau E. leitet das Sekretariat eines Ingenieurbüros in Brugg mit zehn Mitarbeitenden. Das Team nutzt Microsoft 365, aber OneNote kaum. Notizen liegen in Word und E-Mails. Sie überlegt, ob Notion die Lösung wäre.

Sie notiert ihre Probleme: Besprechungsnotizen sind nicht auffindbar, Aufgaben gehen verloren. Dann testet sie einen Monat lang OneNote mit klarer Gliederung und erledigt Aufgaben in Teams. Das Problem löst sich zum grossen Teil. Notion bleibt eine Option für später, falls das Team ein gemeinsames Wissensarchiv aufbauen möchte. Sie hat Zeit und Wechselkosten gespart.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer die Möglichkeiten von KI im Büroalltag kennenlernen und Werkzeuge nach Nutzen vergleichen möchte, findet im Kurs KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort Bürokommunikation, Projektmanagement und weitere Arbeitsaufgaben, die mit KI-Unterstützung geübt werden. Der Kurs nennt Copilot ausdrücklich; Notion AI wird in der Kursbeschreibung nicht genannt. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Welche Notizlösung in Ihren Betrieb passt, entscheiden Sie selbst, auch mit Blick auf Datenschutz und Lizenzen.

Häufige Fragen

Kann ich Notizen von OneNote nach Notion übertragen?

Das ist je nach Umfang aufwendig und gelingt nicht verlustfrei. Rechnen Sie mit Handarbeit und prüfen Sie Export- und Importmöglichkeiten der aktuellen Versionen.

Brauche ich für OneNote mit KI eine besondere Lizenz?

Die KI-Funktionen in Microsoft 365 hängen in der Regel an einer Copilot-Lizenz. OneNote selbst nutzen Sie meist mit Ihrem Microsoft-365-Konto.

Welches ist datenschutzfreundlicher?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Es hängt von Ihren Verträgen, Einstellungen und Daten ab. Klären Sie es mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen.

Kann ich beide nutzen?

Technisch ja, aber legen Sie fest, wofür jedes dient. Sonst suchen Sie später an zwei Orten.