Wie ordne ich meine OneNote-Notizen mit Copilot?

Das Problem

Über die Jahre hat sich in Ihrem OneNote einiges angesammelt: Seiten mit Titeln wie «Neue Seite», Besprechungsnotizen ohne Datum, Telefonnummern, Ideen, kopierte Mails. Sie wissen, dass Zusammengehöriges irgendwo liegt, aber nicht, wo.

Von Hand aufräumen kostet einen Nachmittag, den niemand hat. Ein KI-Assistent kann dabei helfen: Er liest Ihre Notizen, schlägt Themen vor und fasst Seiten zusammen. Dafür gibt es bei Microsoft den Assistenten «Copilot», der in OneNote Fragen zu Ihren Notizen beantworten und Texte zusammenfassen kann, sofern Ihr Betrieb ihn lizenziert hat.

Sie bleiben aber die Ordnerin: Copilot macht Vorschläge, Sie entscheiden, was wohin kommt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob Copilot verfügbar ist. Öffnen Sie OneNote und suchen Sie das Copilot-Symbol. Fehlt es, kann das an Lizenz, Version oder Einstellungen liegen. Siehe Copilot in Office fehlt und fragen Sie Ihre IT.

1. Datenschutz klären. Notizen enthalten oft Personendaten und Vertrauliches. Prüfen Sie, ob der Einsatz im Betrieb erlaubt ist und wer Zugriff hat. Siehe Copilot und Datenschutz im Büro.

1. Sicherungskopie anlegen. Exportieren Sie das Notizbuch oder erstellen Sie eine Kopie, bevor Sie etwas umbauen. So können Sie jederzeit zurück.

1. Zielstruktur entwerfen. Planen Sie auf Papier: Notizbuch pro Lebensbereich (z. B. «Kundschaft», «Projekte», «Verwaltung»), Abschnitte nach Themen oder Kunden, Seiten pro Anlass. Weniger Ebenen sind einfacher.

1. Copilot Themen vorschlagen lassen. Markieren Sie einen Abschnitt mit ungeordneten Seiten und bitten Sie Copilot, wiederkehrende Themen zu nennen und eine Gliederung vorzuschlagen. Verwenden Sie die Vorlage unten.

1. Seiten selbst verschieben. Verschieben Sie die Seiten in die neuen Abschnitte. Ob Copilot das für Sie erledigen kann, hängt von der Version. Sicherer ist es, Vorschläge zu nehmen und von Hand umzusetzen.

1. Übersichtsseite erstellen. Lassen Sie Copilot pro Abschnitt eine kurze Zusammenfassung und eine Liste offener Aufgaben erstellen. Prüfen Sie die Inhalte. Siehe Schlagwörter und Suche.

1. Alte Reste behandeln. Verschieben Sie Unklares in einen Abschnitt «Archiv» und prüfen Sie nach einigen Monaten, ob es gelöscht werden kann.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine Assistentin für Büroorganisation. Ich ordne einen Abschnitt in OneNote mit ungeordneten Notizen. Hilf mir bei der Struktur. Verändere nichts an den Notizen, mache nur Vorschläge.

Inhalt des Abschnitts: [z. B. 80 Seiten zu Kundengesprächen, Ideen und Telefonaten der letzten Jahre]
Mein Ziel: [z. B. schnell finden, was zu einem Kunden gehört]
Vorhandene Struktur: [z. B. ein Notizbuch, zwei Abschnitte]

Aufgabe:
1. Nenne wiederkehrende Themen und Gruppen, die du in den Notizen erkennst.
2. Schlage eine Struktur mit Abschnitten und Seitentiteln vor.
3. Liste Seiten auf, die doppelt, veraltet oder unvollständig wirken.
4. Erstelle eine Übersichtsseite mit je einer Zeile pro Thema und den offenen Aufgaben.
Regeln: Erfinde nichts, was nicht in den Notizen steht. Markiere Unsicheres mit «[prüfen]».

Passen Sie die Angaben an. Copilot arbeitet in OneNote direkt mit Ihren Seiten, nutzen Sie ihn nur dort, wo das erlaubt ist.

Vorschlag für eine einfache Struktur

Worauf Sie achten müssen

• Verfügbarkeit und Funktionsumfang: Copilot in OneNote hängt von Lizenz, Version und Einstellungen Ihres Betriebs ab. Prüfen Sie die aktuelle Microsoft-Dokumentation.
• Datenschutz: Nutzen Sie Copilot nur mit Notizen, die Ihr Betrieb dafür freigegeben hat. Fragen Sie IT oder Datenschutzverantwortliche.
• Zusammenfassungen können falsch sein: Prüfen Sie Zahlen, Namen und Termine in den Originalnotizen.
• Berechtigungen: Copilot zeigt nur an, worauf Sie Zugriff haben. Geteilte Notizbücher können mehr enthalten, als Sie wissen. Siehe Copilot Berechtigungen prüfen.
• Sicherung: Machen Sie vor grossen Umbauten eine Kopie und löschen Sie nicht aus Eile.
• Nicht alles auf einmal: Räumen Sie Abschnitt für Abschnitt auf, sonst verlieren Sie den Überblick.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Lehmann, 56, arbeitet im Sekretariat einer Anwaltskanzlei in Winterthur und führt seit zehn Jahren ein OneNote mit über 600 Seiten. Vorher: Sie sucht nach einer Absprache mit einem Treuhänder und braucht eine Viertelstunde.

Sie legt eine Kopie an und fragt vorab die IT zu den Regeln für Mandatsinformationen. Weil diese dort nicht verarbeitet werden dürfen, nutzt sie Copilot nur für allgemeine Notizen zu Organisation und Vorlagen. Nachher: Sie hat neue Abschnitte und eine Übersichtsseite mit Themen und offenen Punkten, die Suche findet Dinge in Sekunden, und mandatsbezogene Notizen bleiben unberührt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Copilot für Büroaufgaben wie das Ordnen von Notizen einsetzen möchten, behandeln KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Bürokommunikation mit Copilot und Google Workspace. Die Kurse lizenzieren Copilot nicht und richten ihn nicht in Ihrem Betrieb ein.

Häufige Fragen

Muss ich ein Abo haben, um Copilot in OneNote zu nutzen?

In Betrieben hängt es von der Lizenz ab, die Ihr Unternehmen bei Microsoft erworben hat. Prüfen Sie Copilot Kosten und Lizenzen und fragen Sie Ihre IT.

Kann Copilot meine Notizen selbstständig umsortieren?

Das kann sich je nach Version unterscheiden. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern behandeln Sie Vorschläge als Hilfe und verschieben Sie die Seiten selbst, mit einer Sicherung im Rücken.

Was, wenn Copilot nichts findet?

Prüfen Sie, ob das Notizbuch geöffnet und synchronisiert ist und ob die richtige Version gewählt ist. Eine Hilfe finden Sie bei Copilot in Office fehlt.