Wie plane ich meine Arbeitswoche mit KI?

Das Problem

Es ist Sonntagabend, und die Woche wirft ihren Schatten voraus. Auf Ihrer Liste stehen zwölf Aufgaben, drei feste Termine, zwei Fristen am Donnerstag und ein Chef, der «nur kurz etwas» fragen will. Alles scheint dringend. Wo anfangen?

Viele planen im Kopf oder auf einem Zettel. Das klappt, bis etwas dazwischenkommt. Dann ist der Plan weg, und der Tag wird von Anfragen bestimmt statt von Ihren Prioritäten.

Eine KI kann hier als Planungshilfe dienen: Sie bringt Ihre Aufgaben in eine Reihenfolge, schlägt Zeitblöcke vor und erinnert Sie an Puffer. Sie kennt Ihren Betrieb aber nicht und weiss nicht, was wirklich eilt. Darum gilt: Sie liefern die Fakten, sie liefert den Entwurf, Sie entscheiden. Dieser Auftrag, ein sogenannter Prompt, ist der Text, den Sie der KI eingeben, damit sie weiss, was Sie von ihr wollen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Alles aufschreiben: Sammeln Sie alle Aufgaben in einer Liste, auch kleine. Schreiben Sie dazu: Dauer in Schätzung (zum Beispiel 30 Minuten), Frist und wer beteiligt ist.
2. Feste Termine eintragen: Notieren Sie Sitzungen, Termine mit Kunden und Zeiten, in denen Sie nicht verfügbar sind.
3. Arbeitszeiten angeben: Wann beginnen und enden Sie? Wann sind Pausen? Wie viele Stunden stehen realistisch zur Verfügung (nicht alle Stunden sind Arbeitszeit am Plan).
4. Prioritäten benennen: Markieren Sie, was zwingend diese Woche fertig sein muss, was wichtig ist und was warten kann.
5. Auftrag an die KI schreiben: Kopieren Sie die Vorlage unten, setzen Sie Ihre Angaben ein und senden Sie sie ab. Keine Namen von Kundinnen oder vertrauliche Details nötig, Kürzel genügen.
6. Entwurf prüfen: Stimmt die Summe der Stunden? Hat die KI Zeit für Pausen, Wege und Unvorhergesehenes gelassen? Ist die Reihenfolge sinnvoll?
7. Nachbessern: Antworten Sie zum Beispiel: «Verschiebe die Offerte auf Dienstag, Mittwochmorgen soll frei sein für Anrufe.»
8. Übernehmen: Tragen Sie die Blöcke in Ihren Kalender ein. Planen Sie am Freitag zehn Minuten für einen Rückblick ein: Was hat geklappt, was nicht?

Vorlage zum Kopieren

Du bist meine Planungsassistenz. Erstelle einen realistischen Wochenplan.

Woche: [Datum von – bis]
Arbeitszeiten: [z. B. Mo–Fr 08:00–17:00, Mittagspause 12:00–13:00; Freitag bis 15:00]
Feste Termine: [Tag, Uhrzeit, Dauer, Titel]
Aufgaben (Dauer in Schätzung, Frist, Priorität A = muss, B = wichtig, C = kann warten):
- [Aufgabe 1; 2 Std.; Frist Do; A]
- [Aufgabe 2; 30 Min.; keine Frist; C]
Rahmenbedingungen: [z. B. Morgens konzentriert arbeiten, Nachmittag Telefon; höchstens 5 Stunden konkrete Arbeit pro Tag]

Regeln:
1. Plane höchstens [70] Prozent der Zeit fest, den Rest als Puffer.
2. Aufgaben mit Frist zuerst, danach nach Priorität.
3. Gib mir eine Tabelle mit Tag, Zeit, Aufgabe.
4. Nenne Aufgaben, die nicht in die Woche passen, und sage, was ich verschieben oder abgeben könnte.
Rechne nicht mehr Zeit ein, als ich angegeben habe.

Passen Sie die Zahlen an Ihren Rhythmus an. Wenn Sie lieber am Nachmittag konzentriert arbeiten, schreiben Sie das in die Rahmenbedingungen.

Worauf Sie achten müssen

• Die KI rechnet nicht immer richtig. Zählen Sie Stunden selbst nach. Sprachmodelle machen bei Zeit- und Zahlenaufgaben Fehler.
• Sie kennt Ihre Lage nicht. Was für Sie wichtig ist (ein Kunde, der droht abzuspringen), muss im Auftrag stehen.
• Nicht zu viel offenlegen. Geben Sie keine Namen von Kunden, Patienten oder Kollegen ein, wenn es nicht nötig ist. Kürzel wie «Kunde A» genügen. Mehr zum Thema: Welche Daten gehören nicht in die KI?
• Zeitzonen und Reisezeiten vergisst die KI gern. Nennen Sie sie ausdrücklich, oder lesen Sie KI-Kalender: Reisezeiten.
• Wohlbefinden zählt. Pausen, Bewegung und freie Abende gehören zu einem tragfähigen Plan.
• Verantwortung: Der Plan ist ein Vorschlag. Absprachen mit Vorgesetzten und Teams entscheiden Sie selbst.

Mehr zu geschützten Konzentrationszeiten: KI-Kalender und Fokuszeiten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Hofmann führt allein ein Fotostudio in Winterthur. Diese Woche stehen drei Aufnahmetermine, die Bildbearbeitung für zwei Hochzeiten, die Buchhaltung bis Donnerstag und ein Gespräch mit der Bank an.

Vorher: Sie beginnt mit der Buchhaltung, wird von einer Kundenanfrage unterbrochen und merkt am Mittwoch, dass die Bildbearbeitung nicht mehr reicht.

Nachher: Sie trägt Termine, Dauer und Fristen in die Vorlage ein. Die KI schlägt vor, die Bildbearbeitung auf vier Vormittagsblöcke zu verteilen, die Buchhaltung am Dienstagnachmittag zu erledigen und den Freitag als Puffer freizuhalten. Frau Hofmann verschiebt einen Block, weil sie bei Tageslicht lieber fotografiert, und übernimmt den Plan in ihren Kalender. Die Anfragen beantwortet sie gebündelt um 11 und 16 Uhr.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Prompts sind der Schlüssel, damit Pläne, Texte und Auswertungen brauchbar werden. Der Kurs Prompt Engineering von absofort zeigt, wie Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen. Dabei erarbeiten Sie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa eine Wochenplanung. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und erfordert keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Kann die KI direkt auf meinen Kalender zugreifen?

Manche Assistenten können das, wenn Sie es erlauben. Klären Sie vorher, was sie lesen und ändern darf. Mehr dazu in KI-Kalender: Zugriff und Datenschutz.

Wie oft soll ich den Plan erneuern?

Einmal pro Woche, am besten am Freitag für die Folgewoche, plus eine kurze Anpassung, wenn etwas Wichtiges dazwischenkommt.

Was, wenn immer mehr Aufgaben dazukommen?

Dann liegt das Problem selten an der Planung. Fragen Sie die KI: «Was könnte ich streichen, abgeben oder automatisieren?» und besprechen Sie die Antworten mit Ihrer Vorgesetzten.

Brauche ich dafür ein Bezahlangebot?

Nicht unbedingt. Ein einfacher Wochenplan gelingt meist auch mit einer kostenlosen Version, innerhalb der Nutzungsgrenzen des Dienstes.