Welche Kalenderrechte sollte ein KI-Assistent bekommen?

Das Problem

Frau Müller koordiniert die Termine einer Geschäftsleitung in einem Ingenieurbüro in Baden. Ein KI-Assistent soll Terminvorschläge machen, Besprechungen finden und Fokuszeiten freihalten. Beim Einrichten erscheint die Frage: «Dieser Dienst möchte auf Ihren Google- oder Microsoft-Kalender zugreifen: Lesen, Ändern, Löschen, Freigeben.» Sie klickt auf «Zulassen», weil es einfacher geht.

Danach fällt ihr ein: Im Kalender stehen nicht nur Kundensitzungen. Dort stehen der Arzttermin des Chefs, ein Elterngespräch, eine Bewerbung und Besprechungen mit Titeln wie «Kündigung Herr X». Was davon sieht der Assistent, und wohin gelangen die Angaben?

Kalender enthalten oft mehr Vertrauliches, als man denkt. Mit wenigen Einstellungen lässt sich der Schaden begrenzen, ohne auf den Nutzen zu verzichten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe des Assistenten festlegen. Was soll er tun: nur freie Zeiten vorschlagen, Termine eintragen oder auch verschieben? Je enger die Aufgabe, desto geringer die nötigen Rechte.

1. Das kleinste Recht wählen. Meist reicht Lesen von «frei/belegt». Viele Systeme erlauben, nur diese Information freizugeben und Titel, Ort und Teilnehmende auszublenden.

1. Konten trennen. Verwenden Sie für den Assistenten nicht den privaten Kalender, sondern einen Geschäftskalender. Private Termine gehören in einen separaten Kalender, der nicht freigegeben wird.

1. Vertrauliche Termine markieren. Kennzeichnen Sie sensible Einträge als «privat» oder «nur frei/belegt anzeigen». Prüfen Sie, ob die Einstellung für den Assistenten gilt, denn nicht jede Kopplung respektiert sie.

1. Zugriff beim Anbieter prüfen. Öffnen Sie in den Kontoeinstellungen die Liste der verbundenen Apps und schauen Sie, welche Rechte der Assistent erhalten hat. Reduzieren Sie, was nicht nötig ist.

1. Schreibrechte erst nach dem Test. Lassen Sie den Assistenten zunächst nur Vorschläge machen. Erst wenn sie zuverlässig sind, erlauben Sie das Eintragen, mit Bestätigung pro Termin. Siehe Vorschlag oder Buchung.

1. Datenverarbeitung klären. Wo verarbeitet der Anbieter die Termindaten, und nutzt er sie zum Training? Verlangen Sie die Angaben schriftlich oder lesen Sie die Bedingungen für Geschäftskunden.

1. Regelmässig überprüfen. Prüfen Sie alle drei Monate, ob der Assistent noch gebraucht wird und welche Rechte er hat. Entziehen Sie nicht benötigte Rechte.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie eine Prüfliste für Ihre IT oder den Datenschutz vor. Fügen Sie keine echten Termine ein.

Wir möchten in einem [Branche]-Betrieb in der Schweiz einen KI-Assistenten für die Kalenderplanung
von [Anzahl] Personen einsetzen. Kalendersystem: [Google Kalender / Microsoft Outlook / Sonstiges].
Erstelle eine Prüfliste mit: 1. welche Zugriffsstufen es gibt (frei/belegt, Details, Ändern, Löschen),
2. welche Stufe wir für [Aufgabe, z. B. Terminvorschläge] mindestens brauchen,
3. wie wir private und vertrauliche Termine schützen, 4. Fragen an den Anbieter zu Datenverarbeitung,
Speicherort und Training, 5. wie wir Rechte später entziehen, 6. Hinweise für die Information der Mitarbeitenden.
Schreibe in einfacher Sprache und markiere Punkte, die rechtlich geprüft werden sollten, mit [prüfen].

Ergänzen Sie Branche, Personenzahl und Aufgabe. Die Antwort ist ein Entwurf; entscheidend sind die tatsächlichen Einstellungen in Ihrem Kalendersystem und die Bedingungen des Anbieters.

Worauf Sie achten müssen

• Kalender enthalten Personendaten Dritter: Namen und Zeiten von Kundschaft, Bewerbenden oder Mitarbeitenden gehören nicht selbstverständlich in einen KI-Dienst. In der Schweiz gelten die Regeln des Datenschutzgesetzes; im Zweifel fachlich prüfen lassen.
• Datenminimierung: Geben Sie nur frei, was für die Aufgabe nötig ist. Siehe Datenminimierung.
• Information der Betroffenen: Wer im Kalender vorkommt, etwa Teilnehmende, sollte nicht überrascht werden. Klären Sie intern, ob und wie informiert wird.
• Privater Kalender nie mit Geschäftsdiensten mischen: Das gilt besonders bei privaten Konten. Siehe Privates oder Firmenkonto.
• Löschen und Ändern: Eine falsche Aktion löscht Einträge oder verschiebt wichtige Termine. Schreibrechte sind riskanter als Leserechte.
• Anbieter wechseln: Entziehen Sie beim Wechsel die Rechte und prüfen Sie, ob Daten beim alten Anbieter gelöscht werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Ingenieurbüro in Baden testet einen KI-Kalenderassistenten für zwei Personen. Frau Müller richtet zuerst nur Lesen von «frei/belegt» für den Geschäftskalender ein. Private Termine liegen in einem separaten Kalender ohne Freigabe. Sensible Geschäftstermine, etwa Personalgespräche, kennzeichnet sie als privat.

Vorher: Der Assistent hätte Titel und Teilnehmende aller Termine gelesen, auch die von Bewerbungsgesprächen. Nachher: Er sieht nur Zeiträume und schlägt freie Slots für Sitzungen vor. Nach vier Wochen ohne Auffälligkeiten erlaubt das Büro das Eintragen, mit Bestätigung pro Termin. Die Rechte werden quartalsweise überprüft.

So hilft Ihnen Alpasana

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Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn der Assistent nur «frei/belegt» sieht?

Für Terminvorschläge in vielen Fällen ja. Wollen Sie, dass er Besprechungsthemen berücksichtigt oder Reisezeiten einplant, braucht er mehr Angaben. Geben Sie diese schrittweise und nur dort frei, wo es nötig ist.

Was, wenn die Kalender-App «Alles oder nichts» verlangt?

Dann prüfen Sie, ob eine andere Lösung genauere Rechte erlaubt, oder legen Sie einen eigenen Kalender nur für den Assistenten an, in den Sie ausgewählte Termine kopieren.

Muss ich Mitarbeitende informieren?

Ja, wenn deren Kalenderdaten verarbeitet werden. Legen Sie fest, wer informiert und welche Regeln gelten. Bei Unsicherheit holen Sie fachlichen Rat ein.