Notion AI: Welche Kosten und Grenzen muss ich prüfen?

Das Problem

Sie möchten Notion AI testen, aber der Chef fragt: «Was kostet das, und für wie viele Leute?» Auf der Preisseite sehen Sie mehrere Tarife, Begriffe wie «Plus», «Business» oder «Enterprise» und Zeilen, die sich auf KI beziehen. Was gilt für Ihr Team?

Preise für KI-Funktionen sind besonders unübersichtlich, weil Anbieter sie häufig anpassen: Mal ist KI ein Zusatz pro Person, mal in höhere Tarife eingebunden, mal gibt es eine Testphase oder begrenzte Nutzung. Auch die Währung (meist Dollar oder Euro), Abrechnungsperiode und Mehrwertsteuer sind zu beachten. Dieser Beitrag nennt bewusst keine Preise, denn sie ändern sich.

Besser ist eine Checkliste: Welche Fragen klären Sie vorab, damit weder Überraschungen auf der Rechnung noch enttäuschte Erwartungen im Team entstehen? Stand: Oktober 2026; massgebend sind immer die aktuellen Angaben des Anbieters und Ihres Kontos.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ist-Zustand klären. Welchen Tarif hat Ihr Arbeitsbereich heute? Das sehen die Administratoren in den Einstellungen unter Abrechnung oder Tarif. Fragen Sie, wer in Ihrer Firma dafür zuständig ist.

1. Preisseite lesen. Öffnen Sie die offizielle Preisseite von Notion. Prüfen Sie, ob KI im jeweiligen Tarif enthalten ist, als Zusatz buchbar oder nur mit Einschränkungen verfügbar.

1. Testmöglichkeit prüfen. Gibt es eine Testphase oder begrenzte Gratis-Nutzung? Wie viele Anfragen, wie lange? Notieren Sie Bedingungen und Ende der Testphase.

1. Personenzahl festlegen. Wer braucht die KI wirklich? Nicht jede Person im Arbeitsbereich muss sie nutzen. Prüfen Sie, ob Lizenzen pro Person oder pro Arbeitsbereich gelten.

1. Weitere Kosten bedenken. Rechnen Sie Zeit für Einführung, Schulung und Datenschutzklärung ein. Siehe Copilot-Kosten und Lizenzen als Vergleich.

1. Grenzen erfassen. Gibt es Nutzungslimits, Einschränkungen bei Dateigrösse, Anzahl Antworten oder Funktionen? Fragen Sie den Anbieter, wenn die Preisseite unklar ist.

1. Umrechnung und Steuer klären. Preise in Fremdwährung ergeben in CHF je nach Kurs und Abrechnung andere Beträge. Fragen Sie Ihre Buchhaltung nach der steuerlichen Behandlung.

1. Entscheid dokumentieren. Halten Sie Tarif, Datum, Preisstand, Kosten und Entscheid schriftlich fest. Prüfen Sie nach drei Monaten, ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Checkliste halten Sie fest, was Sie geprüft haben (Klammern ersetzen):

Notion AI: Kostenprüfung vom [Datum]
Aktueller Tarif des Arbeitsbereichs: [Name]
Abrechnung: [pro Person / pro Arbeitsbereich], [monatlich / jährlich]
KI-Funktionen im Tarif enthalten: [ja / als Zusatz / nur Test / unklar]
Testphase: [ja/nein; Ende am ...]
Nutzungsgrenzen laut Anbieter: [z. B. begrenzte Anfragen / keine Angabe]
Wer soll KI nutzen: [Rollen, Anzahl Personen]
Preis laut offizieller Preisseite am [Datum]: [Betrag und Währung; Quelle prüfen]
Zusätzliche Kosten (Einführung, Schulung): [Schätzung]
Datenschutz geprüft: [ja/nein/offen]
Entscheid: [testen / einführen / verzichten]
Nächste Überprüfung: [Datum]

Tragen Sie nur Preise ein, die Sie auf der offiziellen Seite oder in Ihrem Konto selbst gesehen haben. Rechnen Sie nicht mit Zahlen, die eine KI oder ein Forum nennt.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Preise von der KI übernehmen. Sprachmodelle kennen aktuelle Preise nicht verlässlich und können alte oder erfundene Zahlen nennen. Prüfen Sie jede Zahl auf der Quelle.
• Testphase endet. Notieren Sie das Datum und wer danach zahlt, sonst läuft eine Abrechnung unbemerkt an.
• Kosten pro Person wachsen. Bei vielen Nutzenden summieren sich Beträge. Starten Sie mit einem kleinen Pilotteam.
• Datenschutz kostet auch. Klärung und Schulung brauchen Zeit. Eine Rechtsprüfung hängt vom Einzelfall ab.
• Alternativen vergleichen. Vielleicht reicht ein vorhandenes Werkzeug. Siehe Notion AI oder OneNote.
• Ausstieg planen. Wie exportieren Sie Ihre Inhalte, wenn Sie wechseln möchten?

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Architekturbüro mit zehn Personen in Lenzburg nutzt Notion für Projektnotizen. Die Büroleiterin Frau W. hört, dass dort KI verfügbar ist, und möchte sie testen. Ein Kollege nennt einen Preis aus einem Blogartikel, der sich als veraltet herausstellt.

Frau W. prüft die Preisseite und das Konto: Ihr Tarif enthält KI-Funktionen nur mit Einschränkungen. Sie testet mit zwei Personen und notiert die Bedingungen. Nach einem Monat vergleicht das Büro den Nutzen mit den Kosten und entscheidet sich, vorerst nur für das Pilotteam zu bezahlen. Die Entscheidung dokumentiert sie in der Vorlage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI-Werkzeuge nach Nutzen statt nach Werbung beurteilen möchte, findet im Kurs KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort Praxisaufgaben aus Bürokommunikation, Projektmanagement und weiteren Arbeitsbereichen mit KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss. Notion AI wird in der Kursbeschreibung nicht ausdrücklich genannt.

Preise und Verträge mit dem Anbieter klären Sie selbst. Alpasana gibt dazu keine Preisauskunft.

Häufige Fragen

Wo finde ich den aktuellen Preis?

Auf der offiziellen Preisseite von Notion und in den Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs. Diese Angaben sind massgebend.

Brauchen alle Mitglieder des Arbeitsbereichs die KI-Lizenz?

Das hängt vom Tarif ab. Fragen Sie nach oder lesen Sie die Bedingungen genau, bevor Sie die ganze Gruppe zuschalten.

Was passiert nach der Testphase?

Je nach Tarif kann die Nutzung enden oder kostenpflichtig werden. Notieren Sie das Datum und prüfen Sie die Bedingungen vorab.

Lohnt sich Notion AI für kleine Teams?

Das hängt von Ihrer Nutzung ab. Wenn Sie Notion intensiv nutzen und regelmässig Notizen zusammenfassen oder durchsuchen, kann es Zeit sparen. Wenn nicht, ist es unnötig.