Welche Notion-Inhalte darf die KI für Antworten nutzen?

Das Problem

In Ihrem Notion-Arbeitsbereich liegen Seiten mit sehr unterschiedlichem Inhalt: Projektnotizen, Kundenlisten, Personalthemen, vielleicht Lohnangaben der Geschäftsleitung. Nun wird die KI eingeschaltet, die Fragen zu Inhalten beantworten kann. Sofort stellt sich die Frage: Kann ein Mitarbeiter durch eine geschickte Frage etwas erfahren, was er nicht sehen darf?

Die Sorge ist berechtigt. Ein KI-Assistent greift auf viele Seiten gleichzeitig zu und fasst zusammen. Wenn Berechtigungen schlampig vergeben sind, wird das sichtbar: Eine Seite, die «versehentlich für alle freigegeben» wurde, erscheint plötzlich in Antworten, obwohl sie bisher kaum jemand gefunden hat.

Laut Anbieter berücksichtigt Notion AI die bestehenden Zugriffsrechte: Die KI soll nur Inhalte verwenden, die die fragende Person selbst sehen darf. Das ist die Zusicherung. Ob Ihre Rechte aber stimmen, wissen nur Sie. Stand: Oktober 2026; prüfen Sie aktuelle Angaben des Anbieters.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Grundsatz verstehen. Die KI ist kein Sicherheitssystem. Sie wendet bestehende Berechtigungen an. Falsche Freigaben bleiben falsch, nur werden ihre Folgen sichtbarer.

1. Aufbau des Arbeitsbereichs ansehen. Wie ist er gegliedert? Gibt es Bereiche für Geschäftsleitung, Personal, Kundschaft? Wer ist Mitglied, wer Gast?

1. Freigaben prüfen. Gehen Sie die wichtigsten Seiten durch: Wer hat Zugriff? Prüfen Sie vor allem Seiten mit Personaldaten, Kundendaten und Verträgen. Achten Sie auf Freigaben «für alle im Arbeitsbereich» und öffentliche Links.

1. Gäste und externe Personen prüfen. Externe Gäste sehen nur freigegebene Seiten. Kontrollieren Sie, ob sie mehr sehen als nötig.

1. Private Seiten verstehen. Private Seiten sind nur für ihre Besitzerin sichtbar. Die Administration sieht je nach Tarif und Einstellung möglicherweise mehr. Klären Sie das mit dem Anbieter und Ihrer IT.

1. Testfragen stellen. Lassen Sie eine Person mit eingeschränkten Rechten Testfragen stellen, die auf vertrauliche Inhalte zielen, und prüfen Sie, ob Antworten daraus auftauchen. Verwenden Sie dafür erfundene Beispielinhalte.

1. Sensibles auslagern. Gehören besonders schützenswerte Inhalte überhaupt in Notion? Prüfen Sie, ob sie in einem getrennten Bereich oder System besser aufgehoben sind.

1. Regeln festhalten. Legen Sie fest, wer Freigaben erteilt, wie oft sie überprüft werden und wie neue Mitarbeitende Rechte erhalten.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Checkliste prüfen Sie Ihren Arbeitsbereich (Klammern ersetzen):

Prüfung Zugriffsrechte Notion vom [Datum] durch [Name]
Mitglieder im Arbeitsbereich: [Anzahl], Gäste: [Anzahl]
Seiten mit Personaldaten: [Titel, Zugriff: wer?]
Seiten mit Kundendaten: [Titel, Zugriff: wer?]
Seiten mit Verträgen/Finanzen: [Titel, Zugriff: wer?]
Seiten mit «Zugriff für alle im Arbeitsbereich» bei sensiblem Inhalt: [Titel]
Öffentliche Links vorhanden: [ja/nein; welche?]
Private Seiten: [Regel, wer kann sie sehen, laut Einstellung]
Testfragen mit eingeschränktem Konto: [Ergebnis]
Offene Punkte: [Liste]
Verantwortlich für Korrektur bis [Datum]: [Name]

Tragen Sie in die Liste nur Titel und Zugriffe ein, keine vertraulichen Inhalte.

Worauf Sie achten müssen

• Zusicherung ist keine Garantie. Auch wenn der Anbieter Berechtigungen berücksichtigt, können Fehler oder Fehlkonfigurationen auftreten. Verlassen Sie sich nicht allein auf die Technik.
• Datenverarbeitung durch den Anbieter. Inhalte werden zur KI-Antwort verarbeitet. Prüfen Sie Datenschutzangaben, Standort und Vertragsbedingungen. Besonders bei Personendaten ist eine fachliche Prüfung nötig, etwa nach dem Schweizer Datenschutzgesetz. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in der KI.
• Training mit Ihren Daten. Klären Sie laut Vertrag, ob Eingaben zum Training verwendet werden dürfen.
• Mitarbeitende informieren. Teilen Sie mit, dass die KI mit Arbeitsbereichsinhalten arbeitet und welche Regeln gelten.
• Berechtigungen regelmässig prüfen. Mitarbeitende wechseln die Rolle, Projekte enden, Gäste bleiben.
• Besondere Personendaten. Gesundheits- oder Personaldaten gehören nur nach klarer Prüfung in ein solches Werkzeug.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Zofingen schaltet Notion AI für sein Team ein. Eine Mitarbeiterin fragt in einem Test: «Welche Lohnerhöhungen sind geplant?» Die KI nennt Zahlen aus einer Seite der Geschäftsleitung. Der Grund: Die Seite war vor zwei Jahren versehentlich für den ganzen Arbeitsbereich freigegeben worden.

Die Inhaberin stellt die Freigabe sofort richtig und prüft alle Seiten mit sensiblem Inhalt. Sie legt fest, dass Personaldaten nur im getrennten Bereich liegen und jährlich überprüft werden. Danach wiederholt sie den Test mit einem eingeschränkten Konto, und die Antwort bleibt aus. Die KI selbst war nicht schuld; sie hatte nur die falsche Freigabe offengelegt.

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Die Rechtsprüfung Ihrer konkreten Datenverarbeitung bleibt Sache von Datenschutzfachleuten.

Häufige Fragen

Kann die KI private Seiten anderer Personen lesen?

Laut Anbieter soll sie nur nutzen, was die fragende Person sehen darf. Wie private Seiten und Administrationsrechte genau gehandhabt werden, hängt von Tarif und Einstellung ab. Klären Sie das mit dem Anbieter.

Sollten wir sensible Daten ganz aus Notion heraushalten?

Das ist eine Abwägung. Für besonders schützenswerte Daten ist ein getrennter, streng geschützter Ort oft sinnvoller. Entscheiden Sie das mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen.

Wie oft sollte ich Berechtigungen prüfen?

Mindestens einmal im Jahr und bei Änderungen im Team oder bei neuen Projekten.

Sehen Gäste durch die KI mehr als sonst?

Das sollte nicht der Fall sein, wenn Berechtigungen korrekt sind. Testen Sie es mit einem Gastkonto und erfundenen Inhalten.