Welche Unterlagen brauchen wir für einen KI-Förderantrag?

Das Problem

Sie haben ein passendes Förderprogramm für Ihr KI-Vorhaben gefunden und wollen einen Antrag stellen. Die Frist läuft in drei Wochen. Beim Durchlesen der Antragsunterlagen wird klar: Es braucht mehr als ein Formular. Jahresrechnung, Handelsregisterauszug, Offerten, Kostenplan, Zeitplan, vielleicht Bestätigungen zu anderen Förderungen. Und wer hat das alles aktuell?

Typischer Fehler: Man beginnt mit dem Schreiben und merkt erst kurz vor Ende, dass Unterlagen fehlen, die Zeit brauchen. Eine Offerte lässt zwei Wochen auf sich warten, der Auszug muss bestellt werden, die Treuhänderin ist in den Ferien. Dann wird der Antrag hektisch, unvollständig oder gar nicht eingereicht.

Mit einer Checkliste beugen Sie vor. Beachten Sie: Welche Unterlagen genau verlangt werden, bestimmt das jeweilige Programm. Die Liste unten zeigt, was häufig gefragt ist, und hilft Ihnen, früh zu planen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Besorgen Sie die offiziellen Antragsunterlagen. Merkblatt, Formular, Bedingungen, Fristen, Bewertungskriterien. Lesen Sie sie vollständig und markieren Sie jede geforderte Unterlage.

1. Erstellen Sie eine eigene Checkliste. Pro Unterlage eine Zeile: Was, wer besorgt es, bis wann, Status. Nutzen Sie die Tabelle unten.

1. Rechnen Sie rückwärts von der Frist. Planen Sie Pufferzeit ein, zum Beispiel eine Woche vor Ablauf alles fertig. Bei Unterlagen von Dritten (Offerten, Auszüge, Bestätigungen) fragen Sie als Erstes an.

1. Klären Sie, wer die Offerten einholt. Förderstellen wollen oft Kosten nachvollziehen. Holen Sie aussagekräftige Offerten ein, siehe KI-Projekt: Offerte anfragen.

1. Erstellen Sie den Kostenplan. Alle Positionen mit Betrag und Herkunft: Eigenleistung, externe Leistungen, Lizenzen, Schulung. Orientieren Sie sich an Kostenplan-Vorlage. Verwenden Sie die Kategorien des Programms.

1. Sammeln Sie Unternehmensunterlagen. Je nach Programm: Handelsregisterauszug, Jahresrechnung, Angaben zu Mitarbeitenden und Grösse, Bestätigungen zu Steuern oder Beiträgen. Bitten Sie Treuhand oder Buchhaltung früh um Hilfe.

1. Prüfen Sie die Vollständigkeit. Jede Seite geprüft, Unterschriften, Anhänge benannt, Dateiformat und Grösse beachtet. Lassen Sie jemand Zweites gegenlesen.

1. Reichen Sie rechtzeitig ein und bewahren Sie eine Kopie auf. Notieren Sie Datum und Eingangsbestätigung. Legen Sie die Unterlagen so ab, dass Sie sie später für Nachweise nutzen können, siehe Förderprojekt: Nachweise organisieren.

Typische Unterlagen (Programm prüfen):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt erstellen Sie eine personalisierte Checkliste. Fügen Sie nur Listen von Unterlagen ein, nicht deren Inhalt:

Ich bereite einen Förderantrag für ein KI-Projekt vor. Das Programm verlangt laut Unterlagen folgende Dokumente: [Liste aus den offiziellen Unterlagen]. Die Antragsfrist ist am [Datum]. Heute ist der [Datum].
Erstelle eine Checkliste als Tabelle mit den Spalten Unterlage, Verantwortliche Person, Frist zur Bereitstellung (rückwärts von der Antragsfrist mit Pufferzeit), Status und Bemerkung. Markiere Unterlagen von Dritten, die lange dauern könnten.
Ergänze nichts, was nicht in meiner Liste steht, und weise darauf hin, dass die offiziellen Unterlagen des Programms massgebend sind.

Ersetzen Sie Liste und Daten. Prüfen Sie die Checkliste mit den Originalunterlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Offizielle Unterlagen sind massgebend: Fristen, Formate und Anforderungen können sich ändern. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei der Förderstelle.
• Fristen sind meist hart: Ein verspäteter Antrag wird in der Regel nicht berücksichtigt. Planen Sie Puffer.
• Richtigkeit der Angaben: Falsche oder unvollständige Angaben können zur Ablehnung oder später zu Rückforderungen führen. Prüfen Sie jede Zahl.
• Datenschutz: Unterlagen enthalten Firmen- und Personendaten. Teilen Sie sie nur mit Berechtigten und nicht über unfreigegebene KI-Werkzeuge.
• Vorhaben nicht zu früh starten: Manche Programme fördern keine Kosten, die vor dem Antrag oder der Bewilligung angefallen sind. Klären Sie das vor dem Start, siehe Projektstart und Förderung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Planungsbüro in Brugg will für ein KI-Projekt einen Förderantrag stellen. Die Geschäftsführerin merkt zwei Wochen vor Ablauf, dass der Kostenplan Offerten braucht und dass der Handelsregisterauszug laut Merkblatt aktuell sein muss.

Vorher hätte sie am Schluss alles auf einmal besorgt. Nachher schreibt sie eine Checkliste, fragt zwei Anbieter sofort an und bestellt den Auszug am selben Tag. Die Treuhänderin liefert die Jahresrechnung bis Ende der Woche. Der Antrag geht fünf Tage vor Fristende raus, und alle Unterlagen liegen in einem Ordner, den sie später für die Nachweise weiterverwendet.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Planung Ihres Vorhabens unterstützt die KI-Beratung von Alpasana bei der Prozessaufnahme, der Priorisierung und dem Umsetzungsplan. Angaben zu Idee, Funktionen, bestehenden Systemen sowie Zeit- und Budgetrahmen werden für eine individuelle Offerte geklärt.

Die Zusammenstellung oder Einreichung von Förderunterlagen ist nicht als Leistung belegt.

Häufige Fragen

Wann sollte ich mit dem Sammeln beginnen?

Sobald Sie sich für einen Antrag entscheiden, spätestens vier bis sechs Wochen vor der Frist. Bei Programmen mit vielen Nachweisen auch früher.

Brauche ich eine Treuhand für den Antrag?

Nicht immer. Für Kostenplan und Finanzzahlen ist ihre Unterstützung oft hilfreich. Fragen Sie bei Unklarheiten die Förderstelle, welche Angaben sie benötigt.

Was, wenn mir eine Unterlage fehlt?

Fragen Sie bei der Förderstelle, ob sie nachgereicht werden kann. Ohne Rücksprache sollten Sie keine Ersatzdokumente erfinden oder Angaben schätzen.