KI-Förderprojekt: Ausgaben und Fortschritt dokumentieren

Das Problem

Ihr KI-Projekt wird gefördert, und alle freuen sich. Die Arbeit läuft, es gibt Fortschritte, es gibt Rechnungen. Dann, kurz vor dem Ende, kommt die Aufforderung der Förderstelle: Schlussbericht, Abrechnung, Nachweise für alle Kosten. Plötzlich beginnt die Suche: Wo ist die Rechnung des Dienstleisters vom Februar? Wie viele Stunden haben wir im April wirklich gearbeitet? Wer hat die Testergebnisse gespeichert?

Das ist ein klassisches Problem: Wer erst am Schluss dokumentiert, verliert Zeit, vergisst Details und riskiert, dass Kosten nicht anerkannt werden. Und im schlimmsten Fall wird ein Teil der Förderung nicht ausbezahlt oder zurückgefordert.

Viel einfacher ist es, von Anfang an eine Ablage zu führen und monatlich ein paar Minuten zu investieren. Dann ist der Schlussbericht kein Kraftakt, sondern eine Zusammenstellung. Diese Checkliste zeigt, wie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lesen Sie die Nachweispflichten zu Beginn. Welche Belege, welche Berichte, welche Zeitpunkte, welches Format? Notieren Sie die Stellen. Viele Programme legen genau fest, was anrechenbar ist und wie es zu belegen ist.

1. Richten Sie eine feste Ablage ein. Ein Ordner pro Projekt mit Unterordnern: Verträge und Offerten, Rechnungen und Zahlungsbelege, Zeiterfassung, Ergebnisse und Testprotokolle, Berichte, Korrespondenz mit der Förderstelle. Benennen Sie Dateien einheitlich (Datum_Art_Beschreibung).

1. Sammeln Sie Belege sofort. Jede Rechnung wird beim Eingang abgelegt und dem Projekt zugeordnet, zum Beispiel mit Projektnummer. Auch mit der Buchhaltung klären: Wie werden Projektkosten gekennzeichnet? Siehe Belege mit KI erfassen.

1. Führen Sie die Zeiterfassung laufend. Wenn Eigenleistung anrechenbar ist, brauchen Sie meist Stundenangaben mit Datum, Person, Tätigkeit. Nachträglich geschätzte Stunden sind angreifbar. Eine einfache Tabelle genügt.

1. Notieren Sie monatlich den Fortschritt. Fünf Zeilen: Was wurde erreicht, was ist offen, was wurde geändert, welche Abweichungen vom Plan. Das ist später das Gerüst für den Bericht.

1. Halten Sie Änderungen und Abweichungen fest. Wenn sich Kosten, Inhalt oder Zeitplan ändern, informieren Sie die Förderstelle gemäss den Bedingungen und bewahren Sie die Bestätigung auf. Stille Änderungen können später Probleme machen.

1. Prüfen Sie quartalsweise die Vollständigkeit. Ein Blick auf die Checkliste: Fehlen Belege, sind Zahlungen zugeordnet, stimmen die Stunden? Kleine Lücken lassen sich früh schliessen.

1. Erstellen Sie den Schlussbericht aus Ihrer Ablage. Mit den monatlichen Notizen, den Belegen und den Ergebnissen. Eine Struktur für den Bericht bietet KI-Pilot: Abschlussbericht-Vorlage.

Checkliste: Was laufend zu sammeln ist

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich eine Monatsnotiz und eine Ablagestruktur vorbereiten. Geben Sie keine vertraulichen Rechnungsdaten in unfreigegebene Werkzeuge ein:

Wir führen ein gefördertes KI-Projekt ([Kurzbeschreibung]) über [Anzahl] Monate. Die Förderstelle verlangt laut Bedingungen folgende Nachweise: [Liste aus den offiziellen Unterlagen].
Erstelle: 1. eine Ordnerstruktur mit Benennungsregeln für alle Nachweise; 2. eine Vorlage für eine monatliche Fortschrittsnotiz (maximal 8 Zeilen); 3. eine Quartalsprüfliste zur Vollständigkeit.
Verwende nur meine Angaben, erfinde keine Anforderungen der Förderstelle und weise darauf hin, dass die offiziellen Bedingungen massgebend sind.

Ersetzen Sie Beschreibung, Dauer und die Liste der Nachweise. Gleichen Sie das Ergebnis mit den Unterlagen des Programms ab.

Worauf Sie achten müssen

• Nur Belegtes zählt: Kosten ohne Beleg oder ohne Projektbezug werden meist nicht anerkannt. Bewahren Sie Originale oder Kopien in der verlangten Form auf.
• Aufbewahrungsfristen: Fördergeber verlangen oft, dass Unterlagen für einige Jahre aufbewahrt werden. Die Dauer steht in den Bedingungen. Für buchhalterische Fristen klären Sie die Regeln mit Ihrer Treuhand.
• Keine nachträglichen Korrekturen: Fehlende Stundenangaben später «auszufüllen», ist riskant. Notieren Sie ehrlich, wenn etwas fehlt, und fragen Sie die Förderstelle, was möglich ist.
• Datenschutz: Zeiterfassungen und Berichte enthalten Personendaten. Legen Sie sie geschützt ab und teilen Sie nur, was verlangt ist.
• KI als Hilfe, nicht als Beleg: Von KI erstellte Zusammenfassungen müssen Sie gegen die Originale prüfen. Falsche Angaben im Bericht können Folgen haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gärtnerei in Burgdorf setzt mit Förderung ein KI-Projekt zur Einsatzplanung um. Der Inhaber legt zu Beginn auf dem Server einen Projektordner mit fünf Unterordnern an und bespricht mit der Treuhänderin, dass Rechnungen mit einer Projektnummer versehen werden. Jeden Freitag trägt die Projektleiterin ihre Stunden ein, und am Monatsende schreibt sie eine kurze Notiz.

Vorher hätte er am Ende gesucht. Nachher hat er nach neun Monaten alle Belege geordnet. Beim Schlussbericht sind nur noch zwei Rechnungen unklar zugeordnet, die er mit der Treuhänderin in einer Stunde klärt. Die Förderstelle bestätigt den Eingang ohne Rückfragen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Projekt strukturiert umgesetzt und dokumentiert werden soll, begleitet die KI-Beratung von Alpasana: von der Klärung des Anwendungsfalls über Pilot und Einsatzregeln bis zur Skalierung. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Die Förderabrechnung gegenüber der Förderstelle bleibt Ihre Aufgabe und gehört nicht zum belegten Angebot.

Häufige Fragen

Muss ich wirklich jede Stunde erfassen?

Ob und wie Eigenleistung anrechenbar ist, steht in den Bedingungen. Wenn sie anrechenbar ist, verlangen Förderstellen meist nachvollziehbare Aufzeichnungen. Fragen Sie bei Unklarheit nach.

Darf eine KI den Projektbericht schreiben?

Als Hilfe für Entwürfe ja, wenn Datenschutz und Programmregeln es zulassen. Sie prüfen jede Aussage und bleiben für den Inhalt verantwortlich.

Was tun, wenn sich das Projekt ändert?

Informieren Sie die Förderstelle rechtzeitig und halten Sie ihre Antwort fest. Wesentliche Änderungen ohne Rücksprache können die Förderung gefährden.