KI-Förderung: Eigenanteil und Vorfinanzierung planen

Das Problem

Sie haben für Ihr KI-Projekt eine Förderung in Aussicht, vielleicht sogar die Zusage erhalten. Das klingt, als sei das Geld gesichert. Doch dann stellen sich Fragen: Wie viel müssen wir selbst tragen? Wann bekommen wir das Geld? Und was, wenn die Rechnungen früher kommen als die Auszahlung?

Förderung ist selten ein Geschenk, das alles bezahlt. Meist deckt sie einen Teil der Kosten, den Rest trägt der Betrieb, der Eigenanteil. Zudem werden Förderbeträge je nach Programm erst später ausbezahlt, etwa nach Abschluss von Etappen oder nach Prüfung eines Berichts. In der Zwischenzeit müssen Sie Löhne, Rechnungen und Lizenzen aus der eigenen Kasse zahlen, das nennt man Vorfinanzierung.

Wer das nicht plant, gerät in Liquiditätsengpässe, mitten im Projekt oder sogar im Tagesgeschäft. Diese Seite zeigt, wie Sie mit einer einfachen Rechnung vorbereitet sind. Die genauen Regeln stehen in den Unterlagen des Programms und haben Vorrang.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lesen Sie die Förderbedingungen zum Thema Geld. Welcher Anteil der Kosten wird gefördert? Welche Kosten sind anrechenbar (Löhne, Externe, Lizenzen, Schulung)? Wann und wie wird ausbezahlt? Notieren Sie die Stellen wörtlich.

1. Erstellen Sie die Gesamtkostenrechnung. Alle Kosten des Projekts über die Laufzeit, nach Monaten. Nutzen Sie die KI-Kostenplan-Vorlage. Denken Sie an versteckte Kosten, siehe KI: Versteckte Kosten.

1. Trennen Sie anrechenbare und nicht anrechenbare Kosten. Nur ein Teil der Kosten zählt für die Förderung. Alles andere zahlen Sie vollständig selbst. Das ist eine häufige Überraschung.

1. Berechnen Sie Ihren Eigenanteil. Anrechenbare Kosten mal Förderquote ergibt die erwartete Förderung. Gesamtkosten minus Förderung ist Ihr Anteil. Setzen Sie dazu die nicht anrechenbaren Kosten. Rechnen Sie mit vorsichtigen Annahmen.

1. Legen Sie die Auszahlungszeitpunkte daneben. Wann kommt welcher Betrag? Zeichnen Sie eine einfache Zeitachse: Kosten pro Monat gegen Zahlungseingänge. Die Lücke dazwischen ist Ihr Vorfinanzierungsbedarf.

1. Planen Sie die Deckung der Lücke. Eigene Reserven, Kontokorrentkredit der Bank, Verschiebung von Kosten, Teilzahlungen mit Anbietern. Besprechen Sie das früh mit Treuhand oder Bank.

1. Rechnen Sie mit Verzögerungen und Kürzungen. Prüfungen dauern manchmal länger, Teile der Kosten werden eventuell nicht anerkannt. Rechnen Sie ein Szenario ohne und eines mit reduzierter Förderung durch. Siehe auch Lohnt sich der Aufwand?.

1. Aktualisieren Sie die Rechnung regelmässig. Monatlich Plan gegen Ist vergleichen. Wenn sich etwas verschiebt, handeln Sie früh, nicht erst, wenn das Konto leer ist.

Beispielstruktur der Liquiditätsplanung:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bauen Sie eine Tabelle für Ihre Planung. Verwenden Sie eigene Beträge, die Sie begründen können, und geben Sie keine vertraulichen Geschäftsdaten in unfreigegebene Werkzeuge ein:

Wir planen ein KI-Projekt über [Anzahl] Monate mit geplanten Gesamtkosten von etwa [Betrag] CHF, davon anrechenbar für die Förderung [Betrag] CHF. Das Programm fördert laut Bedingungen [Förderquote und Auszahlungsregel aus den offiziellen Unterlagen].
Erstelle eine Tabelle mit monatlichen Kosten (nach meinen Angaben: [Kosten pro Monat]), erwarteten Auszahlungen gemäss Regel, benötigten eigenen Mitteln pro Monat und kumulierter Finanzierungslücke. Rechne zwei Szenarien: 1. Auszahlung wie geplant, 2. Auszahlung drei Monate später oder um [Prozent] gekürzt.
Verwende nur meine Angaben, erfinde keine Förderquoten oder Regeln und weise darauf hin, dass die offiziellen Bedingungen massgebend sind.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Zahlen. Prüfen Sie die Rechnung mit Ihrer Treuhand, die KI kann sich verrechnen.

Worauf Sie achten müssen

• Förderung ist nie sicher: Solange keine Zusage vorliegt, ist sie nur eine Möglichkeit. Gehen Sie nicht in Vorleistung, die Sie ohne Förderung nicht tragen könnten.
• Auszahlungsregeln unterscheiden sich: Manche Programme zahlen in Etappen, andere erst nach Abschluss. Lesen Sie die Bedingungen genau.
• Rückforderung möglich: Wenn Bedingungen nicht eingehalten oder Angaben falsch waren, können Förderbeiträge zurückverlangt werden. Halten Sie Reserven.
• Eigenleistung zählt manchmal: Ob Ihre eigene Arbeitszeit angerechnet wird, ist programmabhängig. Klären Sie das, bevor Sie Kosten einplanen.
• Fachliche Unterstützung: Für steuerliche und buchhalterische Fragen wenden Sie sich an Treuhand oder Bank.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Metallbauer in Reinach plant ein KI-Projekt zur Auftragsplanung. Er geht von einer Förderung aus und rechnet im Kopf: «Die Hälfte zahlt der Staat.» Beim Durchlesen der Bedingungen merkt er, dass nur bestimmte Kostenarten anrechenbar sind und die Auszahlung erst nach dem Schlussbericht erfolgt.

Vorher dachte er an eine entlastete Kasse. Nachher stellt die Liquiditätsplanung eine Lücke von mehreren Monaten fest, die er mit einem vereinbarten Kontokorrentrahmen und gestaffelten Zahlungen an den Dienstleister überbrückt. Er plant auch den Fall ein, dass ein Teil der Kosten nicht anerkannt wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Kosten, Umfang und Zeitrahmen Ihres Vorhabens klären möchten, hilft die KI-Beratung von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und einen Umsetzungsplan erstellen. Projekte werden nach geklärtem Umfang individuell offeriert.

Finanzierungs- oder Förderberatung im engeren Sinn gehört nicht zum belegten Angebot.

Häufige Fragen

Wie viel Eigenanteil sollte ich einplanen?

Das hängt vom Programm und von den anrechenbaren Kosten ab. Eine allgemeine Zahl können wir nicht nennen. Entscheidend sind die Förderquote laut Bedingungen und der Anteil nicht anrechenbarer Kosten.

Kann ich die Förderung als Sicherheit bei der Bank angeben?

Eine Zusage kann ein Argument sein, aber Banken entscheiden selbst. Sprechen Sie früh mit Ihrer Bank und legen Sie die Zusage und den Plan vor.

Was, wenn die Auszahlung ausbleibt?

Fragen Sie bei der Förderstelle nach dem Stand und den offenen Unterlagen. Planen Sie vorsorglich, dass Sie das Projekt auch ohne Auszahlung bis zu einem Punkt fortführen oder pausieren können.