Verkürzt KI den ganzen Ablauf oder nur einen Arbeitsschritt?

Das Problem

Mit KI schreiben Sie Offerten in 15 statt in 45 Minuten. Ein guter Fortschritt, sollte man meinen. Trotzdem warten Ihre Kundinnen nach wie vor drei Tage auf das Angebot. Die Frage lautet: Wo bleibt die gewonnene Zeit?

Häufig liegt es daran, dass ein Ablauf aus mehreren Schritten besteht und die Bearbeitungszeit nur einen kleinen Teil der Gesamtzeit ausmacht. Der Rest ist Warten: auf eine Freigabe, auf Rückfragen, auf Unterschriften, auf die nächste Person. Wenn KI nur einen kurzen Schritt beschleunigt, ändert sich an der Gesamtdauer wenig.

Die Durchlaufzeit, also die Zeit vom Eingang einer Anfrage bis zum fertigen Ergebnis, zeigt das ganze Bild. Sie hilft, den wahren Engpass zu finden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einen Ablauf auswählen. Nehmen Sie einen konkreten Vorgang, etwa «Offertanfrage bis Versand». Definieren Sie Start und Ende klar. Ein Vorgang pro Messung ist übersichtlich genug.

1. Die Schritte aufzeichnen. Listen Sie auf, welche Stationen der Vorgang durchläuft: Eingang, Sichtung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Versand. Eine Skizze auf Papier genügt. Siehe Prozesse aufnehmen.

1. Bearbeitungs- und Wartezeit trennen. Notieren Sie für jeden Schritt, wie lange tatsächlich gearbeitet wird und wie lange der Vorgang liegt. Das gelingt mit Zeitstempeln, Mailverläufen oder einer Strichliste.

1. Mehrere Vorgänge messen. Messen Sie 10 bis 20 Vorgänge, nicht nur einen. So erkennen Sie, was typisch ist und was Ausnahme. Vergleichen Sie mit Werten von vor der KI, siehe Ausgangswerte erfassen.

1. Den Engpass finden. Wo ist die längste Wartezeit? Meist sind es Übergaben zwischen Personen, Freigaben, fehlende Informationen oder Abwesenheiten. Der Engpass bestimmt die Gesamtdauer, nicht der schnellste Schritt.

1. Gezielt verbessern. Prüfen Sie, ob Übergaben vereinfacht, Freigaben gebündelt oder Rückfragen vermieden werden können, bevor Sie weitere KI einführen. Manchmal hilft es, den Ablauf vorher zu vereinfachen: Prozess vorher vereinfachen.

1. Mit KI die Auswertung vorbereiten. Öffnen Sie einen erlaubten KI-Assistenten, also ein Programm, dem Sie schriftlich Aufgaben geben. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten eine Messtabelle und Fragen zur Engpasssuche erstellen. Verwenden Sie nur anonymisierte Angaben.

1. Nach der Änderung erneut messen. Wiederholen Sie die Messung mit denselben Regeln. Nur so sehen Sie, ob die Gesamtdauer wirklich gesunken ist und nicht nur ein Teilschritt.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte prüfen, ob KI die gesamte Durchlaufzeit eines Ablaufs verkürzt oder nur einen Schritt.
Ablauf: [z. B. Offertanfrage bis Versand].
Die Schritte: [Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3 …].
Wo KI eingesetzt wird: [Schritt].
Bekannte Zeiten (falls vorhanden): [Dauer pro Schritt, Wartezeiten].
Bitte erstelle mir:
1. eine Tabelle zum Erfassen von Bearbeitungszeit und Wartezeit je Schritt für mindestens zehn Vorgänge,
2. eine Anleitung, wie ich den Engpass erkenne,
3. fünf Fragen, mit denen ich Ursachen langer Wartezeiten suche.
Erfinde keine Zeiten. Sage mir, welche Angaben dir noch fehlen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben und verwenden Sie keine Kundennamen.

Worauf Sie achten müssen

• Nicht nur den KI-Schritt messen. Die Verlockung ist gross, den sichtbaren Erfolg zu zeigen. Für Kundinnen zählt die gesamte Wartezeit.
• Ausnahmen mitzählen. Besonders lange Vorgänge zeigen oft die eigentlichen Probleme. Lassen Sie sie nicht aus der Auswertung fallen.
• Keine Leistungsüberwachung. Es geht um den Ablauf, nicht um Personen. Zeitmessungen einzelner Mitarbeitender sind heikel, siehe Leistungskontrolle vermeiden.
• Vergleichbarkeit sichern. Dieselbe Zählweise vorher und nachher. Saison und Auslastung beeinflussen die Zeiten.
• Gewonnene Zeit lenken. Was mit der freigewordenen Zeit passiert, ist eine eigene Frage, siehe Mehrleistung statt Mehrarbeit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Eine Schreinerei in Lenzburg erstellt Offerten neu mit KI-Unterstützung. Die Erstellung dauert nur noch 15 statt 45 Minuten. Trotzdem kommen Kundinnen nicht schneller zu ihrem Angebot. Frau Müller aus dem Büro misst 15 Vorgänge.

Das Ergebnis: Die Offerte liegt im Schnitt 1,5 Tage beim Inhaber zur Freigabe, weil er viel auf Baustellen ist. Die KI-Zeit macht nur wenige Prozent der Gesamtzeit aus. Der Betrieb vereinbart zwei feste Freigabezeiten pro Woche und sieht die Offerten täglich kurz durch. Die Durchlaufzeit sinkt von drei auf zwei Tage.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana umfasst laut Leistungsbeschreibung das Aufnehmen von Prozessen, das Verbessern von Geschäftsprozessen und das Entwickeln digitaler Workflows und Automatisierungen.

Das hilft, den ganzen Ablauf zu betrachten und nicht nur einzelne Schritte. Die Messung im Alltag und die Freigabeorganisation bleiben bei Ihnen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Durchlaufzeit und Bearbeitungszeit?

Die Bearbeitungszeit ist die Zeit, in der aktiv gearbeitet wird. Die Durchlaufzeit umfasst auch alle Wartezeiten, vom Eingang bis zum Abschluss.

Brauche ich Software für die Messung?

Nein, zu Beginn genügt eine Tabelle. Mailverläufe und Zeitstempel liefern viele Angaben. Siehe auch Zeitersparnis messen.

Was, wenn die Wartezeit nicht an uns liegt?

Dann kann sie von Kunden, Lieferanten oder Behörden abhängen. Messen Sie das getrennt. Auch dort können kleine Änderungen helfen, etwa Rückfragen früher zu stellen.

Kann KI Engpässe selbst erkennen?

Sie kann bei der Auswertung Muster beschreiben, wenn Sie ihr Zahlen geben. Der Blick in den Alltag gehört Ihnen.