KI-Erweiterungen im Browser: Welche Firmenregeln helfen?

Das Problem

Im Browser gibt es unzählige kleine Zusatzprogramme, sogenannte Erweiterungen. Manche versprechen, E-Mails mit KI zu beantworten, Webseiten zusammenzufassen oder Texte zu verbessern. Ein Klick auf «Hinzufügen», und sie sind installiert. Kollegen nutzen sie, weil sie praktisch sind, und fragen niemanden.

Das Problem: Viele dieser Erweiterungen verlangen weitreichende Berechtigungen, etwa «Alle Daten auf allen Webseiten lesen und ändern». Dann sehen sie alles, was im Browser angezeigt wird: Ihr Mailfach, das Kundensystem, das Bankportal, interne Dokumente. Was sie damit tun, wohin die Daten gehen und wer dahintersteckt, wissen Sie oft nicht.

Sie müssen die Erweiterungen nicht verbieten, aber Sie brauchen Regeln. Dazu gehören eine Liste erlaubter Erweiterungen, eine einfache Freigabe und, wenn möglich, eine technische Sperre. Das ist ein überschaubarer Aufwand mit grosser Wirkung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick. Fragen Sie in einer kurzen, freundlichen Umfrage: Welche Erweiterungen nutzen Sie? Wofür? Betonen Sie, dass es nicht um Schuld geht. Siehe Schattennutzung erfassen.
2. Prüfen Sie die wichtigsten Erweiterungen. Welche Berechtigungen verlangen sie? Wer ist der Herausgeber? Wie transparent ist der Datenschutz?
3. Legen Sie die Grundregel fest. Zum Beispiel: «Auf Firmengeräten sind nur freigegebene Erweiterungen erlaubt.»
4. Erstellen Sie eine Positivliste. Eine einfache Tabelle mit Name, Zweck, Freigabe-Datum, Verantwortlichem und Einschränkungen. Siehe Erlaubte Werkzeuge.
5. Richten Sie einen Freigabeweg ein. Wer eine Erweiterung wünscht, schickt eine kurze Anfrage: Name, Zweck, Daten, die sie sehen würde. Die IT oder eine verantwortliche Person prüft.
6. Setzen Sie die Regel technisch um. Die IT kann die Installation im Browser zentral steuern. Fragen Sie Ihre IT, ob das in Ihrer Umgebung möglich ist.
7. Informieren Sie das Team. Erklären Sie, warum die Regel besteht, mit einem anschaulichen Beispiel. Bieten Sie bei Bedarf eine freigegebene Alternative an.
8. Prüfen Sie regelmässig. Zweimal pro Jahr: Sind die freigegebenen Erweiterungen noch aktuell? Haben sich Berechtigungen geändert?

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Prüfung einer Erweiterung vor. Verwenden Sie öffentliche Angaben zur Erweiterung, keine betrieblichen Daten.

Ich möchte eine KI-Browser-Erweiterung für unseren Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende, Schweiz) prüfen. Name und Zweck der Erweiterung: [Name, z. B. Zusammenfassung von Webseiten]. Angezeigte Berechtigungen: [Liste der Berechtigungen aus dem Store einfügen].
Erstelle: 1. eine Checkliste mit zehn Prüffragen in einfacher Sprache (Wer ist der Herausgeber? Welche Daten sieht die Erweiterung? Wohin werden sie gesendet? Gibt es eine Datenschutzerklärung? Kann die Firma sie zentral verwalten?), 2. eine Einschätzung der Berechtigungen in Alltagssprache («Das bedeutet, dass die Erweiterung …»), 3. ein Entscheidungsraster mit den Ergebnissen erlauben, eingeschränkt erlauben, ablehnen.
Weise ausdrücklich darauf hin, dass du die tatsächliche Datenverarbeitung nicht kennst und die IT-Fachperson die Angaben prüfen muss.

Die Einschätzung der KI ersetzt die technische Prüfung nicht. Sie hilft, die richtigen Fragen zu stellen.

Checkliste für die Freigabe

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Wenn Erweiterungen Personendaten verarbeiten, brauchen Sie dafür eine rechtliche Grundlage und Vorgaben zum Datenschutz. Klären Sie das mit der zuständigen Person, siehe Datenzugriff von Browser-Erweiterungen.
• Herausgeberwechsel: Erweiterungen werden manchmal verkauft oder übernommen und ändern danach ihr Verhalten. Prüfen Sie die Freigaben regelmässig.
• Kostenlose Angebote: Wenn ein Dienst nichts kostet, bezahlen Sie unter Umständen mit Daten. Prüfen Sie die Bedingungen.
• Private Geräte: Auf privaten Geräten haben Sie weniger Kontrolle. Regeln Sie die Nutzung betrieblicher Konten dort separat.
• Nicht nur KI: Auch andere Erweiterungen (Übersetzer, Notizen, Rechtschreibung) können KI nutzen und Daten senden.
• Verbot allein genügt nicht: Bieten Sie eine freigegebene Alternative an, sonst weichen Kollegen heimlich aus.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Frauenfeld bemerkt bei einer internen Umfrage, dass fünf von zwölf Personen eine KI-Erweiterung zum Zusammenfassen von Webseiten installiert haben.

Vorher: Niemand hat die Berechtigungen geprüft. Eine Mitarbeiterin merkt erst bei der Umfrage, dass die Erweiterung auch das Kundenportal lesen kann, in dem sie arbeitet.

Nachher: Das Büro prüft die Erweiterung, lehnt sie ab und bietet eine freigegebene Zusammenfassungsfunktion in der betrieblichen KI an. Die IT sperrt danach das selbständige Installieren neuer Erweiterungen und führt eine Positivliste mit vier freigegebenen Erweiterungen. Anfragen gehen über ein Formular von einer halben Seite.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt Sie beim Aufbau von Einsatzregeln für KI und bei der Dokumentation von Systemen und Schnittstellen. So entsteht eine Übersicht, welche Werkzeuge im Betrieb genutzt werden und wie sie zusammenhängen.

Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Müssen wir alle Erweiterungen verbieten?

Nein. Verbieten Sie die Installation nicht freigegebener Erweiterungen und erlauben Sie geprüfte. Das lässt Raum für nützliche Werkzeuge und schützt trotzdem.

Wie merke ich, dass eine Erweiterung gefährlich ist?

Typische Warnzeichen sind weitreichende Berechtigungen ohne erkennbaren Grund, ein unbekannter Herausgeber, fehlende Datenschutzerklärung und Bewertungen, die auffällig gleichförmig sind. Im Zweifel fragen Sie die IT.

Gilt das auch für KI-Funktionen, die schon im Browser eingebaut sind?

Ja, Browser und Büroprogramme haben zunehmend eigene KI-Funktionen. Prüfen Sie deren Einstellungen und Datenverarbeitung ebenfalls und legen Sie fest, ob sie genutzt werden dürfen.