Was tun, wenn die KI im Arbeitsalltag ausfällt?

Das Problem

Es ist Montagmorgen, und das KI-Werkzeug, mit dem Ihr Kundendienst seit Monaten Antworten vorbereitet, funktioniert nicht. Die Anbieterseite zeigt eine Störung, es gibt keine Prognose. Das Team ist verunsichert: Wie haben wir das früher gemacht? Wo sind die Vorlagen? Wer darf entscheiden, was jetzt gilt?

KI-Werkzeuge sind meist Dienste im Internet. Sie können ausfallen, überlastet sein, ihre Bedingungen ändern oder abgeschaltet werden. Je stärker ein Betrieb sich auf sie stützt, desto grösser wird die Abhängigkeit. Das ist kein Argument gegen KI, aber ein Grund, Ersatzverfahren zu planen, bevor man sie braucht.

Mit wenigen Vorbereitungen lässt sich das Risiko klein halten: eine Liste der abhängigen Aufgaben, Ersatzwege, klare Zuständigkeiten und eine Übung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Finden Sie heraus, wo KI Ihre Abläufe trägt. Gehen Sie durch die Abteilungen: Welche Aufgaben nutzen KI, wie stark, und wie kritisch sind sie (Termine, Kundenzusagen, Fristen)? Eine Tabelle mit «Aufgabe / KI-Werkzeug / kritisch ja-nein» genügt. Das KI-Inventar hilft dabei; siehe KI-Inventar erstellen.

1. Bewerten Sie die Folgen eines Ausfalls. Was passiert, wenn das Werkzeug eine Stunde, einen Tag, eine Woche ausfällt? Gibt es Fristen, Verträge oder Kundenzusagen, die betroffen sind? Konzentrieren Sie sich auf die zwei oder drei kritischsten Aufgaben.

1. Legen Sie für jede kritische Aufgabe ein Ersatzverfahren fest. Wie wurde die Aufgabe früher erledigt, oder wie erledigen Sie sie notfalls von Hand? Welche Vorlagen, Checklisten und Zugänge brauchen Sie dafür? Halten Sie das auf einer Seite pro Aufgabe fest, in einfacher Sprache.

1. Bewahren Sie die Ersatzmittel auf. Wichtige Vorlagen, Textbausteine, Anleitungen und Kontaktlisten gehören an einen Ort, der auch ohne das KI-Werkzeug erreichbar ist. Prüfen Sie, dass sie aktuell sind. Wissen, das nur in der KI steckt, geht sonst verloren.

1. Bestimmen Sie Zuständigkeiten. Wer stellt den Ausfall fest, wer informiert das Team, wer entscheidet, ob das Ersatzverfahren gilt, wer kontaktiert den Anbieter, wer informiert Kundschaft? Eine Vorlage für Vorfälle bietet Vorfallplan.

1. Planen Sie die Kommunikation. Kurze Textbausteine für Team und Kundschaft («Unser System ist vorübergehend eingeschränkt, wir antworten bis spätestens …») sparen im Ernstfall Zeit. Siehe auch Anbieter-Ausfall: Notfallplan.

1. Üben und überprüfen Sie. Schalten Sie das Werkzeug einmal im Jahr probeweise ab und arbeiten Sie einen halben Tag mit dem Ersatzverfahren. Notieren Sie, was nicht funktioniert hat, und verbessern Sie es. Prüfen Sie auch, ob Sie vom Anbieter zu sehr abhängig sind; siehe Abhängigkeit vom Anbieter vermeiden.

Beispiel: Planung für zwei kritische Aufgaben

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie Ersatzverfahren und Kommunikationsbausteine; geben Sie keine vertraulichen Daten ein und nutzen Sie dafür ein Werkzeug, das Sie nicht als kritisch eingestuft haben.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche]. Wir nutzen KI-Werkzeuge für folgende Aufgaben: [Liste]. Wir wollen Ersatzverfahren für den Fall eines Ausfalls planen.
Erstelle: 1. eine Tabelle mit den Spalten Aufgabe / Bedeutung bei Ausfall (gering, mittel, hoch) / Ersatzverfahren in drei Sätzen / benötigte Unterlagen / Zuständige Funktion,
2. eine einseitige Checkliste «Wenn das KI-Werkzeug ausfällt» mit Schritten für die ersten 60 Minuten,
3. zwei Textbausteine für die Kommunikation (intern und an Kundschaft), höchstens 60 Wörter je Baustein,
4. einen Vorschlag für eine jährliche Übung mit Ablauf und Auswertungsfragen.
Keine Rechtsaussagen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie Aufgaben und Funktionen an; Betriebe mit Fristgeschäften brauchen besonders sorgfältige Ersatzverfahren.

Worauf Sie achten müssen

• Ersatz muss real möglich sein: Wenn alle Vorlagen nur in der KI liegen oder niemand die Aufgabe noch von Hand beherrscht, existiert das Ersatzverfahren nur auf dem Papier. Prüfen Sie, ob jemand es ausführen kann.
• Verträge und Verfügbarkeit: Prüfen Sie, welche Verfügbarkeit der Anbieter zusagt, wie er bei Störungen informiert und welche Haftung gilt. Siehe Servicequalität im Vertrag.
• Kunden und Fristen: Bei Ausfall können Zusagen betroffen sein. Klären Sie, wann Sie Kundschaft informieren müssen und wie. Bei gesetzlichen oder vertraglichen Fristen planen Sie manuelle Wege ein.
• Datenschutz beim Ausweichen: Wer bei Ausfall spontan ein anderes Werkzeug nutzt, riskiert Datenabfluss. Legen Sie fest, welche Ausweichwerkzeuge erlaubt sind; siehe Heimliche KI-Nutzung erfassen.
• Modell- und Anbieterwechsel: Auch ungeplante Änderungen (neue Version, geänderte Bedingungen) können Abläufe stören. Planen Sie Tests ein.
• Nicht übertreiben: Ein Ersatzverfahren muss einfach sein. Eine Seite pro kritischer Aufgabe genügt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gartenbaubetrieb in Reinach nutzt KI, um Offerten aus Notizen und Fotos zu erstellen. An einem Montag fällt das Werkzeug für einen halben Tag aus. Der Inhaber ist nervös, drei Offerten sollten bis Mittag raus.

Frau Müller aus dem Büro hat im Frühling eine Seite «Offerte ohne KI» geschrieben: Excel-Vorlage, aktuelle Preisliste und Standardtexte liegen im Ordner «Notfall». Die drei Offerten sind um 13 Uhr fertig, etwas langsamer als sonst. Als das Werkzeug wieder läuft, ergänzt sie die Seite um einen Hinweis zu Preisanpassungen und plant eine Übung für den Herbst.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Zum Integrieren von KI gehören Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Projekte werden individuell offeriert.

Für Prozesse, die auch ohne KI funktionieren sollen, kann diese Begleitung Abläufe und Einsatzregeln mit Ihnen aufnehmen. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Wie lange dürfen wir ohne KI arbeiten können?

Das hängt von der Aufgabe. Bei kritischen Aufgaben sollte das Ersatzverfahren von Anfang an Tage tragen können, bei unkritischen genügt es, die Arbeit zu verschieben.

Brauchen wir ein zweites KI-Werkzeug als Reserve?

Nicht unbedingt. Oft genügt ein manuelles Verfahren. Ein Zweitwerkzeug lohnt sich bei sehr kritischen Prozessen, wenn Datenschutz und Kosten geklärt sind.

Wie oft sollen wir üben?

Mindestens einmal im Jahr und nach grösseren Änderungen. Kurze, realistische Übungen zeigen am schnellsten, wo es hapert.