KI bei Problemen sofort abschalten: So planen Sie den Ablauf

Das Problem

Frau Müller sitzt an einem Freitagabend im Zug, als ihr Telefon klingelt. Ein Kunde meldet, der KI-Assistent der Firma habe ihm Informationen über einen anderen Kunden gezeigt. Die IT-Verantwortliche ist in den Ferien, der externe Betreuer ist nicht erreichbar. Wer darf den Assistenten jetzt abschalten? Und wie?

In solchen Momenten zählt jede Minute. Wenn niemand weiss, wer zuständig ist und wo die Zugänge liegen, läuft das Problem weiter, vielleicht über das ganze Wochenende. Eine Notabschaltung ist deshalb kein technischer Luxus, sondern eine einfache Verabredung: Wer macht was, womit, in welcher Reihenfolge.

Diese Seite ist als Vorlage aufgebaut. Sie können sie ausfüllen und im Betrieb ablegen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie fest, wann abgeschaltet wird. Typische Auslöser: Verdacht auf Datenabfluss, falsche oder gefährliche Auskünfte, unerklärliche Kosten, gestohlene Zugangsdaten, unerwünschte Aktionen eines KI-Agenten.

1. Benennen Sie zwei Personen. Eine hauptverantwortliche und eine Stellvertretung, jeweils mit Telefonnummer ausserhalb der KI-Anwendung. Diese Personen dürfen abschalten, ohne vorher nachzufragen.

1. Listen Sie die Abschaltwege auf. Zum Beispiel: Zugriff für alle sperren, Zugangsschlüssel (API-Schlüssel) widerrufen, Verbindungen zu E-Mail oder Dateien trennen, geplante Automatisierungen pausieren, Chatbot von der Website nehmen.

1. Sichern Sie den Notfallzugang. Die Zugangsdaten für die Abschaltung liegen in einem Passwortmanager oder Tresor, der auch die Stellvertretung erreicht. Passwörter schreiben Sie nicht in diese Anleitung.

1. Schreiben Sie die Reihenfolge auf. Erst stoppen, dann Beweise sichern, dann informieren, dann untersuchen. Für das Sichern siehe Beweise nach einem KI-Vorfall sichern.

1. Klären Sie die Kommunikation. Wer informiert die Geschäftsleitung, Mitarbeitende und gegebenenfalls Kundschaft? Ein vorbereiteter Satz erspart Zeit.

1. Üben Sie einmal im Jahr. Spielen Sie den Ablauf in einer Testumgebung oder als Trockenübung durch. Messen Sie, wie lange es dauert.

1. Legen Sie die Wiederinbetriebnahme fest. Erst nach Prüfung der Ursache und Freigabe durch eine zweite Person wird wieder eingeschaltet.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt Ihnen ein Gerüst für den Notabschaltplan. Tragen Sie keine Passwörter ein.

Erstelle für einen Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) einen einseitigen Notabschaltplan für die KI-Anwendung [Name]. Die Anwendung ist verbunden mit: [Liste der Verbindungen, z. B. E-Mail, Dateiablage, Website-Chatbot].
Der Plan enthält:
1. Auslöser, bei denen sofort abgeschaltet wird
2. Verantwortliche Person und Stellvertretung (Platzhalter [Name], [Telefon])
3. Abschaltschritte pro Verbindung in der richtigen Reihenfolge
4. Wo die Zugänge liegen (nur Ort nennen, z. B. «Passwortmanager», keine Passwörter)
5. Informationswege und ein vorbereiteter Kurztext für Mitarbeitende
6. Bedingungen für die Wiederinbetriebnahme
Regeln: Als Tabelle oder nummerierte Liste, einfache Sprache, Deutsch (Schweiz), keine erfundenen Funktionen der Anwendung.

Ergänzen Sie die Platzhalter, lassen Sie den Plan von Ihrer IT prüfen und legen Sie ihn offline (Papier oder separates Laufwerk) ab. Im Ernstfall funktioniert die KI vielleicht nicht mehr.

Worauf Sie achten müssen

• Der Plan muss auch ohne KI auffindbar sein. Legen Sie ihn so ab, dass ihn alle Berechtigten erreichen, auch wenn Systeme ausfallen.
• Abschalten ist nicht Aufräumen. Löschen Sie nichts, bevor Beweise gesichert sind. Sonst fehlt später die Grundlage für die Ursachenforschung.
• Zugangsdaten sicher verwalten. Ein Notfallzugang, den niemand erreicht, nützt nichts. Einer, den alle kennen, ist ein Risiko.
• Abhängigkeiten kennen. Was passiert mit Abläufen, die von der KI abhängen? Planen Sie Notlösungen, zum Beispiel manuelle Abläufe.
• Meldepflichten: Bei einem Vorfall mit Personendaten können gesetzliche Meldungen nötig sein. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzstelle, bevor der Ernstfall eintritt.
• Nicht übertreiben: Nicht jeder Fehler braucht eine Abschaltung. Legen Sie Schwellen fest.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Reisebüro in Interlaken setzt einen KI-Agenten ein, der Anfragen beantwortet und Offerten vorbereitet. Eine Mitarbeiterin bemerkt, dass er an Kundschaft Offerten mit falschen Preisen verschickt.

Vorher: Niemand weiss, wer das Recht hat, den Agenten zu stoppen. Es werden Telefonate geführt, und der Fehler läuft eine Stunde weiter. Nachher: Der Notabschaltplan benennt zwei Personen, die den Versand pausieren dürfen. Die Mitarbeiterin ruft die Verantwortliche an, der Versand wird in wenigen Minuten gestoppt, die Fehlerliste gesichert, und die betroffene Kundschaft erhält eine vorbereitete Entschuldigung. Der Agent läuft erst nach Prüfung und Freigabe wieder.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Agenten oder Assistenten einführen, begleitet Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Sie umfasst die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung. Ein Notabschaltplan gehört zu den Einsatzregeln, die Sie vor dem Start festlegen sollten.

Wie weit Beratung oder Begleitung nötig ist, klären Sie im Erstgespräch; Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Wie schnell muss eine Notabschaltung gehen?

So schnell, dass Schäden begrenzt bleiben. Üben Sie den Ablauf einmal und messen Sie die Zeit. Ziel ist, dass jede berechtigte Person ihn in wenigen Minuten ausführen kann.

Wer darf abschalten?

Eine kleine, klar benannte Gruppe mit Stellvertretung. Sie braucht die Befugnis, ohne vorherige Rückfrage zu handeln, sonst geht Zeit verloren.

Was, wenn ein KI-Agent gerade eine Aufgabe ausführt?

Dann gilt der Notstopp für laufende Aufgaben, den Sie unter Notstopp für laufende Agentenaufgaben beschrieben finden.

Muss ich den Plan oft aktualisieren?

Prüfen Sie ihn regelmässig und nach Änderungen der Anwendung oder der Zuständigen. Veraltete Telefonnummern sind ein häufiger Fehler.