Ausschreibung mit KI lesen: Anforderungen herausarbeiten

Das Problem

Frau Müller arbeitet für ein kleines Ingenieurbüro und soll eine Offerte für eine öffentliche Ausschreibung einer Gemeinde vorbereiten. Die Unterlagen umfassen 85 Seiten: Verfahrensbestimmungen, Leistungsbeschrieb, Vertragsentwurf, Formulare, Anhänge. Irgendwo steht, welche Nachweise einzureichen sind, bis wann, in welcher Form und nach welchen Kriterien bewertet wird. Sie hat grosse Sorge, etwas zu übersehen.

Die Sorge ist berechtigt. Bei öffentlichen Beschaffungen gelten strenge Formvorschriften. Fehlt ein geforderter Nachweis, wird die Offerte nach Ablauf der Frist nicht nachgereicht oder falsch eingereicht, kann sie vom Verfahren ausgeschlossen werden. Auch bei privaten Ausschreibungen ist eine vollständige Offerte Voraussetzung für Erfolg.

KI kann beim Lesen helfen: Sie extrahiert Anforderungen, Fristen und Kriterien in einer Liste, mit Fundstellen. Das spart Zeit und gibt Überblick. Verantwortlich bleibt, wer die Offerte einreicht: Jede Angabe muss im Original geprüft werden, denn KI kann Stellen übersehen, falsch zuordnen oder Details verändern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie, ob Sie die Unterlagen verwenden dürfen. Ausschreibungsunterlagen können vertraulich sein oder Urheberrechten unterliegen. Klären Sie, ob die Eingabe in einen KI-Dienst erlaubt ist. Bei Zweifeln arbeiten Sie nur mit Auszügen ohne vertrauliche Angaben.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick selbst. Lesen Sie Inhaltsverzeichnis, Verfahrensart, Fristen und Zuständigkeiten. Bei öffentlichen Ausschreibungen finden Sie die Unterlagen oft über die Plattform simap.ch.

1. Teilen Sie die Unterlagen auf. Geben Sie der KI Kapitel für Kapitel: Verfahrensbestimmungen, Leistungsbeschrieb, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen. Ganze lange PDFs auf einmal führen eher zu Auslassungen.

1. Lassen Sie eine Anforderungsliste erstellen. Spalten: Nr., Anforderung (wörtlich), Fundstelle (Seite/Kapitel), Art (muss/soll/Nachweis), Frist, Verantwortlich, Status. Verlangen Sie wörtliche Zitate.

1. Heben Sie Ausschlusskriterien hervor. Alles, was «zwingend», «Ausschluss», «muss» oder «bei Nichterfüllung» heisst, gehört in eine eigene Liste mit höchster Priorität.

1. Prüfen Sie die Liste im Original. Gehen Sie jede Zeile durch und suchen Sie die Stelle. Lesen Sie die Verfahrensbestimmungen vollständig selbst. Ergänzen Sie, was fehlt.

1. Klären Sie Unklarheiten fristgerecht. Bei öffentlichen Verfahren gibt es meist eine Frist für Fragen an die Vergabestelle. Formulieren Sie Fragen sachlich. Die KI kann beim Formulieren helfen.

1. Erstellen Sie einen Abgabeplan. Rückwärts vom Abgabetermin: interne Fristen, Beschaffung von Nachweisen, Prüfung durch eine zweite Person, Einreichung mit Puffer. Wenn Sie Offerten schreiben, helfen Offerte mit KI schreiben und Offerten vergleichen.

Bei grösseren Ausschreibungen lohnt sich ein kurzer Start im Team. Verteilen Sie die Kapitel auf mehrere Personen, lassen Sie jede ihre Anforderungsliste prüfen und führen Sie die Listen in einem gemeinsamen Dokument zusammen. Vier Augen sehen mehr als zwei, und die KI liefert dafür die gleiche Struktur für alle.

Vorlage zum Kopieren

Fügen Sie nur Textabschnitte ein, die Sie verwenden dürfen. Kapitelweise arbeiten.

Du liest einen Abschnitt aus Ausschreibungsunterlagen (Schweiz) und extrahierst Anforderungen. Der Abschnitt ist: [Kapitelbezeichnung, z. B. «Eignungskriterien»].
Gib eine Tabelle mit den Spalten: Nr. | Anforderung (wörtliches Zitat) | Fundstelle (Überschrift/Seite) | Art (zwingend / Bewertungskriterium / Hinweis) | Nachweis oder Formular nötig? | Frist oder Termin.
Regeln:
- Zitiere wörtlich. Erfinde nichts und fasse nicht frei zusammen.
- Markiere Ausschlusskriterien (z. B. «zwingend», «Ausschluss») mit [AUSSCHLUSS].
- Wenn etwas unklar oder widersprüchlich ist, schreibe [UNKLAR] und nenne die Stelle.
- Liste am Ende Angaben auf, die in diesem Abschnitt fehlen, aber vermutlich in einem anderen Teil stehen.
Text:
[Abschnitt einfügen]

Arbeiten Sie jeden Abschnitt so durch und führen Sie die Listen zusammen. Das Ergebnis ist eine Arbeitsgrundlage, die Sie im Original prüfen.

Worauf Sie achten müssen

• Übersehene Stellen: Auch gute Auswertungen können Passagen übergehen. Lesen Sie Verfahrensbestimmungen und Fristen selbst.
• Formvorschriften: Bei öffentlichen Beschaffungen können Unterschrift, Format, Sprache oder Einreichungsweg verbindlich sein. Fehler können zum Ausschluss führen.
• Vertraulichkeit: Prüfen Sie, ob die Unterlagen oder Ihre Offerte vertrauliche Informationen enthalten, die nicht in externe Dienste gehören.
• Rechtsfragen: Das Beschaffungsrecht ist komplex und unterscheidet sich je nach Bund, Kanton und Verfahren. Für rechtliche Fragen holen Sie Rat; die KI beurteilt keine Rechtsmittel.
• Fristen: Ausschreibungsfristen sind oft kurz und nicht verlängerbar. Rechnen Sie selbst, mit Puffer.
• Sprache und Übersetzung: Bei mehrsprachigen Unterlagen gilt meist eine Version als massgeblich. Prüfen Sie, welche.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Chur bereitet die Offerte für eine Brückensanierung vor. Die 70 Seiten Unterlagen werden kapitelweise in eine Anforderungsliste überführt.

Vorher: Die Projektleiterin liest zwei Abende und hat Angst, eine Vorgabe zu übersehen. Nachher: Die Liste zeigt 43 Anforderungen, davon sieben Ausschlusskriterien. Beim Abgleich mit dem Original findet sie, dass die KI eine Pflicht zu einem zusätzlichen Referenzblatt nicht aufgenommen hat. Sie ergänzt es und reicht rechtzeitig mit vollständigen Unterlagen ein. Eine Fragenliste an die Vergabestelle klärt zwei unklare Punkte.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, lange Dokumente, Vorgaben und Offerten mit KI zu strukturieren und Ergebnisse zu prüfen, findet bei absofort den Bereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Belegt sind dort Bürokommunikation, Projektmanagement, Einkauf, nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten und Qualitätsprüfung, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Rechtsberatung im Beschaffungsrecht oder die Erstellung Ihrer Offerte gehört nicht zum Angebot.

Häufige Fragen

Darf ich Ausschreibungsunterlagen in KI hochladen?

Das hängt von Vertraulichkeit, Urheberrecht und dem Dienst ab. Öffentlich zugängliche Unterlagen sind meist weniger heikel als vertrauliche. Klären Sie das im Zweifel.

Wie verhindere ich, dass die KI Anforderungen erfindet?

Verlangen Sie wörtliche Zitate mit Fundstelle und prüfen Sie sie im Original. Eine Anforderung ohne Fundstelle gilt als unbestätigt.

Reicht eine KI-Zusammenfassung für die Geschäftsleitung?

Für eine erste Information ja. Für die Entscheidung zur Teilnahme sollte jemand die Verfahrensbestimmungen und Kriterien selbst gelesen haben; siehe Dokument nach Fragen auswerten.

Was, wenn ich eine Anforderung nicht erfüllen kann?

Prüfen Sie, ob Sie sie über Partner erfüllen können, und fragen Sie die Vergabestelle. Verschweigen Sie nichts.