Darf eine Anwaltskanzlei Mandantendaten in KI verwenden?

Das Problem

In einer kleinen Kanzlei stapeln sich Akten, Schreiben und Fristen. Eine KI, die Schriftsätze zusammenfasst, Verträge durchsucht oder E-Mails entwirft, wäre eine grosse Entlastung. Frau Müller, die das Sekretariat der Kanzlei leitet, hört von Kollegen, die das schon ausprobieren.

Gleichzeitig ist das Mandatsgeheimnis das Fundament des Anwaltsberufs. Klientinnen und Klienten erzählen ihrer Anwältin Dinge, die sonst niemand erfahren soll. Das Anwaltsgesetz verpflichtet Anwältinnen und Anwälte unbefristet zur Verschwiegenheit über alles, was ihnen aus dem Mandat anvertraut wurde; zudem erfasst Art. 321 des Strafgesetzbuchs ausdrücklich Rechtsanwälte und ihre Hilfspersonen.

Das ist keine Absage an die KI. Es bedeutet aber, dass jede Eingabe von Mandatsinhalten genau überlegt werden muss.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beginnen Sie mit Aufgaben ohne Mandatsbezug. Vorlagen für Mandatsbestätigungen, Checklisten, Entwürfe für Website-Texte, Terminplanung oder interne Merkblätter benötigen keine Mandatsdaten. Hier können Sie sofort profitieren.

1. Nutzen Sie fiktive Fälle zum Üben. Lassen Sie die KI an einem erfundenen Sachverhalt zeigen, wie sie eine Chronologie oder eine Aktennotiz aufbaut. Sie übernehmen die Struktur, nicht den Inhalt.

1. Prüfen Sie, wer Zugang erhält. Beim Einsatz eines externen Dienstes ist zu klären: Werden die Eingaben gespeichert? Haben Mitarbeitende des Anbieters Einsicht? Wird damit trainiert? Ohne diese Antworten ist eine Beurteilung nicht möglich.

1. Binden Sie Hilfspersonen ein. Mitarbeitende und beigezogene Dritte gelten als Hilfspersonen, für die dieselbe Verschwiegenheit gilt. Auch Dienstleister müssen vertraglich verpflichtet werden. Siehe Berufsgeheimnis und Hilfspersonen.

1. Klären Sie die Entbindung. Eine Entbindung vom Geheimnis ist durch die Einwilligung der Geheimnisherrin oder des Geheimnisherrn oder durch Bewilligung der Aufsichtsbehörde möglich. Die Einwilligung muss informiert sein; lesen Sie Reicht eine Einwilligung?.

1. Holen Sie die Meinung Ihres Verbands oder der Aufsicht ein. Kantonale Anwaltsverbände und der Schweizerische Anwaltsverband veröffentlichen teilweise Leitlinien zu Cloud und KI. Fragen Sie, ob es solche für Ihren Kanton gibt.

1. Dokumentieren Sie Ihre Praxisregel. Halten Sie in einer internen Weisung fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten nie hinein dürfen und wer Ausnahmen genehmigt.

Ein Wort zur Alltagstauglichkeit: Viele Kanzleien beginnen mit kleinen, unkritischen Anwendungen und gewinnen damit Erfahrung, ohne das Mandat zu berühren. Wer Erfolge sammelt, kann später gezielter fragen, welche weitere Nutzung sich lohnt und welche Absicherung sie braucht. So wächst der Einsatz mit dem Vertrauen, statt mit dem ersten Fehler zu beginnen.

Wichtig ist auch die Haltung im Team. Wenn die Anwältin ausdrücklich sagt, dass Mandatsdaten nur mit freigegebenen Werkzeugen bearbeitet werden, fällt es Mitarbeitenden leichter, bei Zweifeln nachzufragen, statt aus Zeitnot zu improvisieren.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt braucht keine Mandatsdaten und liefert eine Aktennotiz-Struktur.

Du unterstützt eine Schweizer Anwaltskanzlei bei der Erstellung einer Struktur für eine Aktennotiz zu einem [Rechtsgebiet, z. B. Mietrecht]-Mandat.
Erstelle eine Vorlage mit Abschnitten: Anlass | Sachverhalt in Stichworten (chronologisch) | offene Tatsachenfragen | massgebliche Unterlagen | nächste Schritte | Fristen und Termine.
Verwende ausschliesslich Platzhalter wie [Mandant], [Gegenpartei], [Datum], [Dokument]. Keine echten Namen, keine echten Sachverhalte.
Gib bei jedem Abschnitt eine kurze Erklärung, was hineingehört.
Füge eine Checkliste «Vor Ablage prüfen» an.
Regeln: Keine rechtliche Würdigung, keine erfundenen Gesetzesartikel. Deutsch (Schweiz), sachlich.

Passen Sie das Rechtsgebiet an; den Sachverhalt tragen Sie danach in Ihrem geschützten System ein.

Worauf Sie achten müssen

• Strafbarkeit und Aufsicht: Eine Verletzung des Berufsgeheimnisses kann strafrechtliche und disziplinarische Folgen haben. Wie Art. 321 StGB im Einzelfall auf Cloud- und KI-Dienste anwendbar ist, beurteilt eine Fachperson.
• Personendaten Dritter: Akten enthalten oft Daten von Gegenparteien, Zeuginnen und Kindern. Das Datenschutzgesetz gilt zusätzlich.
• Fehlerrisiko: KI erfindet gelegentlich Rechtsprechung oder Fundstellen. Prüfen Sie jedes Zitat, siehe Erfindet KI Gerichtsurteile?.
• Haftung: Anwältinnen und Anwälte bleiben für ihre Schriftsätze verantwortlich, unabhängig vom Werkzeug.
• Standort allein genügt nicht: Ein Server in der Schweiz ersetzt weder Vertrag noch Zugriffskontrolle.
• Transparenz gegenüber dem Mandat: Prüfen Sie, ob Ihre Mandatsbedingungen den Einsatz von Hilfsmitteln regeln.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Einzelanwältin in Liestal nutzt KI für Standardtexte. Beim Entwurf einer Antwort an einen Mandanten kommt der Wunsch auf, das ganze Schreiben der Gegenseite hochzuladen.

Vorher: Das Dokument mit Personendaten, Vermögenswerten und Familiendetails sollte in einen allgemeinen Chat. Nachher: Sie fasst den Kern des Schreibens in drei Sätzen ohne Namen und Zahlen von Hand zusammen, lässt die KI einen Antwortaufbau vorschlagen und arbeitet den Text im eigenen System fertig. Die Aufbauhilfe bleibt, das Mandat bleibt geschützt.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Mitarbeitende von Kanzleien und Beratungen bietet absofort KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen. Die rollenbezogenen Kurse arbeiten mit einem durchgehenden Praxisfall und Praxis-Prompts, dazu gehören KI-Lerncoach, Lernfortschritt und ein verifizierbares Zertifikat. Sie bauen ein KI-gestütztes Werkzeug für Ihren eigenen Arbeitsalltag auf.

Eine anwaltliche oder berufsrechtliche Beurteilung Ihrer Kanzleisituation ist nicht Teil des Angebots; dafür wenden Sie sich an Ihren Verband oder die Aufsichtsbehörde.

Häufige Fragen

Darf ich anonymisierte Texte in KI geben?

Wenn die Anonymisierung wirklich wirkt, sinkt das Risiko deutlich. Prüfen Sie aber, ob ein Dritter die Person aus Details wieder erkennen könnte. Mehr dazu unter Falldaten anonymisieren.

Reicht die Zustimmung der Mandantin?

Sie ist ein wichtiger Baustein, löst aber nicht alle Fragen, etwa jene der Datensicherheit oder der Rechte Dritter im Dossier. Sie sollte informiert und dokumentiert erfolgen.

Gibt es KI für Kanzleien mit eigenem Betrieb?

Es gibt Lösungen, die lokal oder in einer abgesicherten Umgebung laufen. Ob sie für Ihre Kanzlei genügen, hängt von Vertrag, Sicherheit und Aufsicht ab.

Was gilt für Mitarbeitende im Sekretariat?

Sie gelten als Hilfspersonen und unterliegen derselben Verschwiegenheit. Schulen Sie sie und regeln Sie die Nutzung schriftlich.