Wie erkläre ich der KI den Anlass meiner Anfrage?

Das Problem

Eine Kundin hat sich zum dritten Mal über dieselbe Lieferverzögerung beschwert, und Sie bitten die KI: «Schreibe eine Antwort auf diese Reklamation.» Der Text ist höflich, nennt den Grund, entschuldigt sich knapp, und er passt trotzdem nicht. Er klingt, als sei es die erste Beschwerde. Die Kundin fühlt sich nicht ernst genommen.

Die KI hat nicht falsch gearbeitet, ihr fehlte die Geschichte. Sie kennt weder die frühere Korrespondenz noch die Stimmung, noch das, was Sie am liebsten erreichen würden. Sie hat nur den einen Satz, den Sie ihr gegeben haben, und bildet daraus eine Durchschnittsantwort.

Menschen erkennen den Anlass meist aus dem Zusammenhang. Bei der KI müssen Sie ihn ausdrücklich nennen. Das kostet drei bis fünf Sätze und verbessert das Ergebnis erheblich, ohne dass Sie dafür etwas Technisches wissen müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anlass in einem Satz festhalten: Was ist passiert, oder wozu schreiben Sie? «Die Lieferung der Küchenfronten verzögert sich zum dritten Mal.»
2. Vorgeschichte ergänzen: Was ist bisher geschehen? Frühere Mails, Gespräche, Zusagen. Fassen Sie sie in zwei bis drei Sätzen zusammen und lassen Sie Vertrauliches weg.
3. Beteiligte beschreiben: Wer schreibt, wer liest? Wie ist das Verhältnis: langjährig, neu, angespannt?
4. Stimmung benennen: Ist die Person verärgert, besorgt, neugierig, in Eile? Das steuert den Ton.
5. Ziel nennen: Was soll nach dem Lesen geschehen? Beruhigung, Terminzusage, Entschuldigung, Entscheid? Siehe Ziel im Prompt beschreiben.
6. Fakten und Grenzen angeben: Was ist gesichert, was nicht? Was dürfen Sie zusagen, was nicht?
7. Besonderheiten erwähnen: Anlass wie Jubiläum, Trauerfall oder Ferienzeit verlangen anderen Ton.
8. Ergebnis prüfen: Passt der Text zur Situation? Wenn nicht, ergänzen Sie, was fehlte, statt nur den Wortlaut zu ändern.

Vorlage zum Kopieren

Anlass: [Was ist passiert / wozu schreibe ich? In einem Satz].
Vorgeschichte: [zwei bis drei Sätze, ohne Namen und vertrauliche Daten].
Beteiligte: Ich bin [Rolle]. Die Empfängerin ist [Beschreibung, z. B. langjährige Kundin].
Stimmung: [z. B. verärgert, aber sachlich].
Ziel: [Was soll nach dem Lesen geschehen?].
Sicher ist: [Fakten]. Nicht zusagen: [z. B. Entschädigung, feste Termine].
Aufgabe: Schreibe [Dokumentart, z. B. eine Antwort-E-Mail], Ton [ruhig, respektvoll], Anrede «Sie», höchstens [150] Wörter, Schweizer Standarddeutsch.
Erfinde keine Angaben. Wenn dir etwas fehlt, frage nach.

Ersetzen Sie die Klammern. Je ehrlicher die Beschreibung, desto besser passt der Text.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Beschreiben Sie die Situation, ohne Namen, Adressen oder Vertragsnummern. Siehe Daten im Prompt anonymisieren.
• Beschönigen verfälscht: Wenn Sie den Anlass verharmlosen, wird der Text unpassend. Schildern Sie ehrlich.
• Zu viel Hintergrund: Nur Relevantes gehört in den Prompt. Siehe Relevante Informationen auswählen.
• Keine rechtlichen Zusagen: Bei Reklamationen, Mahnungen oder Kündigungen verlangen Sie ausdrücklich keine verbindlichen Aussagen und prüfen Sie Texte vor dem Versand.
• Gefühle erkennen: Die KI schätzt Stimmung nach Ihren Worten ein. Sie kennt die Person nicht.
• Verantwortung bleibt: Sie versenden den Text und stehen dafür ein.

Wenn der Anlass komplex ist: Bei längeren Vorgängen mit vielen Beteiligten lohnt es sich, den Hergang zuerst in einer kleinen Zeitleiste festzuhalten: Datum, Ereignis, Beteiligte, Ergebnis. Geben Sie nur die Teile in den Prompt, die für die aktuelle Aufgabe wichtig sind, und markieren Sie sie als «Hintergrund». Bitten Sie die KI, den Hergang in zwei Sätzen zurückzugeben, bevor sie den Text schreibt. So sehen Sie sofort, ob sie die Lage richtig verstanden hat, und können korrigieren, bevor Sie Zeit in einen falschen Entwurf stecken.

Typische Anlässe und was dazugehört: Bei einer Entschuldigung gehören der Fehler, die Folgen für die andere Person und Ihr Wiedergutmachungsangebot in die Beschreibung. Bei einer Einladung zählen Anlass, Ort, Zeit, Gästekreis und Stimmung des Anlasses. Bei einer Absage sind es der Grund, den Sie nennen möchten, und die Beziehung, die erhalten bleiben soll. Bei einer Mahnung die bisherigen Erinnerungen, der offene Betrag und die Frist. Legen Sie sich für Ihre häufigsten Anlässe eine kurze Checkliste an, damit Sie nichts Wichtiges vergessen. So wird das Beschreiben der Lage zur Routine von einer halben Minute.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Inhaberin einer Küchenbaufirma in Olten muss einer Kundin mitteilen, dass die Lieferung der Fronten sich erneut verzögert.

Vorher: Sie schreibt: «Schreibe eine Entschuldigung wegen einer Lieferverzögerung.» Der Text klingt förmlich und beiläufig. Die Kundin, die schon zweimal vertröstet wurde, ist erneut verärgert.

Nachher: Sie schildert die Vorgeschichte (zwei frühere Verzögerungen, eine zugesagte Lieferung, die nicht eingehalten wurde), die Stimmung, ihr Ziel (Vertrauen erhalten, realistischen Termin nennen) und die Grenze (keine Entschädigung zusagen). Die KI schreibt einen Text, der die Enttäuschung anerkennt, konkret informiert und einen persönlichen Anruf anbietet. Die Inhaberin prüft den Termin und sendet ihn ab.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Wie viel Hintergrund ist genug?

Drei bis fünf Sätze genügen meist: Anlass, Vorgeschichte, Stimmung, Ziel. Mehr nur, wenn es für den Text wichtig ist.

Darf ich echte Mails als Hintergrund einfügen?

Besser nicht ungeprüft. Fassen Sie sie zusammen oder anonymisieren Sie sie. Klären Sie, was in den Dienst darf.

Muss die KI die Stimmung erraten?

Nein, nennen Sie sie. Ohne Angabe wählt die KI einen Durchschnittston.

Was, wenn ich den Anlass nicht genau kenne?

Dann sagen Sie das und lassen Sie die KI Rückfragen stellen. Siehe Unklares Anliegen mit KI klären.