Welche Hintergrundinformationen braucht die KI wirklich?

Das Problem

Auf Ihrem Schreibtisch liegt ein Aktenordner: zehn E-Mails, zwei Offerten, ein Vertrag, Protokolle und ein paar Notizen. Sie möchten von der KI eine Antwort an einen Kunden. Soll alles in den Prompt? Oder nur ein Teil? Welcher?

Viele machen den Fehler, alles einzufügen, in der Hoffnung, die KI werde das Passende schon finden. Das Gegenteil ist häufig der Fall: Je mehr Unwichtiges im Auftrag steht, desto eher verliert die KI den Faden, nimmt veraltete Details auf oder vermischt Dinge. Zugleich gehört alles, was nicht im Auftrag steht, nicht zum Wissen der KI. Wichtige Fakten, die fehlen, werden notfalls erfunden.

Die Kunst liegt im Auswählen. Hier erhalten Sie eine Methode und eine Checkliste, mit der Sie aus vielen Unterlagen die wenigen Angaben herausfiltern, die für Ihre Aufgabe zählen. Der Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI, der Kontext der Hintergrund dazu.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe und Ziel festlegen: Was soll die KI tun, wozu? Nur davon hängt ab, was relevant ist. Siehe Ziel im Prompt beschreiben.
2. Frage nach dem Unterschied stellen: Für jede Information: «Würde sich das Ergebnis ändern, wenn sie fehlt?» Wenn nein, weglassen.
3. Unterlagen sichten: Gehen Sie das Material durch und markieren Sie die Stellen, die für die Aufgabe nötig sind.
4. Aktuelles vor Altem: Nehmen Sie den neuesten Stand. Frühere, überholte Aussagen lassen Sie weg oder kennzeichnen sie als überholt.
5. Fakten sammeln: Zahlen, Termine, Namen von Produkten, Vereinbarungen, die verbindlich sind.
6. Vorgaben ergänzen: Ton, Länge, Regeln, Tabus. Siehe Checkliste unten.
7. Persönliches und Vertrauliches entfernen: Namen, Adressen, Kundennummern und Interna ersetzen Sie durch Platzhalter oder lassen sie weg. Siehe Personenbezogene Daten im Prompt.
8. Ordnen und abtrennen: Unterscheiden Sie Anweisung und Material klar. Siehe Text und Anweisung trennen.
9. Testen: Prüfen Sie, ob die Antwort alles Nötige berücksichtigt. Fehlt etwas, ergänzen Sie gezielt.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Checkliste wählen Sie Hintergrundinformationen aus. Sie können sie ausdrucken oder einer KI zur Hilfe geben:

RELEVANZ-CHECK für meinen Prompt
Aufgabe in einem Satz: [Aufgabe]
Ziel: [Wozu?]
MUSS rein:
[ ] Anlass/Situation (1–2 Sätze)
[ ] Empfänger/Zielgruppe
[ ] Verbindliche Fakten (Zahlen, Termine, Zusagen)
[ ] Vorgaben (Ton, Länge, Anrede, Rechtschreibung)
[ ] Material, aus dem die KI arbeiten soll (nur der relevante Ausschnitt)
KANN rein (nur wenn es das Ergebnis ändert):
[ ] Vorgeschichte in einem Satz
[ ] Frühere Entscheide, die gelten
LASSE ich weg:
[ ] Überholte Angaben
[ ] Doppelte Texte, Signaturen, Zitierketten
[ ] Persönliche Daten und Vertrauliches
[ ] Alles, was für die Aufgabe nichts ändert

Sie können die KI auch bitten: «Welche der folgenden Angaben sind für diese Aufgabe nötig, welche nicht?» Beantworten Sie das mit erfundenen oder anonymisierten Angaben und entscheiden Sie selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Zu wenig: Fehlt eine wichtige Angabe, füllt die KI die Lücke mit einer Vermutung. Prüfen Sie, ob alle verbindlichen Fakten drinstehen.
• Zu viel: Lange Mailverläufe, Signaturen und Zitate lenken ab. Kürzen Sie, oder fassen Sie vorab zusammen.
• Widersprüche im Material: Wenn sich Aussagen widersprechen, nennen Sie, welche gilt. Siehe Widersprüchliche Quellen im Prompt.
• Datenschutz: Mit jedem eingefügten Dokument gehen mehr Personendaten in den Dienst. Prüfen Sie, ob das erlaubt ist.
• Geheimhaltung: Verträge, Preise, Lohnangaben und Strategien nicht einfügen, ausser Ihr Betrieb hat das ausdrücklich freigegeben.
• Textlänge: Sehr lange Texte teilen Sie auf. Siehe Lange Texte aufteilen.
• Prüfen des Ergebnisses: Auch mit perfektem Kontext können Fehler passieren. Prüfen Sie Fakten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Baumann arbeitet in der Administration eines Malerbetriebs in Zofingen und soll einem Kunden zum Stand der Arbeiten schreiben. Die Korrespondenz umfasst 25 E-Mails.

Vorher: Sie fügt alles ein. Die KI erwähnt einen Termin, der seit zwei Wochen überholt ist, und nennt einen Preis aus einer ersten Offerte.

Nachher: Sie wählt aus: Anlass (Kunde fragt nach dem Stand), aktueller Fortschritt (Fassade fertig, Innenräume ab Montag), neuer Fertigstellungstermin, eine Zusage zur Reinigung, Ton und Länge. Namen ersetzt sie mit «[Kunde]». Das Ergebnis ist kurz, korrekt und enthält keine überholten Angaben. Den Namen setzt sie selbst ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Das Auswählen des Kontexts ist ein Kernstück guter Aufträge. Der Kurs Prompt Engineering von absofort zeigt, wie Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festlegen, komplexe Aufgaben schrittweise bearbeiten und Prompts überarbeiten. Der Datenschutz wird berücksichtigt. Zum Kurs gehört ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Es gibt ein Zertifikat, Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Häufige Fragen

Soll ich die Vorgeschichte immer weglassen?

Nein. Wenn sie das Ergebnis beeinflusst, fassen Sie sie in ein bis zwei Sätzen zusammen.

Woran erkenne ich, dass ich zu viel eingefügt habe?

Wenn die Antwort veraltete oder nebensächliche Details aufgreift oder wichtige Punkte untergehen.

Kann die KI beim Auswählen helfen?

Ja, mit anonymisierten oder erfundenen Texten. Die Entscheidung, was relevant ist, bleibt bei Ihnen.

Was mache ich mit sehr vielen Dokumenten?

Teilen Sie die Aufgabe in Schritte auf, oder fassen Sie jedes Dokument einzeln zusammen und arbeiten Sie mit den Zusammenfassungen weiter.