Wie finde ich mit der KI heraus, was ich eigentlich brauche?

Das Problem

Etwas funktioniert nicht richtig: Die Abläufe im Büro sind zäh, die Kundschaft beschwert sich ohne klaren Grund, das Team ist gestresst, eine Aufgabe zieht sich ewig hin. Sie spüren das Problem, können es aber nicht genau benennen. Wenn Sie nun eine KI um Hilfe bitten, wissen Sie nicht, was Sie fragen sollen. «Hilf mir, dass es besser läuft» führt zu allgemeinen Ratschlägen, die nichts mit Ihrer Lage zu tun haben.

Das ist normal. Oft ist der schwierigste Teil eines Problems die Frage, nicht die Antwort. Wer sein Anliegen nicht klar benennen kann, kann es auch keiner KI und keiner Fachperson gut erklären.

Hier kann die KI selbst helfen, nicht indem sie Lösungen liefert, sondern indem sie Ihnen Fragen stellt. Diese Seite zeigt, wie Sie aus einem diffusen Gefühl einen klaren Auftrag formulieren.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Offen beschreiben. Schreiben Sie in eigenen Worten auf, was Sie stört, auch unvollständig und unsortiert. Zwei bis fünf Sätze genügen.

1. KI als Interviewerin einsetzen. Bitten Sie die KI, Ihnen Fragen zu stellen, statt sofort Lösungen zu liefern. Siehe KI als Interviewer.

1. Eine Frage nach der anderen. Lassen Sie die KI jeweils eine bis höchstens drei Fragen stellen und warten Sie auf Ihre Antwort. So behalten Sie den Überblick.

1. Konkret antworten. Beantworten Sie mit Beispielen aus dem Alltag: Wann trat es zuletzt auf? Wer war beteiligt? Was passierte genau? Was haben Sie schon versucht?

1. Ursache und Symptom trennen. Lassen Sie die KI helfen, zu unterscheiden, was ein Symptom ist (zum Beispiel Verzögerungen) und was Ursache sein könnte (etwa unklare Zuständigkeiten).

1. Ziel formulieren. Fragen Sie: «Was wäre ein gutes Ergebnis?» Legen Sie fest, woran Sie erkennen würden, dass das Problem gelöst ist.

1. Zusammenfassung verlangen. Bitten Sie die KI, Ausgangslage, Ziel, Rahmenbedingungen und offene Punkte in wenigen Sätzen zusammenzufassen. Korrigieren Sie, was nicht stimmt.

1. Auftrag formulieren. Lassen Sie daraus einen klaren Auftrag erstellen, den Sie an die KI, Ihr Team oder eine Beraterin richten können.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt führt Sie die KI Schritt für Schritt zu einem klaren Auftrag:

Ich habe ein Anliegen, das ich noch nicht klar formulieren kann. Hilf mir, es zu klären.
Meine erste Beschreibung: [was Sie beschäftigt, in eigenen Worten, auch unvollständig]
Vorgehen: Stelle mir jeweils höchstens drei Fragen auf einmal und warte auf meine Antworten.
Beginne mit Fragen zur Situation (Was genau passiert? Seit wann? Wer ist betroffen?), danach zu bisherigen Versuchen,
danach zum gewünschten Ergebnis. Gib keine Lösungsvorschläge, bevor ich «Zusammenfassung» schreibe.
Wenn ich «Zusammenfassung» schreibe, fasse zusammen: Ausgangslage, Ziel, Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Personen), offene Punkte.
Formuliere danach in drei Sätzen einen klaren Auftrag, den ich weitergeben kann.
Erfinde nichts. Wenn Angaben fehlen, markiere sie als offen.

Geben Sie keine vertraulichen oder personenbezogenen Angaben ein, wenn der Dienst dafür nicht freigegeben ist. Beschreiben Sie Personen allgemein, etwa «eine Mitarbeiterin».

Worauf Sie achten müssen

• KI ist keine Diagnose: Sie stellt Fragen und ordnet Gedanken, kennt Ihre Lage aber nicht. Bei ernsten Themen wie Gesundheit, Konflikten oder rechtlichen Fragen ersetzt sie keine Fachperson.
• Gefälligkeit: Die KI neigt dazu, Ihre Sicht zu bestätigen. Fragen Sie auch nach anderen Erklärungen. Siehe Wie frage ich, ohne die Antwort vorzugeben?
• Vertrauliche Angaben: Beschreiben Sie Personen und Firmen anonym. Namen, Gesundheitsangaben und interne Zahlen gehören nicht in den Chat.
• Zu schnelle Lösungen: Lassen Sie die Lösungsvorschläge bewusst erst am Ende zu, damit das Problem nicht vorschnell eingeengt wird.
• Eigenes Wissen einbringen: Sie kennen den Betrieb und die Menschen. Prüfen Sie, ob die Zusammenfassung der Wirklichkeit entspricht.
• Persönliche Themen: Bei stark belastenden Situationen kann ein Gespräch mit einer Person hilfreicher sein als ein Chat. Beratungsangebote finden Sie bei Fachstellen.
• Nicht endlos: Setzen Sie sich ein Limit, etwa 15 Minuten, und ziehen Sie dann ein Fazit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin eines kleinen Pflegebetriebs im Kanton Solothurn spürt, dass die Übergaben zwischen den Schichten nicht gut laufen. Es gibt Unmut, Fehler und Mehraufwand, aber sie kann nicht sagen, woran es liegt.

Vorher: Sie bittet die KI «Hilf mir, die Übergaben zu verbessern» und erhält eine Standardliste mit allgemeinen Tipps. Nachher: Sie nutzt den Interview-Prompt. Auf die Fragen der KI beschreibt sie zwei konkrete Vorfälle, wer beteiligt war und was schon versucht wurde. Im Gespräch wird klar: Das Hauptproblem sind nicht die Mitarbeitenden, sondern fehlende, nicht einheitlich geführte Notizen. Die Zusammenfassung lautet: Ziel ist eine einheitliche Übergabenotiz, die alle in fünf Minuten ausfüllen. Daraus entsteht ein klarer Auftrag, mit dem sie ein Team-Treffen vorbereitet. Den Inhalt der Notiz stimmt sie mit der Fachverantwortlichen ab.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn das Anliegen eher ein Vorhaben im Betrieb ist, unterstützt Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu das Aufnehmen von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, das Priorisieren von Vorhaben und ein Umsetzungsplan. Auch ein Erstgespräch zur Klärung des Anliegens ist über die Terminbuchung möglich. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Was, wenn ich auf die Fragen der KI keine Antwort weiss?

Das ist in Ordnung. Schreiben Sie «weiss ich nicht», und die KI kann das als offenen Punkt notieren. Oft zeigt sich gerade dort, was noch geklärt werden muss.

Kann die KI mein Problem auch lösen?

Manchmal. Aber erst, wenn es klar benannt ist. Zuerst die Frage, dann die Lösung. Für komplexe Themen holen Sie zusätzlich Menschen mit Fachwissen dazu.

Wie weiss ich, dass der Auftrag gut genug formuliert ist?

Wenn eine andere Person ihn lesen und verstehen kann, ohne Rückfragen zu stellen: Was ist das Ziel, was ist der Rahmen, was ist zu tun. Lassen Sie eine Kollegin gegenlesen.