Offerte auf fehlende Angaben prüfen: KI-Checkliste

Das Problem

Eine Offerte geht hinaus, und später zeigt sich: Die Lieferfrist fehlte, die Mehrwertsteuer war unklar, ein Zusatz stand nicht drin. Das führt zu Rückfragen, Streit um den Umfang und im schlimmsten Fall zu Arbeit, die nicht bezahlt wird.

Gerade in Betrieben mit knapper Zeit gehen Offerten oft ungeprüft raus. Wer sie schreibt, liest sie nicht mehr kritisch, weil er den Inhalt im Kopf hat. Ein zweites Augenpaar findet Lücken schneller.

Eine KI kann dieses zweite Augenpaar sein. Sie liest den Text ohne Vorwissen und fragt nach, was unklar bleibt. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung durch Sie oder eine Fachperson, denn sie kennt Ihre Absprachen und Ihre Kalkulation nicht.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Offerte vorbereiten: Halten Sie die Offerte als Text bereit. Entfernen Sie Namen und Adressen der Kundschaft, wenn das Programm nicht freigegeben ist.
2. Checkliste auswählen: Nutzen Sie die Tabelle unten oder passen Sie sie an Ihre Branche an.
3. Prüfauftrag erteilen: Setzen Sie die Vorlage ein und fügen Sie den Offerttext ein.
4. Antwort lesen: Die KI listet fehlende oder unklare Punkte auf. Prüfen Sie jeden einzeln.
5. Mit Unterlagen abgleichen: Vergleichen Sie mit Ihrer Kalkulation, Besichtigungsnotizen und dem Gespräch. Was stimmt, was fehlt wirklich?
6. Offerte ergänzen: Passen Sie sie an. Lassen Sie sich bei Bedarf Formulierungen für die Lücken vorschlagen.
7. Zweite Person lesen lassen: Bei grossen Aufträgen soll eine Kollegin oder Vorgesetzte die endgültige Fassung durchsehen.

Vorlage zum Kopieren

Du prüfst als kritische Leserin eine Offerte eines Schweizer KMU ([Branche]) auf Vollständigkeit.
Prüfe nach diesen Punkten: Leistungsumfang inkl. Ausschlüsse, Preis (pauschal/Aufwand, MWST), Gültigkeit, Termine und Fristen, Zahlungsbedingungen, Vorbehalte, Ansprechperson.
Gib eine Tabelle mit den Spalten Prüfpunkt, gefunden (ja/nein/unklar), Fundstelle im Text, Rückfrage an mich.
Nenne danach die fünf wichtigsten Unklarheiten, die die Kundin wahrscheinlich nachfragen würde.
Erfinde keine Angaben und ergänze nichts, was nicht im Text steht. Gib keine Rechtsberatung.
Offerte:
[Offerttext ohne Namen und Adressen einfügen]

Passen Sie die Prüfpunkte an Ihre Branche an. Die Antwort ist eine Prüfhilfe: Sie klären die offenen Punkte anhand Ihrer Unterlagen.

Variante: Zwei Offerten auf Gleichwertigkeit prüfen

Wenn Sie als Kundin zwei Angebote erhalten, können Sie dieselbe Checkliste verwenden. Fügen Sie beide Texte nacheinander ein und verlangen Sie eine Tabelle, die für jeden Prüfpunkt beide Angebote gegenüberstellt. So sehen Sie, wo ein günstiger Preis auf einer kleineren Leistung beruht. Mehr dazu unter Angebote mit KI vergleichen.

Kurz-Check vor dem Versand

• Sind Leistung, Menge und Preis in der Offerte widerspruchsfrei?
• Ist die Gültigkeit mit Datum genannt?
• Steht, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist?
• Sind Ausschlüsse und Vorbehalte klar benannt?
• Hat eine zweite Person die Offerte gegengelesen?

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Wirkung: Eine Offerte kann nach dem Obligationenrecht bindend sein, wenn sie angenommen wird. Gültigkeitsdauer und Vorbehalte sollten klar sein. Bei Unsicherheit lassen Sie den Text fachlich prüfen.
• Fehler der KI: Sie kann Lücken übersehen oder angeblich fehlende Punkte monieren, die gar nicht nötig sind. Beurteilen Sie jeden Hinweis selbst.
• Datenschutz: Entfernen Sie Personen- und Firmendaten, bevor Sie Texte in ein nicht freigegebenes Programm geben. Siehe Daten im Prompt anonymisieren.
• Branchenspezifisches: Normen und Bedingungen Ihrer Branche kennt die KI nicht zuverlässig. Prüfen Sie diese selbst.
• Zahlen: Rechnen Sie Preise und Summen von Hand nach.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Küchenbauer in Olten hat eine Offerte für eine neue Küche geschrieben.

Vorher geht sie nach einem schnellen Blick hinaus. Später fragt die Kundin, ob die Montage der Geräte und die Entsorgung der alten Küche enthalten sind. Beides steht nicht drin, und es gibt Diskussionen. Nachher lässt der Betrieb die Offerte vor dem Versand mit der Vorlage prüfen. Die KI listet fehlende Angaben zu Entsorgung, Zahlungsfrist und Gültigkeit auf. Der Inhaber ergänzt sie und lässt eine Kollegin den Text lesen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI als Prüfhilfe mit klaren Kriterien zu beauftragen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Sie legen Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat fest, überarbeiten Prompts, prüfen Ergebnisse und berücksichtigen den Datenschutz.

Der Online-Kurs ist ohne Programmierkenntnisse möglich und schliesst mit einem Zertifikat ab. Dabei erarbeiten Sie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Häufige Fragen

Kann die KI meine Preise prüfen?

Sie kann Rechenfehler suchen, ist dabei aber nicht zuverlässig. Rechnen Sie Summen und Steuern selbst nach. Mehr dazu unter Warum macht KI Fehler beim Rechnen?.

Soll ich die ganze Offerte oder nur Teile prüfen lassen?

Am besten die ganze Offerte, damit die KI Zusammenhänge erkennt. Entfernen Sie dabei vertrauliche Angaben.

Wie finde ich eine Checkliste für meine Branche?

Fragen Sie Ihren Berufsverband oder erfahrene Kolleginnen und ergänzen Sie die Tabelle oben. Die KI kann bei der Erstellung helfen, die Inhalte prüfen Sie aber selbst.

Ersetzt das die Prüfung durch eine Fachperson?

Nein. Bei hohen Summen oder rechtlich heiklen Fragen holen Sie eine fachliche Beurteilung ein.

Wie oft soll ich die Checkliste anpassen?

Überprüfen Sie sie einmal pro Jahr und nach jedem Streitfall. Was zu Rückfragen oder Ärger geführt hat, gehört als neuer Prüfpunkt hinein.