Leistungen in einer Offerte klar beschreiben mit KI

Das Problem

Der Kunde fragt nach der Abnahme: «Warum kostet der Anstrich so viel mehr? Ich dachte, das Abdecken der Böden sei inbegriffen.» In Ihrer Offerte steht «Malerarbeiten Wohnzimmer, pauschal». Was genau dazu gehört, steht nirgends. Nun entsteht eine Diskussion, die Zeit kostet und Vertrauen belastet.

Unklare Leistungsbeschreibungen sind eine der häufigsten Ursachen für Streit bei Offerten. Wer sich nur auf eine Zeile wie «inklusive allem Nötigen» verlässt, weckt Erwartungen, die er nicht erfüllen will. Wer dagegen genau schreibt, was enthalten ist und was nicht, spart sich und der Kundschaft Ärger.

Eine KI kann beim Strukturieren und Formulieren helfen. Die Inhalte, also Leistungen, Mengen, Preise und Termine, kennen Sie. Die KI macht daraus einen lesbaren Text, wenn Sie ihr klare Vorgaben geben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Leistungen in Stichworten sammeln: Notieren Sie, was Sie tun: einzelne Arbeitsschritte, Material, Mengen, Geräte, Zeit. Je konkreter, desto besser.
2. Enthalten und nicht enthalten trennen: Schreiben Sie ausdrücklich, was zur Leistung gehört und was nicht, zum Beispiel Möbelrücken, Entsorgung, Gerüst, Zusatzarbeiten.
3. Annahmen festhalten: Welche Voraussetzungen gelten: Zugang zur Baustelle, Zustand der Wände, Strom und Wasser vor Ort, Arbeiten in einem Zug?
4. Mitwirkung der Kundschaft nennen: Was muss der Kunde vorab tun: Räume leeren, Zugang sichern, Entscheide treffen?
5. Mehraufwand regeln: Wie wird Zusätzliches behandelt: nach Aufwand, mit vorheriger Absprache, zu welchem Ansatz? Siehe Nachtrag zum Angebot formulieren.
6. Entwurf mit KI erstellen: Nutzen Sie die Vorlage unten, geben Sie Ihre Stichworte ein, aber keine Kundendaten.
7. Prüfen: Stimmt jede Angabe? Ist nichts versprochen, was Sie nicht leisten? Fehlt ein Ausschluss? Nutzen Sie dazu Offerte auf Vollständigkeit prüfen.
8. Verständlichkeit testen: Lassen Sie eine Person ohne Fachkenntnisse den Text lesen und erklären, was sie erwartet. Weicht es ab, überarbeiten Sie.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag wird aus Ihren Stichworten eine strukturierte Beschreibung. Preise und Mengen setzen Sie selbst ein:

Formuliere aus meinen Stichworten eine verständliche Leistungsbeschreibung für eine Offerte (Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung, einfache Sprache, kurze Sätze).
Branche und Auftrag: [z. B. Malerarbeiten in einer Dreizimmerwohnung].
Enthaltene Leistungen (Stichworte): [z. B. Abdecken der Böden, Spachtelarbeiten an Wänden, zwei Anstriche Wände und Decken, Reinigung der Arbeitsfläche].
Nicht enthalten: [z. B. Möbelrücken, Entsorgung von Altfarbe, Tapezierarbeiten, Reparatur grosser Risse].
Annahmen: [z. B. Räume sind leer und zugänglich, Strom und Wasser vorhanden, Arbeiten in einem Zug].
Mitwirkung der Kundschaft: [z. B. Räume bis [Datum] leeren, Farbtöne bis [Datum] bestätigen].
Mehraufwand: [z. B. Zusatzarbeiten werden vorher abgesprochen und nach Aufwand verrechnet].
Gliedere in die Abschnitte «Enthaltene Leistungen», «Nicht enthalten», «Voraussetzungen», «Mitwirkung», «Zusatzarbeiten».
Erfinde keine Leistungen, Mengen, Preise oder Termine. Wo Angaben fehlen, setze [Platzhalter].

Passen Sie die Stichworte an Ihre Branche an. Preise, Mengen und Termine tragen Sie nach der Ausgabe selbst ein.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Leistungen: Die KI ergänzt gern «Üblicheres», das Sie gar nicht anbieten. Streichen Sie, was nicht stimmt.
• Verbindlichkeit: Eine Offerte ist rechtlich bedeutsam. Prüfen Sie Angaben zu Preis, Mehrwertsteuer, Gültigkeit und Zahlungsbedingungen. Bei Unsicherheit fragen Sie eine Fachperson oder Ihren Verband.
• Normen und Vorgaben: In manchen Branchen gelten Normen, etwa im Bauwesen. Prüfen Sie, ob Ihre Beschreibung dazu passt.
• Datenschutz: Geben Sie keine Kundendaten in öffentliche KI-Dienste ein. Verwenden Sie Platzhalter.
• Verständlichkeit: Fachbegriffe, die der Kunde nicht kennt, erklären Sie kurz.
• Konsistenz: Leistungsbeschreibung, Preise und Ausschlüsse dürfen sich nicht widersprechen. Siehe Ausschlüsse in der Offerte.
• Varianten: Wenn Sie mehrere Ausführungen anbieten, stellen Sie diese klar gegenüber, siehe Angebotsvarianten darstellen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Liestal schreibt eine Offerte für die Fassade eines Einfamilienhauses.

Vorher: Die Offerte lautet «Fassadenanstrich inkl. Vorarbeiten, pauschal». Nach Baubeginn zeigt sich, dass Putzreparaturen nötig sind. Der Kunde meint, sie seien «inkl. Vorarbeiten», der Betrieb nicht. Es gibt Streit.

Nachher: Der Inhaber notiert die Leistungen in Stichworten und trennt Enthaltenes und Nicht-Enthaltenes. Reparaturen bis zu einer bestimmten Fläche sind enthalten, grössere nach Aufwand mit vorheriger Absprache. Die KI formuliert daraus verständliche Abschnitte, er ergänzt Mengen und Preise und lässt die Beschreibung von einer Kollegin lesen, die nicht vom Fach ist. Sie versteht alles. Beim nächsten Projekt gibt es keine Diskussion.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Offerten und Geschäftstexte mit KI klar formulieren möchte, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort eine passende Grundlage. Laut Beschreibung geht es um Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, um das schrittweise Bearbeiten komplexer Aufgaben und um das Überarbeiten und Prüfen von Ergebnissen, in einem Online-Kurs mit Zertifikat.

Häufige Fragen

Wie ausführlich soll die Beschreibung sein?

Ausführlich genug, dass die Kundschaft den Umfang versteht, und kurz genug, dass sie gelesen wird. Eine Seite mit klarer Gliederung ist meist ein guter Rahmen.

Soll ich alles auflisten, was nicht enthalten ist?

Die wichtigsten Punkte, bei denen erfahrungsgemäss Missverständnisse entstehen. Eine endlose Liste verwirrt. Ergänzen Sie sie nach Erfahrung.

Kann die KI Preise berechnen?

Sie kann rechnen helfen, macht aber Fehler. Berechnen Sie Preise selbst oder mit Ihrer Offertsoftware und kontrollieren Sie die Summen.

Muss ich die Beschreibung rechtlich prüfen lassen?

Bei grossen oder komplexen Aufträgen ist das sinnvoll. Ihr Berufsverband bietet oft Vorlagen und Beratung.