Was ist nicht enthalten? Offerten mit KI klar abgrenzen

Das Problem

Sie schreiben eine Offerte und denken daran, was Sie alles liefern. Was Sie nicht liefern, steht nirgends. Die Kundin geht selbstverständlich davon aus, dass die Entsorgung des alten Materials, die Reinigung oder der Anschluss an die bestehende Anlage inbegriffen sind. Bei der Rechnung gibt es Ärger: Zusatzkosten, von denen sie nichts wusste, und Diskussionen darüber, was «selbstverständlich» gewesen wäre.

Solche Missverständnisse sind häufig und vermeidbar. Eine klare Abgrenzung schützt beide Seiten: Die Kundin weiss, woran sie ist, und Sie sparen sich lange Erklärungen später.

Eine KI hilft, die Punkte in verständlichen Sätzen zu formulieren. Das Sammeln der Inhalte bleibt Ihre Aufgabe, denn niemand kennt Ihr Geschäft besser als Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erinnern Sie sich an frühere Streitfälle: Bei welchen Leistungen gab es Diskussionen? Was wurde ungefragt erwartet? Schreiben Sie fünf bis zehn Punkte auf.
2. Nennen Sie, was enthalten ist: Beginnen Sie mit der Leistung selbst, so konkret wie möglich. Die Abgrenzung wird nur verständlich, wenn der Leistungsumfang klar ist. Siehe Leistungsbeschreibung in der Offerte.
3. Sammeln Sie nicht enthaltene Leistungen: Notieren Sie, was ausdrücklich nicht zum Preis gehört: Entsorgung, Vorarbeiten, Material, Wegzeiten ausserhalb eines Gebiets, Behördengänge, Reinigung.
4. Formulieren Sie Voraussetzungen: Was muss gegeben sein, damit der Preis gilt? Zugang zur Baustelle, Strom und Wasser vor Ort, ein bestimmter Zustand des Untergrunds, Entscheide der Kundin bis zu einem Datum.
5. Lassen Sie die KI Sätze entwerfen: Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie kurze, neutrale und verständliche Sätze, ohne juristische Wendungen.
6. Prüfen Sie jeden Punkt: Stimmen die Aussagen mit Ihrer Praxis überein? Sind sie fair formuliert und nicht versteckt?
7. Platzieren Sie die Abgrenzung sichtbar: Setzen Sie sie in einen eigenen Abschnitt «Nicht enthalten» und nicht ins Kleingedruckte. Siehe Offerte erstellen: Vorlage.
8. Lassen Sie wichtige Formulierungen rechtlich prüfen: Bei grösseren Aufträgen oder Standardbedingungen klären Sie die Texte mit einer Fachperson.

Beispiel für Aufbau und Wirkung

Vorlage zum Kopieren

Ich schreibe eine Offerte für [Leistung, z. B. Malerarbeiten in einer 4-Zimmer-Wohnung] als [Branche, z. B. Malerbetrieb] in der Schweiz.
Enthalten ist: [Stichworte].
Nicht enthalten sein soll: [Stichworte, z. B. Möbel verschieben, Entsorgung, Spezialfarben, Arbeiten an Decken].
Voraussetzungen für den Preis: [Stichworte, z. B. freier Zugang, Strom und Wasser vor Ort, Entscheid bis [Datum]].
Formuliere daraus zwei kurze Abschnitte für die Offerte: «Nicht enthalten» und «Voraussetzungen». Verwende einfache Sprache, kurze Sätze, Anrede «Sie», keine Juristensprache.
Erfinde keine Leistungen oder Bedingungen. Wo etwas fehlt, setze [klären].

Passen Sie die Angaben an Ihr Geschäft an. Lesen Sie das Ergebnis aus Sicht Ihrer Kundin: Ist alles verständlich und fair?

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlich verbindliche Texte: Offerten haben rechtliche Wirkung. Bei Standardbedingungen, Haftungsbeschränkungen und Fristen holen Sie fachlichen Rat ein. Die KI ersetzt keine Rechtsberatung.
• Fair bleiben: Verstecken Sie nichts im Kleingedruckten. Unklare oder einseitige Klauseln führen eher zu Streit.
• Vertrauliche Angaben: Geben Sie in das KI-Programm keine Kundennamen oder internen Kalkulationen ein, die dort nicht hingehören. Verwenden Sie Platzhalter.
• Zahlen und Fakten prüfen: Die KI kennt Ihre Preise nicht und kann Angaben erfinden. Setzen Sie sie selbst ein.
• Konsistenz: Die Abgrenzung muss zu Leistungsbeschreibung, Preis und Zusatzbedingungen passen. Prüfen Sie mit Offerte auf Vollständigkeit prüfen.

Abgrenzungen aktuell halten

Leistungen, Preise und Gewohnheiten ändern sich. Prüfen Sie Ihre Standardabschnitte «Nicht enthalten» und «Voraussetzungen» deshalb einmal im Jahr und nach jedem Streitfall. Ergänzen Sie, was neu für Missverständnisse gesorgt hat, und streichen Sie, was nicht mehr gilt. Eine kurze Sammlung bewährter Textbausteine hilft, die Offerten einheitlich zu halten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Suter führt einen kleinen Gartenbaubetrieb in Reinach. Vorher schreibt er in seine Offerten «Pflästerung gemäss Plan». Mehrfach gibt es Streit, ob der Aushub und die Entsorgung des alten Belags im Preis enthalten sind.

Nachher sammelt er zehn Punkte aus früheren Aufträgen und lässt die KI daraus einen Abschnitt «Nicht enthalten» und einen Abschnitt «Voraussetzungen» formulieren. Er streicht zwei Sätze, die ihm zu hart klingen, und lässt die Standardbedingungen einmal von seinem Treuhänder durchsehen. In den folgenden Monaten gibt es deutlich weniger Rückfragen zur Rechnung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI klar zu beauftragen und Texte wie Offerten sorgfältig zu prüfen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Beschrieben sind unter anderem das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das Überarbeiten und Prüfen von Prompts, Datenschutz sowie ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat.

Rechtliche Prüfung von Vertragstexten ist nicht Teil des Kurses.

Häufige Fragen

Wie viele Ausschlüsse sind sinnvoll?

So viele, wie in Ihrer Erfahrung für Missverständnisse sorgen. Zehn klare Punkte sind besser als dreissig, die niemand liest.

Soll ich Preise für nicht enthaltene Leistungen nennen?

Wenn möglich, ja. Ein Hinweis wie «Entsorgung nach Aufwand, Richtpreis [Betrag]» schafft Klarheit. Die Preise setzen Sie selbst ein.

Darf ich alles ausschliessen, was nicht ausdrücklich genannt ist?

Pauschale Klauseln sind heikel. Verwenden Sie lieber konkrete Punkte und lassen Sie Standardformulierungen im Zweifel rechtlich prüfen.

Was, wenn die Kundin trotzdem etwas erwartet?

Verweisen Sie freundlich auf die Offerte und bieten Sie ein Nachtragsangebot an, siehe Zusatzarbeiten anbieten: Nachtrag formulieren.