Geschäftsbericht zusammenfassen: KI-Vorlage mit Zahlencheck

Das Problem

Der Geschäftsbericht Ihres Betriebs, eines Lieferanten oder einer Gemeinde umfasst 80 Seiten voller Zahlen, Tabellen und Fachbegriffe. Sie möchten wissen, wie das Jahr verlaufen ist, aber nicht alles lesen. Oder Sie sollen der Geschäftsleitung eine Seite mit den wichtigsten Punkten vorlegen.

Eine KI kann hier helfen: Sie liefert in Minuten eine Zusammenfassung und erklärt Begriffe wie «EBITDA» oder «Eigenkapitalquote» in einfachen Worten. Gleichzeitig ist das ein Bereich, in dem Fehler besonders heikel sind. Eine verwechselte Zahl, ein falsches Jahr oder eine vertauschte Einheit kann zu falschen Schlüssen führen.

Mit einem klaren Auftrag und einer konsequenten Prüfung der Zahlen nutzen Sie die Stärken der KI und vermeiden die Risiken.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck klären: Wofür brauchen Sie die Zusammenfassung? Für sich selbst, für die Geschäftsleitung, für eine Entscheidung über eine Zusammenarbeit? Davon hängt ab, welche Teile wichtig sind.
2. Dokument vorbereiten: Verwenden Sie, wenn möglich, die digitale Fassung des Berichts mit lesbarem Text. Gescannte Seiten werden oft falsch gelesen. Teilen Sie sehr lange Berichte in Abschnitte, siehe Mehrere Dokumente zusammenfassen.
3. Veröffentlichte Berichte verwenden: Laden Sie nur Berichte hoch, die öffentlich oder für Sie freigegeben sind. Interne Zahlen gehören nur in freigegebene Programme.
4. Abschnittsweise zusammenfassen lassen: Beauftragen Sie die KI für jeden Abschnitt separat, etwa Lagebericht, Erfolgsrechnung, Bilanz, Ausblick. Verlangen Sie bei jeder Aussage die Seitenzahl, siehe Zusammenfassung mit Seitenangaben.
5. Kennzahlen erklären lassen: Bitten Sie um Erklärungen von Begriffen in einfacher Sprache mit einem Beispiel. Prüfen Sie, ob die Erklärung zum Bericht passt.
6. Zahlen prüfen: Gleichen Sie jede Zahl der Zusammenfassung mit dem Original ab: Wert, Jahr, Einheit, Währung. Rechnen Sie Veränderungen selbst nach.
7. Auf Auslassungen achten: Fehlt etwas Wichtiges, etwa ein Hinweis zu Risiken oder Verlusten? Siehe Fehlt etwas? Zusammenfassungen prüfen.
8. Kennzeichnen und weitergeben: Notieren Sie, dass die Zusammenfassung mit KI entworfen und geprüft wurde, und legen Sie den Originalbericht dazu.

Zahlencheck-Tabelle

Tragen Sie alle genannten Zahlen ein. So sehen Sie auf einen Blick, was bestätigt ist.

Vorlage zum Kopieren

Unten steht ein Abschnitt aus dem Geschäftsbericht [Name, Jahr] eines Unternehmens (Seiten [von bis]).
Aufgabe: Fasse den Abschnitt in höchstens 10 Sätzen zusammen und erkläre danach Fachbegriffe, die ein Laie nicht kennt, in je einem Satz mit einem Alltagsbeispiel.
Gib bei jeder Zahl die Seite an, auf der sie steht, und das Jahr, auf das sie sich bezieht. Nenne Werte mit Einheit und Währung exakt so, wie sie im Text stehen.
Rechne nichts selbst um und nenne keine Zahlen, die nicht im Text stehen. Wenn etwas unklar ist, schreibe «unklar».
Ergänze eine Liste: «Welche wichtigen Informationen enthält der Abschnitt, die in der Zusammenfassung fehlen könnten?»
[Abschnitt einfügen]

Fügen Sie nur Texte ein, die Sie verwenden dürfen. Prüfen Sie jede genannte Zahl in Ihrer Tabelle.

Worauf Sie achten müssen

• Verwechslungen: Typische Fehler sind falsche Jahre, vertauschte Spalten (Vorjahr statt aktuelles Jahr), fehlende Einheiten (Tausend, Millionen) und verwechselte Begriffe.
• Eigene Rechnungen: KI-Rechnungen zu Veränderungen und Quoten sind fehleranfällig. Rechnen Sie nach.
• Keine Anlageberatung: Eine Zusammenfassung ersetzt keine Beurteilung von Geschäftszahlen. Für Entscheidungen über Investitionen, Kredite oder Beteiligungen holen Sie Fachrat ein.
• Vertraulichkeit: Interne oder noch nicht veröffentlichte Berichte nur in freigegebene Programme geben.
• Urheberrecht: Zusammenfassungen für den internen Gebrauch sind meist unproblematisch. Das Weiterverbreiten grosser Teile fremder Berichte kann Rechte verletzen. Im Zweifel prüfen Sie die Nutzungsbedingungen.

Zusammenfassung für verschiedene Leserinnen

Je nach Leserschaft braucht die Zusammenfassung eine andere Tiefe. Die Geschäftsleitung möchte Kennzahlen und Risiken, die Mitarbeitenden eher Entwicklungen und Ausblick, externe Partner den Zustand des Unternehmens. Nennen Sie der KI die Zielgruppe im Auftrag und prüfen Sie jede Fassung getrennt. Vermeiden Sie, eine Zusammenfassung für alle zu schreiben, denn sie wird dann für niemanden richtig passend.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin des Gemeindepräsidenten einer Gemeinde im Aargau soll für den Gemeinderat die wichtigsten Punkte des Rechnungsabschlusses zusammenfassen. Vorher liest sie den Bericht nur diagonal und lässt die KI alles auf einmal zusammenfassen. In der Zusammenfassung steht eine Zahl, die dem Vorjahr zugeordnet war.

Nachher teilt sie den Bericht in vier Abschnitte, verlangt Seitenangaben und prüft jede Zahl in einer Tabelle. Sie stellt fest, dass die KI einen Betrag aus der falschen Spalte genommen hat, und korrigiert ihn. Die Kurzfassung legt sie dem Gemeindeschreiber zur Durchsicht vor und fügt den Bericht als Anhang bei.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Berichte und Zahlen mit KI sorgfältig aufzubereiten, findet bei absofort die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Beschrieben sind unter anderem Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel, Datenverständnis und Dashboards, Bürokommunikation sowie Claude mit Qualitätsprüfung und Einsatzregeln, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Eine Finanzanalyse oder Anlageberatung ist nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Kann die KI Kennzahlen selbst berechnen?

Sie kann Formeln erklären und Beispiele rechnen, macht dabei aber Rechenfehler. Lassen Sie wichtige Zahlen mit einem Taschenrechner oder einer Tabelle nachrechnen.

Wie lang soll die Zusammenfassung sein?

Für die Geschäftsleitung genügt meist eine Seite mit den wichtigsten Punkten. Detailabschnitte können Sie nach Bedarf ergänzen.

Soll ich den ganzen Bericht auf einmal hochladen?

Bei langen Berichten besser abschnittsweise, weil Angaben in der Mitte leichter übersehen werden. Mehr dazu in Warum übersieht KI Angaben mitten im Dokument?.

Kann ich die Zusammenfassung veröffentlichen?

Prüfen Sie zuerst Richtigkeit und Rechte. Kennzeichnen Sie die Quelle und verwenden Sie nur freigegebene Inhalte.