Langen Bericht für die Chefin zusammenfassen mit KI

Das Problem

Auf Ihrem Tisch liegt ein Bericht von dreissig Seiten, und die Chefin hat morgen früh zehn Minuten Zeit. Sie sollen ihr sagen, worauf es ankommt. Den Bericht ganz zu lesen und selbst zusammenzufassen, kostet einen Abend. Ihn ungelesen zusammenfassen zu lassen, wäre riskant.

Eine gute Kurzfassung ist keine Verkürzung. Sie setzt Prioritäten: Was muss die Chefin wissen? Was muss sie entscheiden? Welche Zahlen sind entscheidend? Diese Gewichtung kennen Sie besser als jede KI.

Eine KI kann dennoch viel Vorarbeit leisten: den Bericht gliedern, Kernaussagen herausziehen, Zahlen auflisten. Dann prüfen Sie und setzen Ihre Prioritäten. So sparen Sie Zeit und behalten die Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck klären: Wofür braucht die Chefin die Kurzfassung? Zur Information, zur Vorbereitung eines Entscheids oder zur Weitergabe? Das bestimmt Inhalt und Länge.
2. Bericht freigeben lassen: Prüfen Sie, ob der Bericht vertraulich ist und in ein KI-Programm eingegeben werden darf. Wenn nicht, arbeiten Sie mit Auszügen ohne sensible Angaben.
3. Lesen Sie den Bericht an: Überfliegen Sie Inhaltsverzeichnis, Einleitung und Schluss. Sie müssen wissen, worum es geht, um das Ergebnis zu beurteilen.
4. Auftrag erteilen: Nutzen Sie die Vorlage unten und geben Sie Zweck, Länge und Struktur vor.
5. Kurzfassung mit dem Bericht vergleichen: Stimmen die Kernaussagen und Zahlen? Wurde etwas Wichtiges weggelassen oder falsch gewichtet?
6. Eigene Einschätzung ergänzen: Fügen Sie hinzu, was die Chefin aus Ihrer Sicht beachten sollte, und kennzeichnen Sie es als Ihre Einschätzung.
7. Anlage beilegen: Geben Sie den Bericht mit Seitenverweisen mit, damit die Chefin nachlesen kann.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, einen Bericht für die Geschäftsleitung zusammenzufassen.
Empfängerin: [Funktion, z. B. Geschäftsführerin], Zweck: [Information / Entscheidungsvorbereitung für Thema X]
Bericht (Auszug oder ganzer Text ohne vertrauliche Details):
[Text einfügen]
Erstelle eine einseitige Kurzfassung (höchstens [Anzahl] Wörter) mit:
1. Worum geht es? (zwei Sätze)
2. Drei bis fünf Kernaussagen
3. Wichtigste Zahlen (nur solche, die im Bericht stehen, mit Seitenangabe, falls erkennbar)
4. Risiken und offene Punkte
5. Empfohlene Entscheide oder nächste Schritte (nur wenn der Bericht sie nennt)
Verwende nur den Bericht, erfinde nichts. Ändere keine Zahlen. Kennzeichne Unsicherheiten.
Stil: sachlich, kurze Sätze, Schweizer Schreibweise.

Passen Sie Länge und Zweck an. Wenn der Bericht sehr lang ist, fassen Sie zuerst kapitelweise zusammen und danach die Kapitelzusammenfassungen.

Variante: Mündliche Kurzinformation

Wenn die Chefin lieber mündlich informiert wird, lassen Sie drei Sätze für ein Gespräch vorbereiten: Kernaussage, wichtigste Zahl, gewünschter Entscheid. Bitten Sie die KI, die Sätze ohne Fachwörter zu formulieren, und üben Sie sie einmal laut. Halten Sie die Kurzfassung als Beleg bereit.

Kurz-Check vor der Abgabe

• Stimmen alle Zahlen mit dem Bericht überein?
• Sind Risiken und Einschränkungen enthalten?
• Fehlt ein Punkt, den die Chefin sicher wissen muss?
• Sind meine eigenen Einschätzungen als solche gekennzeichnet?
• Ist der Bericht mit Seitenverweisen beigelegt?

Worauf Sie achten müssen

• Auslassungen: KI lässt oft Einschränkungen und Ausnahmen weg. Siehe Auslassungen in Zusammenfassungen prüfen.
• Zahlen: Sie können verdreht oder gerundet werden. Prüfen Sie jede Zahl, mehr dazu unter Zahlen und Namen unverändert lassen.
• Vertraulichkeit: Geschäftsberichte, Personalthemen und Strategien dürfen nur in freigegebene Programme. Siehe Vertrauliche Firmendaten im Prompt.
• Gewichtung: Die KI kennt die Prioritäten Ihrer Chefin nicht. Ergänzen Sie sie.
• Verantwortung: Sie geben die Kurzfassung weiter. Fehler fallen auf Sie zurück.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsführung eines Industriebetriebs in Olten erhält einen 28-seitigen Prüfbericht zur Arbeitssicherheit.

Vorher liest sie abends den ganzen Bericht und erstellt eine Kurzfassung, die morgens zu knapp ausfällt. Nachher gliedert sie den Bericht, lässt die Kernaussagen mit der Vorlage herausziehen und prüft Zahlen und Fristen im Original. Sie ergänzt, dass eine Massnahme bis Ende Quartal dringend ist. Die Chefin erhält eine Seite mit Seitenverweisen und kann gezielt nachlesen.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Bürokommunikation und Entscheidungsgrundlagen bietet absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören E-Mails, Meetings und Präsentationen sowie Claude mit Prompt-Bibliothek, Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Sie üben an Praxisaufgaben mit KI-Lerncoach und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Wie lang soll eine Kurzfassung sein?

Für Geschäftsleitungen meist eine Seite. Alles Weitere gehört in den Bericht. Fragen Sie Ihre Chefin, was sie bevorzugt.

Kann die KI auch Empfehlungen abgeben?

Sie kann Vorschläge machen, aber Empfehlungen im Namen der Geschäftsleitung formulieren Sie selbst. Kennzeichnen Sie KI-Vorschläge als solche.

Was tun, wenn der Bericht länger ist als das Programm verarbeiten kann?

Teilen Sie ihn in Kapitel und gehen Sie stufenweise vor. Mehr dazu unter Lange Texte für Prompts aufteilen.

Soll ich die KI-Nutzung erwähnen?

Das hängt von den Regeln Ihres Betriebs ab. Wichtig ist, dass Sie die Verantwortung für die Richtigkeit tragen.

Wie erkläre ich meiner Chefin, dass die KI geholfen hat?

Sagen Sie es offen und betonen Sie, dass Sie die Fassung geprüft haben. So schaffen Sie Vertrauen und klären gleichzeitig, ob KI-Hilfe in Ihrem Betrieb erwünscht ist.