Mehrere Dokumente gemeinsam zusammenfassen mit KI

Das Problem

Sie haben drei Offerten, vier Berichte oder fünf Stellungnahmen zu einem Thema und möchten wissen: Was sagen sie gemeinsam, wo widersprechen sie sich, was unterscheidet sie? Alles einzeln zu lesen und zu vergleichen, kostet viel Zeit.

Eine KI kann diese Arbeit unterstützen. Dabei lauern Fallen: Sie vermischt Aussagen aus verschiedenen Dokumenten, schreibt Zahlen dem falschen Dokument zu oder gewichtet längere Texte stärker, obwohl sie nicht wichtiger sind.

Mit klaren Namen, einer festen Tabelle und der Pflicht zur Quellenangabe lässt sich das Risiko deutlich senken. Prüfen müssen Sie trotzdem, denn die Zusammenfassung ist nur so gut wie ihre Zuordnung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fragestellung festlegen: Was wollen Sie herausfinden? Gemeinsamkeiten, Unterschiede, Risiken, Kosten? Eine klare Frage bestimmt die Tabelle.
2. Dokumente benennen: Geben Sie jedem Dokument einen kurzen Namen wie «Dok A: Offerte Firma X» und notieren Sie das Datum.
3. Vertraulichkeit prüfen: Dürfen die Dokumente in das Programm? Entfernen Sie sonst Namen und sensible Angaben.
4. Dokumente einzeln einfügen: Beschriften Sie jeden Text mit seinem Namen, am besten vor und nach dem Inhalt.
5. Auftrag erteilen: Nutzen Sie die Vorlage unten und verlangen Sie eine Tabelle mit Quellenzuordnung.
6. Zuordnung prüfen: Kontrollieren Sie stichprobenweise, ob die Aussagen wirklich im genannten Dokument stehen.
7. Widersprüche klären: Gehen Sie jeden gemeldeten Widerspruch im Original durch. Manchmal ist es nur eine andere Wortwahl.
8. Ergebnis dokumentieren: Speichern Sie die Tabelle mit den Namen der Dokumente und dem Datum der Prüfung.

Vorlage zum Kopieren

Du vergleichst mehrere Dokumente zu folgender Frage: [Fragestellung, z. B. Wie unterscheiden sich die drei Offerten bei Leistung und Gültigkeit?]
Die Dokumente sind nachfolgend benannt (Dok A, Dok B, Dok C).
Aufgaben:
1. Fasse jedes Dokument in höchstens drei Sätzen zusammen.
2. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Thema, Dok A, Dok B, Dok C, Bemerkung (Unterschied/Widerspruch).
3. Nenne gemeinsame Kernaussagen, die in allen Dokumenten stehen.
4. Liste Widersprüche und Lücken auf.
Regeln: Verwende nur Inhalte aus den Dokumenten. Ordne jede Aussage dem Dokument zu. Ändere keine Zahlen. Wenn etwas nicht vorkommt, schreibe «nicht angegeben».
Dok A: [Text A]
Dok B: [Text B]
Dok C: [Text C]

Passen Sie die Frage an. Bei sehr langen Dokumenten fassen Sie zuerst jedes einzeln zusammen und vergleichen danach die Zusammenfassungen.

Variante: Zwei Fassungen desselben Themas

Wenn die Dokumente dasselbe Thema aus verschiedenen Sichtweisen beschreiben, etwa zwei Stellungnahmen, lassen Sie zusätzlich die jeweilige Position in einem Satz festhalten. Verlangen Sie, dass die KI zwischen Tatsachen und Meinungen unterscheidet. So erkennen Sie, wo Fakten strittig sind und wo nur die Bewertung auseinandergeht.

Kurz-Check vor der Weitergabe

• Sind alle Dokumente mit Namen und Datum benannt?
• Wurden Stichproben der Zuordnung geprüft?
• Sind Widersprüche im Original bestätigt?
• Wurde keine Zahl verändert oder gerundet?
• Ist festgehalten, welche Fassung der Dokumente verglichen wurde?

Typische Stolpersteine beim Vergleichen

Häufig wird ein Dokument übersehen, weil es zu lang ist, oder Aussagen werden dem falschen Dokument zugeordnet. Manchmal vergleicht die KI Dinge, die nicht vergleichbar sind, etwa Preise mit und ohne Mehrwertsteuer.

Legen Sie deshalb vorab fest, nach welchen Kriterien verglichen wird, und stellen Sie sicher, dass die Grundlagen übereinstimmen. Notieren Sie Unterschiede in der Basis ausdrücklich, bevor Sie Schlüsse ziehen.

Worauf Sie achten müssen

• Vermischung: Die KI kann Inhalte verschiedener Dokumente verbinden. Prüfen Sie Zuordnungen. Mehr dazu unter Dokumente im Prompt benennen.
• Widersprüche: Die KI findet nicht alle, und manche meldet sie fälschlich. Siehe Widersprüchliche Quellen im Prompt.
• Längenunterschiede: Sehr lange Dokumente können kürzere überlagern. Gewichten Sie bewusst.
• Datenschutz: Geben Sie vertrauliche Dokumente nur in freigegebene Programme ein.
• Grenze des Kontexts: Zu viel Text auf einmal führt zu Auslassungen. Teilen Sie auf, wie in Lange Texte aufteilen beschrieben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Administration einer Gemeinde im Kanton Bern hat drei Offerten für ein neues Dokumentenverwaltungssystem erhalten.

Vorher liest sie alle komplett und fertigt von Hand eine Tabelle an, was einen Tag dauert. Nachher lässt sie die anonymisierten Texte mit der Vorlage vergleichen. Die Tabelle zeigt, dass eine Offerte die Schulung nicht enthält und eine andere die Wartung nur im ersten Jahr. Sie prüft beide Stellen im Original und trägt die Ergebnisse in ihre Entscheidungsvorlage ein.

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Häufige Fragen

Wie viele Dokumente darf ich gleichzeitig vergleichen?

Das hängt vom Programm und von der Länge ab. Als Faustregel gilt: lieber wenige Dokumente sorgfältig als viele auf einmal. Teilen Sie bei Bedarf in Gruppen.

Muss ich die Dokumente vorher kürzen?

Nicht zwingend, aber irrelevante Teile wie Deckblätter oder lange Anhänge können Sie weglassen. Behalten Sie, was für Ihre Frage zählt.

Wie erkenne ich, ob die KI Inhalte vermischt hat?

Prüfen Sie Stichproben: Suchen Sie eine Aussage im genannten Dokument. Findet sie sich nicht dort, ist die Zuordnung falsch.

Kann die KI auch eine Empfehlung abgeben?

Sie kann Kriterien auflisten und eine Einschätzung vorschlagen. Entscheiden müssen Sie, gestützt auf Ihre eigene Prüfung.

Kann ich Dokumente in verschiedenen Sprachen vergleichen?

Ja, aber die Gefahr von Übersetzungsfehlern steigt. Lassen Sie wichtige Stellen von jemandem prüfen, der die Sprachen beherrscht.