Wie beziehe ich mich eindeutig auf mehrere Dokumente?

Das Problem

Sie möchten eine KI mit mehreren Unterlagen gleichzeitig arbeiten lassen: Offerte und Vertrag, Protokoll und Mail, alte und neue Version eines Reglements. Sie fügen alle Texte nacheinander in den Chat ein und fragen: «Was hat sich geändert?» Die Antwort klingt überzeugend, aber bei näherem Hinsehen stammt eine Angabe aus dem falschen Dokument oder zwei Texte wurden zu einem vermischt.

Der Grund: Für die KI sind eingefügte Texte zunächst nur eine lange Folge von Wörtern. Ohne Hinweise erkennt sie nicht sicher, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt, oder welches Sie mit «der Vertrag» meinen. Je mehr Unterlagen, desto grösser die Verwechslungsgefahr.

Mit einer einfachen Ordnung lässt sich das vermeiden. Sie brauchen dafür keine Technik, nur klare Namen und Markierungen, wie Sie sie von Ordnern im Büro kennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokumente sichten: Legen Sie fest, welche Unterlagen die KI wirklich braucht. Lassen Sie Überflüssiges weg, denn jedes zusätzliche Dokument erhöht das Risiko von Verwechslungen.
2. Kurznamen vergeben: Geben Sie jedem Dokument einen kurzen, eindeutigen Namen, zum Beispiel «DOK A – Offerte Müller AG, 3. Mai», «DOK B – Mail Kundin, 5. Mai». Verwenden Sie keine Namen, die sich ähneln.
3. Anfang und Ende markieren: Setzen Sie vor jeden Text eine Zeile mit dem Namen und nach jedem Text eine Zeile «Ende DOK A».
4. Beschreiben, wozu jedes Dokument dient: Ein Satz pro Dokument genügt: «DOK A ist die gültige Offerte, DOK B enthält Änderungswünsche der Kundin.»
5. Aufgabe mit Namen formulieren: Verweisen Sie nur über die Kurznamen: «Vergleiche DOK A und DOK B und nenne nur Abweichungen.»
6. Quellenangabe verlangen: Bitten Sie, hinter jeder Aussage das Dokument in Klammern zu nennen, zum Beispiel «(DOK B)».
7. Stichproben prüfen: Suchen Sie zwei bis drei Aussagen im genannten Dokument. Stimmen sie nicht, ist die Zuordnung unsicher und Sie fragen nach.
8. Im Verlauf konsequent bleiben: Bei Nachfragen verwenden Sie dieselben Namen, nie «das erste Dokument» oder «der andere Text».

Vorlage zum Kopieren

Ich gebe dir [Anzahl] Dokumente. Behandle jedes getrennt und vermische sie nicht.

DOK A – [Bezeichnung, Datum]: [Zweck in einem Satz]
[Text von DOK A]
Ende DOK A

DOK B – [Bezeichnung, Datum]: [Zweck in einem Satz]
[Text von DOK B]
Ende DOK B

Aufgabe: [z. B. Nenne alle Abweichungen zwischen DOK A und DOK B].
Regeln: Nenne hinter jeder Aussage in Klammern das Dokument, aus dem sie stammt.
Schreibe «nicht in den Dokumenten», wenn eine Angabe fehlt.
Verwende nur Informationen aus DOK A und DOK B. Antworte in Deutsch (Schweiz).

Setzen Sie Bezeichnungen, Zweck und Texte ein. Fügen Sie keine Personendaten ein, die für die Aufgabe nicht nötig sind.

Worauf Sie achten müssen

• Gleichartige Namen: «Version 1» und «Version 2» verwirren leichter als «Offerte vom 3. Mai» und «Offerte vom 17. Juni».
• Reihenfolge: Dokumente in der Mitte einer langen Eingabe werden manchmal weniger beachtet. Stellen Sie die wichtigsten an den Anfang oder fassen Sie sie am Schluss nochmals knapp zusammen.
• Dateianhänge: Wenn Sie Dateien hochladen, nennen Sie sie trotzdem im Prompt beim Namen und beschreiben Sie, was darin steht.
• Zu viele Unterlagen: Es gibt eine Grenze, wie viel Text eine KI auf einmal berücksichtigt, siehe Kontextfenster. Teilen Sie umfangreiche Aufgaben auf.
• Erfundene Zuordnung: Auch eine Quellenangabe kann falsch sein. Prüfen Sie wichtige Stellen im Original.
• Datenschutz: Vertrauliche Unterlagen gehören nur in Werkzeuge, deren Bedingungen Sie kennen. Entfernen Sie Namen, wo möglich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sachbearbeiterin einer Baufirma in Wohlen soll prüfen, ob eine Lieferantenrechnung zur Bestellung und zum Lieferschein passt.

Vorher: Sie fügt alle drei Texte nacheinander ein und fragt «Stimmt das alles?» Die KI antwortet, die Menge sei korrekt, nennt aber eine Zahl, die nur auf dem Lieferschein steht, als Angabe der Rechnung.

Nachher: Sie benennt die Unterlagen als «BESTELLUNG», «LIEFERSCHEIN» und «RECHNUNG», beschreibt ihren Zweck, markiert Anfang und Ende und verlangt bei jeder Angabe das Dokument. Die Antwort zeigt klar, dass der Lieferschein eine kleinere Menge nennt als die Rechnung. Die Sachbearbeiterin kontrolliert die Stelle im Lieferschein und klärt die Differenz.

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Häufige Fragen

Wie viele Dokumente kann ich gleichzeitig einsetzen?

Das hängt vom Werkzeug ab und lässt sich nicht pauschal sagen. Je mehr Texte, desto eher werden Details übersehen. Arbeiten Sie lieber in Etappen. Hinweise dazu finden Sie unter Mehrere Dokumente gemeinsam zusammenfassen.

Muss ich die Texte einfügen oder reicht ein Anhang?

Beides ist möglich, je nach Werkzeug. Nennen Sie in jedem Fall die Dokumentnamen im Prompt und prüfen Sie, ob alles gelesen wurde, indem Sie nach dem Inhalt einzelner Abschnitte fragen.

Was, wenn sich die Dokumente widersprechen?

Dann soll die KI den Widerspruch melden und nicht stillschweigend eine Angabe wählen. Wie das geht, steht unter Widersprüchliche Angaben im Prompt.

Wie erkenne ich, ob die KI Dokumente vermischt hat?

Fragen Sie nach der Fundstelle. Nennt sie Abschnitt oder Zitat, prüfen Sie es im Original. Bei Abweichungen wiederholen Sie die Aufgabe mit klarerer Trennung.