Fachtext für Kunden verständlich machen: KI-Vorlage

Das Problem

Sie kennen Ihr Fach in- und auswendig. Gerade deshalb fällt es schwer, es einem Laien zu erklären. Ein Heizungsinstallateur schreibt von «hydraulischem Abgleich», eine Treuhänderin von «Rückstellungen», eine IT-Firma von «Failover». Die Kundin versteht nur einen Teil und fragt entweder nach oder entscheidet auf Verdacht.

Beides kostet: Rückfragen beanspruchen Zeit, und Entscheidungen auf unsicherer Grundlage führen zu Unzufriedenheit. Gerade bei Offerten, Wartungsberichten oder Anleitungen kann ein Missverständnis teuer werden.

KI ist für das Umschreiben ein brauchbarer Helfer. Sie kann Fachsprache in Alltagssprache übertragen, ein Beispiel dazu liefern und Sätze kürzen. Aber sie weiss nicht, welche Aussage fachlich heikel ist. Das prüfen Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestimmen Sie die Leserin. Wer liest den Text: eine Privatkundin, ein Gemeindeangestellter, ein anderer Betrieb? Wie viel weiss sie schon? Schreiben Sie das in einem Satz auf.

1. Legen Sie das Ziel fest. Soll die Leserin etwas verstehen, entscheiden oder tun? Ein Wartungsbericht will informieren, eine Offerte will eine Entscheidung ermöglichen, eine Anleitung will, dass jemand etwas richtig macht.

1. Markieren Sie, was nicht verändert werden darf. Zahlen, Masse, Sicherheitshinweise, Fristen, Rechtsbegriffe und Produktnamen sollen unverändert bleiben. Schreiben Sie diese Stellen in eine Liste.

1. Fügen Sie den Fachtext ein. Geben Sie der KI nur den Text, den sie braucht, ohne Kundennamen und ohne vertrauliche Preise oder Konditionen. Verwenden Sie Platzhalter.

1. Verlangen Sie Erklärungen statt Weglassen. Die KI soll Fachbegriffe beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz erklären. Auf Wunsch fügt sie ein kurzes Alltagsbeispiel an. Das Weglassen von Fachbegriffen macht Texte oft ungenau.

1. Prüfen Sie fachlich. Lesen Sie die neue Fassung als Fachperson: Stimmt alles noch? Ist eine Vereinfachung zur Verfälschung geworden? Wo die KI vereinfacht hat, kontrollieren Sie, ob die Aussage noch gilt.

1. Testen Sie mit einer Laiin. Geben Sie den Text jemandem, der das Fach nicht kennt, und fragen Sie: «Was würden Sie jetzt tun?» Wenn die Antwort nicht passt, überarbeiten Sie die Stelle.

Vorher und nachher an einem Beispiel:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag, den Sie in das Eingabefeld der KI schreiben. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Angaben.

Schreibe den folgenden Fachtext so um, dass ihn [Zielgruppe, z. B. Privatkundinnen ohne Vorkenntnisse] versteht.
Ziel des Textes: [informieren / eine Entscheidung ermöglichen / eine Anleitung geben].
Regeln:
- Fachbegriffe beim ersten Vorkommen in einem Halbsatz erklären, nicht weglassen.
- Kurze Sätze, aktive Sprache, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung.
- Folgende Angaben müssen unverändert bleiben: [Zahlen, Masse, Fristen, Sicherheitshinweise, Produktnamen].
- Nichts hinzufügen, was nicht im Text steht. Wo du unsicher bist, setze [Fachprüfung].
- Am Ende: eine Liste der Fachbegriffe, die du erklärt hast.
Text: [Fachtext einfügen]

Passen Sie «Zielgruppe» an: Eine Fachperson aus einer Nachbarbranche braucht weniger Erklärungen als eine Privatperson.

Worauf Sie achten müssen

• Fachliche Richtigkeit zuerst: KI kann Fachbegriffe falsch erklären oder Zusammenhänge verkürzen, sodass die Aussage nicht mehr stimmt. Solche Erfindungen nennt man Halluzinationen. Lesen Sie jeden erklärenden Halbsatz kritisch.
• Sicherheit nicht abschwächen: Warnhinweise und Pflichten dürfen nicht freundlicher klingen, als sie sind. Wenn die KI «sollte» schreibt, wo im Original «muss» steht, stimmt es nicht mehr.
• Vertrauliches nicht eingeben: Preise, Verträge und Kundendaten gehören nicht in ein öffentliches KI-Fenster. Arbeiten Sie mit Platzhaltern und einem freigegebenen Werkzeug; siehe Vertrauliche Firmendaten im Prompt.
• Haftung bleibt bei Ihnen: Was Sie Kunden schreiben, gilt als Ihre Aussage, auch wenn die KI es formuliert hat.
• Einfach ist nicht kindisch: Respektieren Sie die Leserin. Verständlich heisst klar, nicht herablassend. Eine weitere Hilfe ist Text in einfache Sprache umschreiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller arbeitet im Sekretariat einer Elektroinstallationsfirma in Olten. Der Chef hat einen Prüfbericht geschrieben, in dem «Isolationsmessung», «FI-Schutzschalter» und «Auslösezeit» vorkommen. Die Hauseigentümerin ruft an und fragt, ob sie «jetzt etwas tun muss».

Frau Müller lässt den Bericht von der KI für Laien umschreiben, mit der Vorgabe, Messwerte und Mängelhinweise unverändert zu lassen. Die KI erklärt den FI-Schutzschalter als «Sicherung, die bei Fehlströmen sofort abschaltet». Der Chef streicht einen Satz, der ihm zu beruhigend klingt, und ergänzt einen Hinweis zur Nachkontrolle. Die Hauseigentümerin versteht nun, was in Ordnung ist und was bis wann behoben werden soll.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, die Zielgruppe, das Ziel und das Ausgabeformat im Auftrag festzulegen, Beispiele zur Steuerung einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, etwa das Umschreiben technischer Berichte.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse und mit Zertifikat.

Häufige Fragen

Wie erkenne ich, ob der Text noch fachlich stimmt?

Lesen Sie ihn Satz für Satz mit dem Original daneben. Achten Sie besonders auf Zahlen, Modalverben wie «muss» und «sollte» und auf alles, was die KI neu hinzugefügt hat. Im Zweifel fragen Sie eine Kollegin aus dem Fach.

Darf die KI Fachbegriffe ganz ersetzen?

Besser ist, sie zu erklären und beim ersten Mal zu nennen. So erkennt die Kundin den Begriff wieder, wenn er in einer Offerte oder einem Gespräch auftaucht. Ersetzen Sie Fachwörter nur, wenn sie für die Leserin keinen Nutzen haben.

Funktioniert das auch für Anleitungen?

Ja, aber hier gilt besondere Sorgfalt. Eine Anleitung muss in der richtigen Reihenfolge stehen und Sicherheitshinweise enthalten. Lassen Sie sie von jemandem ausprobieren, der die Handlung nicht kennt.